醫(yī)院檔案管理工作的思考探究

畢琨艷 徐莉婭

摘 要：根據(jù)現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理制度情況，醫(yī)院的檔案最終的使用率作為切入點(diǎn)，探究醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際開展情況，以及如何進(jìn)一步完善醫(yī)院的檔案管理，并如何將檔案切實(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作之中。對此，本文將通過逐層分析，以及參考“云南省名人檔案管理辦法”的相關(guān)管理模式，結(jié)合醫(yī)院這一特殊機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和管理，提出一系列醫(yī)院檔案管理工作的模式，并且指出后續(xù)的檔案如何運(yùn)用到醫(yī)院的實(shí)際工作中的方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;檔案管理工作;管理模式

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)今大多數(shù)醫(yī)院因?yàn)楦魇礁鳂拥膯栴}，對于其檔案管理這一工作，十分不重視，由此出現(xiàn)了檔案建立制度不健全，信息收錄缺失，檔案分類模糊，專門管理人員不專業(yè)等多種問題。因此也導(dǎo)致了醫(yī)院的檔案最終的信息紊亂，再而也就使檔案的使用率低，檔案保管反而成為眾多醫(yī)院的一大“累贅”。這些問題的出現(xiàn)大多可以歸根于醫(yī)院對于檔案數(shù)據(jù)的不重視，因此對于檔案管理工作也就不上心。但也有少數(shù)醫(yī)院對檔案數(shù)據(jù)是十分看重的，但苦于不知道如何進(jìn)行檔案管理。對此，醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理工作者應(yīng)該對癥下藥，針對不同的問題，和檔案管理工作實(shí)際上的漏洞，采取相應(yīng)的解決措施和應(yīng)對對策，最終達(dá)到檔案管理工作的完善。

二、如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理

具體應(yīng)該如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理，在此分為以下幾個點(diǎn)。首先，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案數(shù)據(jù)庫的重視程度是尤為重要的，也是相當(dāng)必要的。要讓領(lǐng)導(dǎo)人員知曉檔案對于醫(yī)院開展工作有著強(qiáng)大的助力，且對于一個醫(yī)院的醫(yī)療科研技術(shù)的提高和歷史病案治療方案的傳承都有著重要意義，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解到檔案的重要性，也是加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的大前提。其次，要健全建立檔案的管理制度，對此，可以參考“云南省名人管理辦法”，將醫(yī)院的檔案管理像“名人檔案管理”一樣逐級分類，層層遞進(jìn)，把管理中可能出現(xiàn)的情況條條分析并給予規(guī)范。比如在“云南省名人管理辦法”中就有特別提出對于“烈士”這一群體的檔案的相應(yīng)管理的辦法。借鑒在醫(yī)院檔案管理中，可以將醫(yī)院中的特殊事例或人物要有相應(yīng)的條目進(jìn)行補(bǔ)充備注。再三，對于檔案的分類要有明確的界限，可以以醫(yī)院的不同門診部門來進(jìn)行分類，每個部門都有各自的檔案，下面又再設(shè)更加詳細(xì)的子目錄，將大類進(jìn)行細(xì)分。針對醫(yī)院某些部門有所交叉的情況，可以在各自的部門中都有所記錄，并詳細(xì)備注。第四，醫(yī)院在招收檔案管理人員時，不可有“這不是直接接觸病人病歷，不用專業(yè)人員”的想法，相反，是要找一個更廣泛了解醫(yī)學(xué)方面知識的專業(yè)人員，同時這個檔案管理人員最好還應(yīng)該熟悉醫(yī)院的管理制度和運(yùn)作流程。最后，醫(yī)院的檔案應(yīng)該存放在專門的檔案管理室，且在平時要有專人看管，有人員進(jìn)出都需要有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且未盡許可不可以隨意借閱、摘抄、復(fù)印或傳播。檔案室的管理人員還應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密規(guī)定，在調(diào)換工作后，還需要對所管的檔案進(jìn)行交接工作。且保證離職后對所了解到檔案信息，不可以有任何泄露。

三、醫(yī)院檔案在實(shí)際工作中的運(yùn)用

醫(yī)院檔案制度的管理的完善，最終目的就是為了可以在實(shí)際工作中能有所運(yùn)用。因?yàn)獒t(yī)院是一個相對特殊的機(jī)構(gòu)，任何一個小的誤差都可能導(dǎo)致一個人的命運(yùn)的轉(zhuǎn)變，所以醫(yī)院檔案在實(shí)際工作中能否運(yùn)用得到，運(yùn)用的好也是需要考慮的重要問題。首先，醫(yī)院可以利用自身的內(nèi)部網(wǎng)站或者信息體系，建立一個獨(dú)立的檔案檢索系統(tǒng)，將檔案的檢索分為多種專業(yè)條目，使醫(yī)生在搜索信息時能最高效最精準(zhǔn)的找到他所需要的信息條目。同時，在醫(yī)搜索出結(jié)果時，旁邊可以建立一個有相似條目的參考欄目，最大程度的將檔案中的相關(guān)信息呈現(xiàn)出來。其次，醫(yī)院在建立檔案檢索系統(tǒng)時，也應(yīng)該設(shè)置檢索人權(quán)限。比如，越高級別的醫(yī)生，或是管理者，可以搜索的內(nèi)容越多，初級的醫(yī)生在搜索時就只能查看其所在部門的信息條目。這樣既有效的保護(hù)了某些檔案信息的隱私，同時又可以讓初級醫(yī)生在做病情判斷時不受其他太多太復(fù)雜因素的影響，而高級別的醫(yī)生可以看見更多的信息目錄，也可以讓他在處理病人病情，制定病人后續(xù)的治療方案時，考慮更多、更全面的影響因素。最后，醫(yī)院檔案因?yàn)闀可娴揭粋€醫(yī)院的核心治療技術(shù)，醫(yī)院自己的醫(yī)療研究成果和各種病人的病情情況，因此，對于醫(yī)院檔案的檢索系統(tǒng)也需要有著相當(dāng)強(qiáng)悍的保護(hù)技術(shù)，防止有不法分子通過各種手段來竊取醫(yī)院機(jī)密。

四、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作并非是一種看似簡單、輕松又機(jī)械化的“體力勞動”，而是一件相當(dāng)復(fù)雜繁瑣，需要極高專業(yè)知識為基礎(chǔ)，且不能有所誤差的工作。一旦醫(yī)院的檔案信息記錄有一點(diǎn)小錯誤或者是一個微小漏洞，那么輕則會使醫(yī)院管理工作出現(xiàn)問題，重則可能導(dǎo)致一條人命的消失，一個家庭的痛苦。因此，對于醫(yī)院檔案管理工作需要予以高度的重視。尤其在當(dāng)前各種事物都講究大數(shù)據(jù)的情況下，更應(yīng)該將醫(yī)院的檔案管理以一種全新的“大數(shù)據(jù)”形式呈現(xiàn)出來。

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通訊作者：馬媛蕊