如何加強檔案管理

王美慶

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）5-121-01

摘 要 檔案是能夠記錄一個單位發(fā)展歷程的寶貴歷史資料，對今后的發(fā)展具有重要的參考價值，而且檔案具有唯一性、不可逆性，一旦造成了損失就是不可挽回的，所以每個單位都要將檔案管理作為一項重點工作來抓，確保檔案管理規(guī)范有序，現(xiàn)結(jié)合我在單位工作中的多年檔案管理經(jīng)驗，對如何加強檔案管理談一下自己粗淺的看法。

關(guān)鍵詞 加強 檔案管理 培養(yǎng) 重視

一、檔案管理中存在的問題

（一）領導不重視

很多單位或多或少存在不重視檔案管理的情況，有的單位沒有獨立的檔案管理室，存在檔案和其他物品混合存在在一起的情況，將檔案視為一般物品，存放不規(guī)范；有的單位檔案管理員的安排存在很大的隨意性和不確定性，經(jīng)常會將一些歲數(shù)較大臨近退休的同志以照顧為名安排到檔案管理崗位上來，使單位的檔案管理處在較為尷尬的境地；有的單位不舍得在檔案管理中投入資金，對相應資金能省就省，能將就就將就，檔案管理相應物品配置不齊全，原有物品老化等問題。

（二）檔案管理人員不專業(yè)

目前，較多單位的檔案管理員沒有受到過專業(yè)培訓，甚至有的單位沒有專職的檔案管理員，由其他科室的科員兼任，這樣兼職人員工作中以業(yè)務工作為主，對檔案工作不加以學習研究，就會出現(xiàn)面對檔案管理中出現(xiàn)的問題束手無策，無法解決的情況。

（三）檔案管理制度不健全

一些單位沒有獨立的檔案管理制度，檔案歸檔、裝訂、借閱等工作混亂無序，經(jīng)常會出現(xiàn)分類不明確，裝訂順序混亂，借閱檔案不按時歸還等現(xiàn)象。

以上方面的問題導致了這些單位檔案管理員流動較快，存在交接頻繁、業(yè)務不熟練、檔案管理不規(guī)范等諸多不穩(wěn)定情況，久而久之就會造成檔案缺失這樣的重大問題，使檔案管理對單位的發(fā)展起不到應有的作用。

二、解決措施

（一）提高對檔案管理的重視程度

要解決這類問題，必須要從領導層人員思想上加強對檔案管理的重視程度，真正認識到檔案管理對單位發(fā)展的重要意義，在單位中設置獨立的檔案管理員崗位，加強資金投入力度，按照標準配置齊全檔案管理的硬件措施，同時組織制定完善單位的檔案管理制度，對檔案的歸檔、借閱等作出明確規(guī)定，并嚴格執(zhí)行。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理是單位工作中的一個重要崗位，應當聘用由專業(yè)檔案管理經(jīng)驗的人員從事該工作，每年將招聘檔案管理人員納入整體聘用指標，按照一定比例聘用檔案管理人員，充實到檔案管理崗位上去，同時對已經(jīng)在崗的人員要持續(xù)抓好培訓工作，單位定期組織培訓，及時參加檔案部門組織的各項培訓，條件允許的情況下也可以組織參加檔案管理人員到高校等機構(gòu)接受專業(yè)教育，及時了解檔案管理的最新方式方法，與先進的工作方法相接軌。同時明確對檔案管理人員的考核措施，將檔案管理考核納入到年度考核中，與年度評先樹優(yōu)有機結(jié)合起來，提高檔案管理人員的責任心和積極性。

這樣做可以確保檔案管理的連續(xù)性，同時規(guī)范檔案的整理、歸檔、查閱等各個方面，進而提高檔案管理整體水平，能夠更加有效的為單位其他業(yè)務發(fā)展提供服務。

（三）細化檔案管理各項工作措施

加強檔案管理，細節(jié)措施一定做做到位，分類歸檔、裝訂、查閱等各個方面必須細致完善，確保檔案管理規(guī)范、有序，也確保從源頭上杜絕紕漏的出現(xiàn)。

1.歸檔。檔案歸檔首先要按照年度進行區(qū)分，然后按照檔案的重要程度將檔案分成永久、定期兩個類型。

永久型檔案顧名思義是需要單位永久保存的文件，主要包括單位的各項重要文件等。該類檔案需要單獨整理，永久存放，以備查閱。

定期型檔案是指單位的一般性業(yè)務文件，保存時限可以分為30年10年兩種。

存檔文件按照時限分開類別后，再按照規(guī)章制度、舉辦重大會議、活動的文件資料、單位機構(gòu)演變、人事變動情況、重大問題的申請、批復、簽訂的合同等進行分類，同一類型的文件歸置到一起。

2.裝訂。待存檔的文件整理完畢后，需要將文件統(tǒng)一裝訂，并書寫檔案封皮、打印檔案目錄，檔案封皮書寫要用黑色碳素筆，避免存檔時間長久后褪色，檔案目錄的打印要細致規(guī)范，頁碼目錄與文件編碼一致，確保檔案查閱時方便快捷。

3.存檔。文件裝訂成檔案之后，要統(tǒng)一移交到檔案室管理。檔案室必須單獨配置，設置好消防安全設置，不得與其他物品混用，存檔時按照永久、定期的方案類型分別存放到不同的檔案柜中，檔案柜和檔案室的鑰匙由檔案管理員保存，其他人員不得私自進入檔案室。

4.查閱。需要查閱檔案的人員，需要取得單位領導的批準后，由檔案管理員陪同進入檔案室查閱檔案，檔案需要借閱的，要做好登記，注明借閱人、借閱檔案名稱、借閱時限等，節(jié)約時限到期未歸還的檔案管理員要將檔案追回。

三、結(jié)語

隨著單位業(yè)務迅速推進，檔案管理工作的重要性越來越突出，大家這都能夠逐步的認識到這一點，因此，在檔案管理工作中，更加需要我們對這項工作充滿熱情，始終以高度的責任感和飽滿的積極性來開展，同時在工作中，也要不斷解放思想、開拓思路，及時的走出去，多向有先進管理經(jīng)驗的地區(qū)和人員學習，不斷健全檔案管理制度，充實自己的業(yè)務水平，使檔案管理為單位的業(yè)務發(fā)展提供保障。