順應時代發(fā)展，強化電子檔案管理工作

孫賀

摘要：作者主要對電子文件的整理、歸檔和保護問題加以分析，并對如何做好電子檔案管理工作進行了深入地探討。

關鍵詞：時代發(fā)展;電子文件;檔案管理

現(xiàn)代科技的普及與發(fā)展，尤其是以計算機為基礎用來解決迫切需要解決的管理問題，使得各類管理工作過程都采用網(wǎng)絡系統(tǒng)來管理各類信息資源，包括檔案管理工作在內(nèi)，產(chǎn)生了大量的電子文件。在如何對待計算機技術，做好電子檔案的管理工作，需要我們深入探討，加強學習，其中重要的是處理好電子文件的整理、歸檔和保護工作，是我們做好電子檔案工作的關鍵所在。

一、深入研究對各類電子文件的整理工作

首先，關于基建設備等方面電子文件的整理問題。通常情況下，利用計算機對規(guī)范的紙張進行打印輸出，因而形成基建檔案，這就要求提前整理好數(shù)據(jù)信息，并且按檔案管理要求進行輸入和對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，同時把案卷號、圖號、序號加以連接，必須提前在引進設備的合同中，對電子文件的必要條件明確提出，其中包括文件格式。工作平臺、系統(tǒng)環(huán)境和縮微膠處在內(nèi)，必須在移交電子文件光盤、軟盤或相關載體時，對電子文件內(nèi)容說明和注意事項同時附上。

其次，關于對財務電子文件的整理問題。先說工資單。工資的歸檔必須以光盤形式，每月工資都要附有紙質(zhì)的匯總表，同時列出人數(shù)、代碼、單位、名稱和明細工資。為了作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證，同時還應做好隨時移交清單工作。再說賬簿。現(xiàn)在的會計賬簿內(nèi)容都進入計算機管理系統(tǒng)，通過計算機的打印來顯現(xiàn)。從格式上說，計算機賬簿比較統(tǒng)一并以光盤形式保存內(nèi)容，這就需要在光盤歸檔時要使用賬簿交接表，其中包括說明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期、負責人、主管會計、審核、記賬人員必須簽名，以保證真實，起憑證作用。

再次，關于上述以外其它方面電子文件的整理問題。隨著科技形勢的發(fā)展，現(xiàn)在企事業(yè)單位都在建設自己的計算機管理系統(tǒng)。比如，作為事業(yè)單位的學校，在學校管理信息系統(tǒng)，就包括教學、科研、人事管理、后勤等內(nèi)容，教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心，財務結算中心等構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心主要負責學生注冊、選課、排課、課表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結算中心主要負責學生交費信息的傳遞，還有教務處工作方面的數(shù)據(jù)的傳輸?shù)鹊?。為了對這些電子文件進行整理，在信息中心通過計算機接收到這些信息后，先要集中處理，然后再匯總數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享共用。每年還要隨著數(shù)據(jù)的更新，由信息中心按檔案部門要求鑒定、整理，并通過網(wǎng)絡傳輸存入光盤、歸檔或移交檔案部門統(tǒng)一保存。

二、必須做好電子文件歸檔方式和途徑的選擇工作

文件歸檔的方式和途徑的選擇對于保存工作至關重要。一般地說，紙質(zhì)檔案的載體比較穩(wěn)定安全，相對而言，電子文件的載體穩(wěn)定性差些，易損壞。采用網(wǎng)絡移交歸檔的方式簡便而安全，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交主要有兩條途徑：

第一條，利用計算機開通電子文件歸檔的管理網(wǎng)線。事實證明，越來越多的文件被傳輸上網(wǎng)，是隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立和發(fā)展而發(fā)展的。這就需要那些具有保存價值的電子文件應及時輸送到計算機信息管理網(wǎng)上，由電子文件形成部門編目整理，再利用網(wǎng)絡傳輸給檔案部門，而檔案部門再與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商，對歸檔電子文件提出格式要求，當然不是唯一的要求，從軟件上看應從通用性較強的角度加以認可。如：DBF、DOG、TXT、EXE等文件，之后檔案人員再根據(jù)檔案密級保管期限，再加上檔案管理信息，如分類號、檔號等，直接導入檔案數(shù)據(jù)庫，并且要在通過網(wǎng)絡終端同時在權限范圍內(nèi)可以查詢。

第二條，選擇電子文件信息的匯集點后，通過與計算機信息管理部門負責歸檔。各地都設立了計算機與信息管理中心，并利用網(wǎng)絡技術建立信息管理系統(tǒng)。這種中心的設立，主要是適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，這個管理中心成為了電子文件信息的匯集點，其中具有一定的技術設備及人才條件，是他們使得具有保存價值的電子文件歸檔成為最佳歸檔途徑之一。不論歸檔途徑如何，必須在電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，再傳輸給檔案部門。為了保證電子文件形成數(shù)據(jù)的真實性和準確性，檔案部門不能自行從網(wǎng)上下載，按正常途徑接收的電子文件應一律存入光盤。

三、電子文件的歸檔制度必須完善

1、由于電子文件來源廣泛，必須有相應的制度保障。其來源或叫形成者包括業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理理與計算機技術人員等。這樣來源多頭的電子文件歸檔沒有制度約束是不行的，歸檔人員應將制度變成自覺行動。本單位的立卷歸檔制度應包括電子文件歸檔工作，并列入信息管理工作程序，在檢查和考核信息管理工作時，同時檢查和考核電子文件歸檔工作。

2、電子文件歸檔必須要有兩套制。這主要針對現(xiàn)代技術條件下，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，而一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存的原因，所以目前檔案一般采取電子文件和紙質(zhì)文件“雙軌制”，使得歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，出現(xiàn)紙質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，于是最終形成內(nèi)容一樣的兩套檔案。

四、必須制定相應的電子檔案載體的保護措施

歸檔后的電子文件的保存是脫機方式，而大量的電子文件在實際使用過程卻是用光盤保存，這樣就需要對當前歸檔電子文件載體制定相應而必要的保護措施。

1、要注意避光;2、要對排放和使用加以規(guī)范;3、對濕度、溫度環(huán)境要保持良好。

綜上所述，我們應高標準嚴要求做好規(guī)劃電子文件歸檔工作，即從信息管理工作大局著眼，又要顧及本單位辦公自動化實際，摸清信息產(chǎn)生的源頭，又順應其規(guī)律，把電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，使歸檔形成制度，這樣既附合時代發(fā)展要求，又能節(jié)約資源，檔案管理層次和效率也提高了。

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