婦幼保健院檔案管理實踐的新思路

蘇敏

婦幼保健院檔案管理的重要意義

婦幼保健院是為婦女、兒童提供醫(yī)療保健服務(wù)的公益性機構(gòu)，其在不斷地發(fā)展中形成大量具有重要價值的檔案資料，對這些檔案進行高效地利用，有助于促進婦幼保健院的發(fā)展。為使檔案的作用和價值得到最大限度地發(fā)揮，就必須做好檔案管理工作。通過對檔案進行科學、有效地管理，能夠使檔案管理工作得到進一步優(yōu)化，對于婦幼保健院參與市場競爭具有重要的現(xiàn)實意義。從婦幼保健的工作性質(zhì)上看，有著較強的實踐性特點，由此使其對信息的準確性提出較高的要求，為滿足這一要求，需要對檔案管理工作進行逐步完善，對管理方式和方法進行改進和創(chuàng)新，提高檔案管理的整體水平，確保檔案價值的全面發(fā)揮。

婦幼保健院檔案管理現(xiàn)狀

近年來，國內(nèi)的婦幼保健院對檔案管理工作給予高度重視，由此使得檔案管理水平較之以往大幅度提升。但是，由于檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容較多，不可避免會受到各類因素的影響，具體體現(xiàn)在如下幾個方面：

檔案管理理念略顯滯后。婦幼保健院歸屬于公益性醫(yī)療服務(wù)機構(gòu)的范疇，主要是為婦女、兒童提供保健服務(wù)，由于受到計劃經(jīng)濟體制的影響，使得很多地區(qū)的婦幼保健院，將工作的重點放在服務(wù)方面，引入的管理理念基本上都與服務(wù)相關(guān)。因?qū)n案管理工作的重視程度不足，致使檔案的作用沒有得到充分發(fā)揮，加之與檔案管理有關(guān)的理念嚴重缺失，從而制約了檔案管理效率和水平的提升，檔案的價值大打折扣。檔案管理理念的滯后，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的開展要求。

檔案管理制度落實不到位?，F(xiàn)階段，國內(nèi)很多婦幼保健院都逐步認識到檔案的重要性，建立了大量與檔案管理工作有關(guān)的規(guī)章制度。但從總體情況上看，這些制度的落實卻并不到位，并且很多制度缺乏可操作性，無法對檔案管理人員的日常工作起到規(guī)范和指導(dǎo)作用，致使管理制度形同虛設(shè)，其作用未能得到全面發(fā)揮，這在一定程度上影響了婦幼保健院檔案管理水平的提升。

檔案管理技術(shù)的先進性不足。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的正式開啟，使得計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到快速發(fā)展，并在檔案管理領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。而國內(nèi)很多婦幼保健院在開展檔案管理工作時，仍然采用傳統(tǒng)的手工方式，導(dǎo)致檔案管理工作效率偏低，并且還經(jīng)常會出現(xiàn)差錯。

婦幼保健院檔案管理實踐新思路

在當前的新形勢下，婦幼保健院在開展檔案管理工作時，應(yīng)當立足于當下，放眼未來，積極探索一條全新的管理路徑，提高檔案管理效率和水平，最大限度地發(fā)揮出檔案的價值，促進婦幼保健院的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

創(chuàng)新檔案管理理念。網(wǎng)絡(luò)信息時代到來的今天，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為一種必然的發(fā)展趨勢，在這一背景下，婦幼保健院在開展檔案管理工作時，如果仍然沿用傳統(tǒng)的管理理念，則會對檔案管理水平的提高產(chǎn)生一定的制約。因此，對管理理念進行創(chuàng)新顯得尤為必要。首先，本院的檔案管理人員應(yīng)當樹立起大數(shù)據(jù)意識，明確檔案管理目標，做好相關(guān)檔案資料的收集與整理工作，并對重要的檔案資料進行及時歸檔、妥善保存，以免損壞或是丟失。其次，檔案管理人員應(yīng)當樹立起服務(wù)至上的理念，逐步推進檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。要不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，對服務(wù)機制進行優(yōu)化改進，并在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，進一步完善服務(wù)手段，促使本院的檔案服務(wù)從被動式向主動式轉(zhuǎn)變，從單一式向多元化轉(zhuǎn)變，從淺層向深層轉(zhuǎn)變，拓寬檔案服務(wù)的深度和廣度。再次，檔案管理人員要認清當前的形勢，堅持與時俱進，全面分析新時期對檔案管理工作的要求，找出檔案管理工作中存在的不足，據(jù)此進行優(yōu)化改進，最大限度地發(fā)揮出檔案的價值。一方面，要把握好檔案工作的“四個基本”，即規(guī)律、任務(wù)、職能和機制；另一方面可在檔案管理工作中，引入精細化管理的理念和方法，提高本院的檔案管理效率和水平。

落實檔案管理制度。婦幼保健院在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)當對相關(guān)的管理制度進行完善和落實，以此來實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化和科學化的目標。

落實檔案室管理制度。婦幼保健院的檔案管理人員應(yīng)當根據(jù)檔案的性質(zhì)、使用價值，對檔案進行分類排列。在平時的工作中，要對檔案室的檔案資料加以熟悉，從而最大限度地縮短檔案卷宗的調(diào)取時間，提高工作效率。要始終保持檔案室的清潔，做好通風、除塵，避免環(huán)境問題導(dǎo)致重要檔案損壞。建立健全檔案室檢查制度，定期對檔案庫進行清查，新增及借出的檔案，應(yīng)當進行加工整理、清點核對，及時進行存檔，所有檔案資料應(yīng)進行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)破損及時處理。

落實檔案安全防護與保密制度。婦幼保健院應(yīng)當對國家下發(fā)的與檔案管理有關(guān)的規(guī)定要求進行嚴格遵守，保障檔案的安全性，避免重要檔案信息外泄。在非工作需要的情況下，檔案管理人員不得擅自將檔案帶出檔案室，確需帶出時，應(yīng)當?shù)玫奖驹侯I(lǐng)導(dǎo)的批準。具有保密要求的檔案資料，不得復(fù)制或是抄錄，離開檔案室前，應(yīng)當進行全面檢查，看門窗是否關(guān)好，電源是否切斷。

落實檔案借閱制度。婦幼保健院的檔案管理人員應(yīng)當做好本院的檔案借閱利用工作，如果其他單位到本院查閱檔案時，必須按照相應(yīng)流程辦理，若是需要對檔案進行抄錄或復(fù)印，應(yīng)當經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。任何人員必須在檔案室對檔案進行查閱，且不得在原始檔案上進行涂改；本院的檔案資料原則上不外借，當有特殊情況，需要借出時，應(yīng)當經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

引入檔案管理新技術(shù)。檔案管理是一項看似簡單實則復(fù)雜的工作，為進一步提升檔案管理工作的效率和水平，婦幼保健院應(yīng)當積極引入各種先進的檔案管理技術(shù)。

溫濕度自動控制技術(shù)。檔案室的環(huán)境對檔案的完好性具有一定的影響，尤其是紙質(zhì)檔案，若是溫濕度超過一定的限值，可能會導(dǎo)致檔案發(fā)生霉變，并且各類細菌的繁殖速度也會隨之加快，不利于檔案的保存。如果由檔案管理人員對檔案室的溫濕度進行調(diào)控，會導(dǎo)致日常工作量增大。鑒于此，婦幼保健院可以引入先進的自動化溫濕度調(diào)控系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以根據(jù)室內(nèi)的實際情況，對溫濕度進行自動調(diào)節(jié)，從而使室內(nèi)環(huán)境始終保持在有利于檔案保存的范圍。

射頻技術(shù)。婦幼保健院的檔案管理人員在對檔案進行管理時，需要按照檔案的性質(zhì)進行分類之后，完成裝訂，再以手工的方式抄寫目錄，這個過程非常耗時，工作效率較低，而且還很容易出錯。對此，婦幼保健院可以引入先進的射頻技術(shù)，這是一種能夠進行自動識別的技術(shù)。該技術(shù)能夠同時對多個目標進行識別，并對其中的信息進行快速讀取，適用于檔案管理。通過射頻技術(shù)的合理應(yīng)用，可為婦幼保健院檔案管理信息化目標的實現(xiàn)提供保障。

備份與存儲技術(shù)。在信息化建設(shè)的背景下，國內(nèi)的婦幼保健院紛紛引入辦公自動化系統(tǒng)，由此使得電子類型的檔案資料數(shù)量逐步增多。由于電子檔案全部都是保存在計算機系統(tǒng)當中，一旦系統(tǒng)癱瘓，則可能導(dǎo)致重要的檔案資源丟失。為避免此類情況的發(fā)生，可在檔案管理中采用異質(zhì)備份技術(shù)，具體做法是將本院的電子檔案轉(zhuǎn)化為易于識別與讀取的載體，對檔案的原始文件進行保護，借助Copy工具，用復(fù)制件對原始檔案進行替代，從而保證原始檔案不會損壞。在對電子檔案進行存儲時，婦幼保健院可以采用異地存儲的方式，這樣能夠在檔案受損時，快速恢復(fù)。

綜上所述，檔案管理是一項看似簡單、實則復(fù)雜的工作，為進一步提升檔案管理水平，婦幼保健院應(yīng)當對檔案管理理念進行更新，并對相關(guān)的管理制度加以落實，引入先進的檔案管理技術(shù)，以此來確保檔案管理工作的有序開展，從而最大限度地發(fā)揮出檔案的價值，促進婦幼保健院穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：河源市婦幼保健院）