關(guān)于信息化時代創(chuàng)新檔案管理工作的思考

摘要：在信息化時代，企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展、各項規(guī)章制度的制定、企業(yè)重大決策提供參考依據(jù)，從而達(dá)到促進(jìn)企業(yè)盈利和管理水平提升的目的。推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對于加快檔案信息資源的綜合利用效率，全面促進(jìn)創(chuàng)新型企業(yè)建設(shè)，有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：信息化時代;檔案管理;創(chuàng)新思考

一、 信息化時代企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新特點

2019年1月，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見》，《意見》立足于國有企業(yè)去產(chǎn)能、推進(jìn)混合所有制改革等內(nèi)容，提出企業(yè)檔案創(chuàng)新管理工作的目標(biāo)，對于強化資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、做好去產(chǎn)能企業(yè)處置方案編制工作等指明了方向。在信息化時代，企業(yè)檔案在數(shù)字化內(nèi)容中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾點：一是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對存儲檔案的文件目錄、檔案信息的復(fù)制與檢索、統(tǒng)計與匯總檔案文件、傳輸數(shù)據(jù)并對系統(tǒng)進(jìn)行維護等等;二是根據(jù)檔案信息管理模式與信息技術(shù)的發(fā)展需要，研究能夠?qū)⒍喾N現(xiàn)代信息化技術(shù)融為一體的檔案信息管理系統(tǒng)，并將電子信息技術(shù)、數(shù)字信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案信息管理各系統(tǒng)中，使電子信息技術(shù)能夠充分在檔案管理中得到應(yīng)用;三是通過現(xiàn)代電子信息技術(shù)將檔案管理系統(tǒng)各模塊有機地結(jié)合起來，使其形成一個完整的檔案信息管理體系，從而使其各功能得到緊密的連接并最大限度地發(fā)揮作用;四是檔案實現(xiàn)了的網(wǎng)絡(luò)化管理，依托網(wǎng)絡(luò)化形成信息化系統(tǒng)，讓檔案在信息化管理的過程中具有高效性和準(zhǔn)確性。

在信息化時代，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)共同組成了數(shù)字化、信息化檔案體系，這個體系又由數(shù)字化處理系統(tǒng)、信息化服務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組成。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)以現(xiàn)代的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案管理效益最大化為核心內(nèi)容，以高效率、先進(jìn)、便捷的模式、多用戶的標(biāo)準(zhǔn)、安全有序的分布式檔案，集成信息資源管理系統(tǒng)。山東能源龍口礦業(yè)集團有限公司在洼里煤礦、北皂煤礦、盤道煤礦去產(chǎn)能過程中，通過企業(yè)信息化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，對企業(yè)資產(chǎn)、歷史發(fā)展、人員身份等內(nèi)容，提供全方位多角度的信息，維護了企業(yè)在去產(chǎn)能中的利益、維護了員工的合法權(quán)益，企業(yè)檔案管理通過掌握豐富、齊全、完整的原始資料，以形成高質(zhì)量的檔案資料為基石，在保證國家利益的前提下最大限度地維護了企業(yè)和員工利益。

二、 信息化時代加強檔案管理的有效措施

在信息化時代，企業(yè)檔案建設(shè)需要建立一套全新的正確的信息數(shù)據(jù)庫。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是一個長期的過程，應(yīng)該本著從低級到高級的過程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在建設(shè)過程中，要對檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進(jìn)行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對檔案管理的過程切實做到有章可循，讓檔案管理更加規(guī)范有序。一個企業(yè)檔案管理工作能否實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化目標(biāo)，檔案管理部門有著舉足輕重的作用。在當(dāng)前檔案管理工作中，由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息收集、保存和服務(wù)工作都發(fā)生了較大的變化，為檔案信息服務(wù)能力的提升創(chuàng)造了良好的發(fā)展的空間。我們要認(rèn)識到，現(xiàn)代新興的檔案管理理念是以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動渠道的設(shè)計與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分實現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動中應(yīng)有的支持作用。因此，我們應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來取代傳統(tǒng)的檔案管理模式。在當(dāng)前檔案信息服務(wù)工作中，需要檔案管理人員樹立科學(xué)和實用的理論，利用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)來加快檔案信息資源深層的開發(fā)，確保檔案信息服務(wù)能力的提升。要將檔案工作發(fā)展的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化、量化、指標(biāo)化，在對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計算機技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率得到不斷的提高。

檔案是企業(yè)各項工作和職工各種活動的直接記錄，通過檔案可以對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工、對企業(yè)的各個工作流程進(jìn)行有效的監(jiān)督和追溯。企業(yè)檔案管理工作也是企業(yè)的窗口，是檢驗企業(yè)整體管理水平的測試點。企業(yè)的檔案工作現(xiàn)在已不是僅限于加強對檔案自身的管理，而是立足于通過加強檔案管理來提升企業(yè)的整體管理水平。企業(yè)檔案價值的認(rèn)定包括：檔案價值的鑒定工作;檔案價值與檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn);鑒定檔案價值的原則與方法;檔案保管期限表;檔案鑒定工作的制度與組織。要實現(xiàn)檔案管理效益最大化目標(biāo)，在檔案管理方面，必須充分發(fā)揮各方面的積極作用，要充分認(rèn)識到，企業(yè)檔案如果不被利用，常年沉睡在庫房里，就會成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)和包袱，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就不會重視檔案工作。檔案管理工作要發(fā)展，首先要內(nèi)部挖潛創(chuàng)新，夯實企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作，樹立“服務(wù)創(chuàng)造價值”的觀念。企業(yè)檔案部門要創(chuàng)新管理方法，充分開發(fā)檔案信息資源，千方百計、積極主動地為企業(yè)各項工作服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造價值和效益。這樣，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)才會重視檔案工作，為企業(yè)檔案工作的良性發(fā)展提供人、財、物的支撐服務(wù)。

信息技術(shù)已經(jīng)成為人們生活中不可或缺的一部分，因此，要在檔案管理中利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，結(jié)合計算機技術(shù)的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應(yīng)該加強對其的應(yīng)用。企業(yè)管理層及相關(guān)工作人員要想提高經(jīng)濟效益、提升企業(yè)的市場競爭力，就必須通過檔案信息化管理進(jìn)行資源的整合和戰(zhàn)略的規(guī)劃。企業(yè)在信息化時代，要不斷對檔案信息進(jìn)行歸納總結(jié)及理論分析，根據(jù)企業(yè)利用需求制定檔案信息開發(fā)課題，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)檔案人員進(jìn)行檔案信息開發(fā)，為企業(yè)決策和生產(chǎn)建設(shè)提供有價值的信息。

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作者簡介：

王軍娜，山東省煙臺市，山東能源龍口礦業(yè)集團有限公司辦公室檔案科。