陸麗忠
[摘 要]基建又叫基本建設,指國民經(jīng)濟各部門為了擴大生產(chǎn)進行的基礎固定資產(chǎn)再擴大活動,包括建筑、購置及安裝等環(huán)節(jié)。新建、改擴建及恢復工程等都屬于基建范疇,涵蓋面大,管理復雜。在單位開展基建工程活動中,項目檔案是十分重要且不可缺少的部分,檔案必須保持全面、有條理的存放和管理,特別對于基建工程,項目檔案不僅包括實體檔案文件,還包含大量電子信息文件等。項目驗收是整個工程的最后一個環(huán)節(jié),綜合評估工程質(zhì)量的各方面,而基建檔案則需要發(fā)揮監(jiān)察、審計等重要作用。因此,為了提高驗收成果,有效評估工程質(zhì)量,提高檔案管理水平至關重要。
[關鍵詞]基建;工程;檔案;驗收
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.078
[中圖分類號]G271[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2019)12-0-02
0? ? ?引 言
在基建工程實施建設中,每個環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)大量的檔案文件,檔案管理人員從工程開始就需要做好各項檔案管理工作,主要包括檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等方面。良好的檔案管理直接關系工程質(zhì)量的好壞、資金安全利用率的高低、審計是否真實可靠,并形成有效監(jiān)察機制?;n案對工程項目具有記錄與指導、參考與借鑒、憑證與復核3大功能,特別是在項目竣工驗收工作中,檔案是不可替代的一部分,可以作為工程質(zhì)量的把關者。在基建工程中,檔案非常重要,但當前許多企事業(yè)單位中檔案管理工作仍然存在許多問題,最終在驗收使用中逐一體現(xiàn)出來,但此時已經(jīng)難以糾正。因此,在日常工作中做好檔案管理的各個環(huán)節(jié)也為最終驗收做好準備。本文就驗收工作中發(fā)現(xiàn)的些許問題進行總結分析,并提出相應的對策,以期為順利開展檔案管理工作提供借鑒。
1? ? ?基建工程檔案的內(nèi)涵及作用
基建工程檔案指在國民經(jīng)濟各部門進行基建活動中產(chǎn)生的文件資料等內(nèi)容,檔案管理工作就是對這些資料文件等進行統(tǒng)一收集、整理與保管的過程。檔案管理工作主體是檔案,工作目的是服務于檔案使用者,為了更好地服務檔案使用者,必須系統(tǒng)化、精準化收集和整理檔案,做到優(yōu)質(zhì)、集中處理。檔案的最大特點在于數(shù)量龐大、種類繁多,特別是在當下的社會環(huán)境中,檔案已經(jīng)從單一的紙質(zhì)文件發(fā)展為多媒體文件,不僅包含了文字性資料,還包括了圖紙、圖表、音像資料等文件,對檔案管理者提出了更高的要求。在現(xiàn)實中,企業(yè)管理容易出現(xiàn)疏漏等問題,不利于檔案最終使用。基建竣工驗收需要使用的檔案文件是在建設過程中逐步產(chǎn)生的,對整個工程項目完整真實記錄,能夠反映建設中存在的問題,同時也是工程竣工后進行日常維護、檢查、管理等方面的依據(jù)和憑證。不可忽視的是,基于檔案繁雜的特點,許多單位不重視此項工作,驗收檔案工作不到位,嚴重干擾了檔案發(fā)揮自身作用。
2? ? ?基建檔案在工程驗收中的重要性
基建工程檔案管理工作是連接整個工程的線索,從項目立項、可行性分析、設計、招標,一直到施工、建設、監(jiān)理和竣工驗收各個環(huán)節(jié)中,始終需要與檔案的收集管理工作同步進行,特別在最終驗收中對檔案管理工作進行最終考核?;n案包括了工程前期文件、施工文件及竣工文件等,在驗收工作中,整理保存真實、可靠的檔案,并進入下一階段的存檔中,對工程后期使用、維修、改擴建提供資料。摘除或修正一些失真、不切實際的檔案,避免其進入下一階段的存檔中,影響后期工程使用。同時,在驗收工作中,企業(yè)要檢驗檔案的真實性,為保證工程質(zhì)量提供依據(jù);檢驗檔案的全面性,對處理糾紛提供證據(jù);檢驗檔案的規(guī)范性,為節(jié)約資源、提高效率提供保障;檢驗檔案的系統(tǒng)性,為日后開展相關基建工程提供借鑒。
3? ? ?基建工程檔案的驗收原則
檔案驗收作為項目工程檔案管理的最后一項內(nèi)容,直接關系著整個項目檔案的水平和質(zhì)量。驗收中需要對項目檔案進行移交、驗收和評價,這一點也是企業(yè)其他檔案管理與基建檔案管理的最大不同之處,是基建工程中最重要的一步?;üこ添椖繖n案的驗收可以考核項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和有效性,也是檢驗工程進行過程中檔案管理是否同步進行的有效手段。檔案驗收的重點是檢驗內(nèi)部質(zhì)量,項目檔案的內(nèi)部質(zhì)量包含了項目文件材料的形成和館藏質(zhì)量。檔案最終是否擁有價值主要依賴項目文件的內(nèi)部質(zhì)量,檔案只有具備準確性、完整性、系統(tǒng)性,才能體現(xiàn)價值,具備一定的實用性。這就要求項目文件的書面材料經(jīng)久耐用,寫作清晰;圖紙準確無誤,簽字程序齊全,從而真實反映項目完成的實際情況;文件分類、卷中文件的順序以及質(zhì)量符合檔案質(zhì)量要求。
4? ? ?基建工程檔案驗收中存在的問題
雖然目前企業(yè)對檔案管理工作已經(jīng)提出了更高的要求,但由于多方面原因,基建檔案驗收檔案管理仍然存在許多問題,需要企業(yè)進行分析并找出解決策略,避免后期開展基建工作時再發(fā)生同類問題,影響工程項目順利開展和最后的驗收使用。首先,基建工程開展過程中普遍存在將全部精力集中在項目建設的問題,忽視了檔案管理的重要性,由于認識上的欠缺導致沒有足夠精力投入到檔案收集管理中,最突出的特點是檔案完整性欠缺,真實性較差。工程項目的負責人與檔案管理負責人之間溝通不到位,未能及時進行工作銜接,開展同步化管理。其次,檔案管理工作人員對基建項目的參與度較差,在驗收中發(fā)現(xiàn)他們對項目缺乏了解,缺乏全局性的目光,從而導致檔案管理效率差,效果不佳?;n案管理部門的工作人員在參與工程時,存在專業(yè)知識匱乏,不能在參與過程中發(fā)揮良好效果。此外,在驗收中,接收單位和移交單位的檔案管理人員和技術人員沒有共同進行工作交接,直接影響接收單位對工程資料的核查和把關,后期接收單位一旦發(fā)現(xiàn)問題,移交單位缺少相應的技術支持也難以解答,不能及時處理和解決問題,從而影響驗收效率。最后,一般驗收前,建設管理部門不會檢查施工單位的工程資料整理情況,導致驗收出現(xiàn)多種問題,不僅耽誤時間,還要進行復驗,導致工程資料與工程不能同步通過驗收,嚴重影響驗收效率。
5? ? ?優(yōu)化基建工程檔案驗收的對策
5.1? ?進一步加強檔案管理體制建設
良好的規(guī)章制度是保證工作順利有序開展的重要保障,只有建立在完善、統(tǒng)一、規(guī)范規(guī)章制度上的工作體制才能做到規(guī)范有序、有章可循、有據(jù)可依,并在規(guī)范管理下,能夠督促工作人員嚴格按照標準執(zhí)行和操作,提高工作效率。首先,必須嚴格規(guī)范文件立卷歸檔的時效性和準確性,不能在工程進行到下一步時才進行檔案收集和整理。其次,在檔案整理中,明確立卷分工,避免出現(xiàn)重復檔案、冗余檔案的情況,為后期提高效率打好基礎。最后,嚴格把控檔案歸檔的要求,將不相關文件、錯誤文件嚴格排除在外。其他檔案文件按照內(nèi)容進行分類,相關聯(lián)的文件整理在同一卷中,保持完整性和合理性。在嚴格規(guī)范下進行操作,減少多余文件,方便后期使用,提高工作水平。
5.2? ?加強過程管理,實行全過程統(tǒng)一管理
工程資料不是某階段單獨出現(xiàn)的文件,而是伴隨工程從立項到竣工整個過程中的所有資料,且每一個過程都會產(chǎn)生大量文件,中間稍有疏漏則會導致檔案完整性受到損害。因此,提高檔案管理的全局性,將工作關口前移,早期進行介入,在工程開工前規(guī)劃好檔案管理工作,與工程項目管理部門共同完成參建單位的檔案交底工作。此外,明確檔案收集要求,提高相關人員對檔案歸檔的意識,使他們充分了解工程資料管理中的注意事項、文件的歸檔范圍以及質(zhì)量要求等問題,與檔案管理人員共同完成收集工作。在此過程中,檔案管理部門與參建單位要建立良好的聯(lián)系和暢通的聯(lián)絡渠道,為工程建設中共同管理和監(jiān)督打好基礎。
5.3? ?提高檔案管理部門的工程建設參與度
檔案管理人員應積極投入到項目建設中,充分了解工程全局,落實工程檔案的保管、收集等標準,及時規(guī)避和整改工程資料收集整理中經(jīng)常發(fā)生的問題,避免后期發(fā)現(xiàn)檔案問題難以找到源頭。此外,檔案管理人員需要與承建單位等各方加強溝通,保證檔案流通渠道的通暢。為了保障驗收中工程各方面的資料符合歸檔要求,需要相關部門共同參與到檔案驗收整理工作中來,檔案管理人員負責核查工程資料是否符合歸檔要求,專業(yè)工程資料整理是否符合行政管理單位的要求。專業(yè)技術人員則需要嚴格把關檔案的準確性、合理性和完整性,確保檔案完整。檔案管理人員和使用者共同完成檔案驗收,提高工作效率。驗收時技術人員要在場,及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,提高一次驗收通過率。
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