現(xiàn)代信息技術(shù)下的高校檔案管理創(chuàng)新與策略

孫彬斌 王霞 王湃

【摘 要】現(xiàn)階段高校檔案管理最重要的問(wèn)題就是如何在現(xiàn)代信息技術(shù)下提升檔案管理的效率。本文針對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理建設(shè)的意義作分析，闡述了當(dāng)前高校檔案管理中存在的問(wèn)題，并且相對(duì)的提出檔案管理建設(shè)創(chuàng)新的策略，希望對(duì)高校檔案管理工作提供一份幫助，保證其管理效率。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代信息技術(shù)；高校檔案管理；創(chuàng)新策略

近幾年來(lái)，我國(guó)的信息技術(shù)飛速發(fā)展，同時(shí)高校教育教學(xué)事業(yè)也在不斷的進(jìn)步，其中的檔案管理成了管理的重點(diǎn)對(duì)象。為了滿足用戶的需求，同時(shí)為用戶提供更加便利的服務(wù)，提升自身的服務(wù)水平，高校檔案管理可以將信息技術(shù)整合進(jìn)去，接受新時(shí)代的信息便利技術(shù)，同時(shí)迎接更大的挑戰(zhàn)，使用戶可以隨時(shí)隨地獲取信息內(nèi)容。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)下高校檔案管理建設(shè)的意義

信息技術(shù)的導(dǎo)入能夠大大擴(kuò)充高校檔案的儲(chǔ)存量，目前的信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的爐火純青，其不僅能夠存儲(chǔ)大量的信息，還能方便整理。在高校檔案管理工作中，運(yùn)用信息技術(shù)，可以將不同類型的檔案信息處理分配好，改變以往傳統(tǒng)手工整理檔案信息的劣勢(shì)，減少手工整理的時(shí)間，提高檔案管理工作的效率，同時(shí)也能夠增加檔案管理的工作量[1]。信息技術(shù)下的高校檔案管理踏向了網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化的路程，相關(guān)管理人員只要在計(jì)算機(jī)中輸入想要查詢的信息數(shù)據(jù)，就能夠?qū)⑿畔⒉檎页鰜?lái)。同時(shí)在工作中，信息技術(shù)可以通過(guò)相關(guān)的信息將其轉(zhuǎn)化為清晰的報(bào)表，減少手工計(jì)算的時(shí)間，準(zhǔn)確將檔案信息統(tǒng)計(jì)出來(lái)，對(duì)檔案管理員來(lái)說(shuō)極為便利。同時(shí)，信息技術(shù)能夠保證檔案管理的精確度和快速性，工作人員在編撰收集相關(guān)的檔案資料時(shí)，能夠通過(guò)信息技術(shù)填充高校檔案庫(kù)，使其保持一致性。在檔案管理中有很多工作靠人工是完不成的，這時(shí)候就是要借助信息技術(shù)的輔助，比如開發(fā)應(yīng)用、匯聚分類檔案等，這些工作的工作量是很大的，管理者想要提升工作的效率，就要合理結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，使檔案管理平臺(tái)能夠完整，檔案中的資源可以隨時(shí)共享，工作人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞相關(guān)需要的檔案信息，大大提升了高校檔案管理的效率。

二、高校檔案管理建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）我國(guó)目前很多的高校檔案管理模式較為落后。在如今社會(huì)的不斷進(jìn)步下，信息技術(shù)滲透到各行各業(yè)以及人們的日常生活中。在實(shí)際的高校檔案管理中，還是有很多管理員采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，憑借手工來(lái)完成各項(xiàng)工作，致使檔案管理效率太過(guò)低下，每個(gè)工作人員的工作壓力過(guò)大，并且建立的檔案資源庫(kù)在手工工作下并不完善[2]。同時(shí)，管理者在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候?qū)⒎?wù)和管理兩方面拋之腦后，造成用戶在查詢信息的時(shí)候流程很復(fù)雜，有效的檔案信息得不到利用。

（二）在高校檔案管理中管理水平過(guò)低?；趥鹘y(tǒng)檔案管理方式的深入人心，導(dǎo)致很多的檔案信息不方便查詢，并且因?yàn)槭褂玫氖侨斯な止ふ頇n案信息，這就需要很多的人力資源投入，檔案信息會(huì)經(jīng)過(guò)太多人的手中，使其不保密，可能會(huì)被外界所熟知，并且檔案是要更新?lián)Q代的，管式使用人工來(lái)操作，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)相關(guān)的人力資源，最后的整理結(jié)果也不一定非常準(zhǔn)確。

（三）高校檔案管理人員自身沒有安全意識(shí)。信息技術(shù)的導(dǎo)入能夠方便檔案信息的存儲(chǔ)以及傳輸，同時(shí)，也會(huì)帶來(lái)一些安全隱患，在暗處挑戰(zhàn)著檔案管理。基于信息技術(shù)傳播速度快，每個(gè)人都可以使用，這種情況就會(huì)使一些管理者不知道從何把握其安全管理的力度，不僅要有明確的社會(huì)公開檔案信息，還要保護(hù)相關(guān)客戶的隱私。安全風(fēng)險(xiǎn)是不是存在于檔案管理中，如今的網(wǎng)絡(luò)常見安全問(wèn)題有感染病毒或者遭到黑客攻擊，使得檔案信息數(shù)據(jù)丟失或者損壞。

（四）有一些高校檔案管理信息化設(shè)備太過(guò)落后。隨著如今社會(huì)的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，高校的檔案信息管理中使用的設(shè)備需要跟隨時(shí)代發(fā)展的需求，選擇先進(jìn)的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施[3]。但是遍觀高校檔案管理中的計(jì)算機(jī)設(shè)備，其較為落后，使用性能不高，而且使用過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)卡頓、緩慢的現(xiàn)象，這很大程度的影響著檔案管理的效率。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)下的高校檔案管理建設(shè)創(chuàng)新與策略

（一）使用現(xiàn)代化的服務(wù)手法：高校檔案信息管理模式下，管理人員對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，將信息技術(shù)科學(xué)的導(dǎo)入其中，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)處，即開放性、豐富性以及便利性，尋求更為創(chuàng)新的檔案管理手段。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，人工完成效率太過(guò)低下，并且檔案管理本身就是一個(gè)很繁瑣的過(guò)程，有些用戶想要實(shí)時(shí)查看檔案信息卻沒有便捷的途徑。如今加入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，加以高校學(xué)習(xí)其他先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，使用先進(jìn)的管理設(shè)備，比如說(shuō)去網(wǎng)絡(luò)查閱平臺(tái)，讓用戶直接注冊(cè)賬號(hào)，以后就可以輸入自己的賬號(hào)查詢相關(guān)的檔案信息，并且給每個(gè)用戶設(shè)置一定的查閱權(quán)限，很大程度的保護(hù)了用戶的檔案信息，同時(shí)便于客戶查閱自己的檔案資料。檔案信息管理員也不用像以前一樣那么復(fù)雜進(jìn)行工作，提高檔案管理的效率。

（二）完善檔案管理機(jī)制：對(duì)于提升檔案管理的效率來(lái)說(shuō)，相關(guān)管理員要對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行完善明確，分配好每個(gè)部門該履行的職責(zé)，健全檔案管理機(jī)構(gòu)，確定高校檔案管理工作能夠在井井有條的狀態(tài)下進(jìn)行。而對(duì)于完善高校的檔案信息管理機(jī)制，這就需要管理員對(duì)管理?xiàng)l款進(jìn)行明確的編寫，不能含糊不清，使得下一步工作完成不好，制定可行的工作條例，讓每一個(gè)員工都能發(fā)揮其自身的用處[4]。管理者也可以制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，使其能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鞲鼮橥度?，保證高校檔案管理的工作效率。

（三）提高管理人員的素質(zhì)：高校檔案信息管理的工作中，除了需要對(duì)硬件做要求，還要提升工作人員的素質(zhì)和工作效率。也就是說(shuō)，工作人員不僅要具備相應(yīng)的工作信息保密意識(shí)，還要有分析檔案信息的能力，能夠自行正確整理檔案，同時(shí)熟練使用和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)相關(guān)的軟件。不管是哪一個(gè)部門的工作人員，自身都要對(duì)檔案信息熟記在心，掌握豐富的檔案管理知識(shí)。高校檔案管理員在招聘這方面的工作人員時(shí)，可以引進(jìn)一些優(yōu)秀的人才，并且對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)組織，提升他們自身的工作意識(shí)。

（四）明確檔案服務(wù)重點(diǎn)：在高校檔案管理信息中，有一部分的信息是屬于重要機(jī)密不可外泄信息，相關(guān)管理人員要對(duì)其進(jìn)行合理的放置。并且在教職工以及學(xué)生的實(shí)際需求下做相關(guān)設(shè)定，為這些信息的用戶提供特殊化的服務(wù)，建立完善的個(gè)性化服務(wù)政策[5]。一般來(lái)說(shuō)，像是博士、碩士或者本科生等等，其檔案需求就要根據(jù)不同的服務(wù)群體做不同的檔案整理對(duì)待。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化技術(shù)下的高效檔案管理建設(shè)中，管理員合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)，降低檔案管理花費(fèi)的成本，擴(kuò)大檔案存儲(chǔ)的空間，同時(shí)可以對(duì)接資源共享，為用戶提供更為便捷的查詢方式。相關(guān)檔案管理人員要學(xué)會(huì)創(chuàng)新管理手段，積極建設(shè)現(xiàn)代化信息檔案管理。

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