信息時代背景下辦公室檔案管理工作

郝艷麗

摘 要：近些年我國國民經(jīng)濟飛速發(fā)展，各個行業(yè)都在迅猛發(fā)展，辦公室檔案管理和技術(shù)也得到了長足的進步。檔案屬于一個發(fā)展中企業(yè)、單位的核心資料，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。有效的管理措施能夠充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值，同時對各個部門之間的工作起到輔助和協(xié)調(diào)作用，因此辦公室檔案管理工作只有不斷的進行改革和創(chuàng)新，才能符合社會和企業(yè)的發(fā)展需求。鑒于此，本文就信息時代檔案管理工作的內(nèi)涵、內(nèi)容和特點以及具體的管理創(chuàng)新舉措進行了一定的分析。

關(guān)鍵詞：信息時代；背景；辦公室；檔案；管理

前 言

信息時代背景下辦公室檔案管理工作也需要進行信息化處理，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展以及新技術(shù)的需求。需要將復(fù)雜的檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變成為智能化操作，提高檔案管理的工作效率，確保高質(zhì)量地完成工作內(nèi)容，進而可以更全面管理辦公室的檔案資料，促進辦公室檔案管理的發(fā)展與進步。

1 信息時代檔案管理工作概述

1.1 信息化檔案管理內(nèi)涵

所謂檔案管理信息化就是在辦公室檔案管理工作中，融入信息化技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資料的高效收集、整理、歸檔與保存。另外，檔案管理部門還需要提供檔案信息資料。信息化檔案管理工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作有所不同，朝著智能化與數(shù)字化方向發(fā)展，但是信息化檔案管理工作一般需要在管理組織支持下開展。

1.2 信息化檔案管理工作內(nèi)容

信息化檔案管理工作的主要內(nèi)容主要包括：一，需要以硬件及信息軟件為基礎(chǔ)內(nèi)容，為檔案管理系統(tǒng)的有序運行提供保障；二，需結(jié)合我國當(dāng)前國情，從科學(xué)發(fā)展的角度入手，加強各個檔案管理部門之間的工作聯(lián)系，實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與全面化；三，加強檔案信息保存環(huán)節(jié)的智能化與信息化，將信息資源進行統(tǒng)一整理與歸檔，加強對檔案信息的傳播與推廣；第四，加強信息化管理技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以從信息化平臺的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與建設(shè)內(nèi)容相融合，實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的有序運行；四，加強專業(yè)人才的管理，尤其對于信息化技術(shù)，對人才要求高，為此需要加強人才隊伍建設(shè)，在吸引高水平員工的基礎(chǔ)上，采取各項激勵措施留住人才。

1.3 信息化檔案管理特點

首先，信息化檔案管理工作必須要在我國法律法規(guī)等各項制度范圍內(nèi)開展工作；其次，信息化檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相比較，實現(xiàn)了信息化與數(shù)字化；最后，數(shù)字化檔案管理工作實現(xiàn)了檔案資源管理方式的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，提高檔案管理工作效率。信息化檔案管理工作的核心內(nèi)容就在于將傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容與現(xiàn)代化的數(shù)字管理方式相融合，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量及效果。通過信息化及數(shù)字化手段，能夠節(jié)省檔案整理、保存及查詢的時間。

2 信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新措施

2.1 建設(shè)及應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)前信息化技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)是非常關(guān)鍵的。首先，企業(yè)要通過多方面扶持來推動檔案管理的信息化建設(shè)工作，以信息技術(shù)作為檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，從而更好的實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率，加強檔案的收集、整理與歸檔工作。單位需要為檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供物力、人力及財力的支持，為保證檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化起到保障作用；第二，傳統(tǒng)人工形式的檔案管理工作顯然是無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作需要，為此要加速檔案管理數(shù)字化建設(shè)，通過建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的低效、低質(zhì)；第三，通過建立檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案管理工作提供查詢與搜索功能，從而滿足檔案管理工作需要，改變傳統(tǒng)檔案查詢難、搜索慢的問題，提高檔案管理的實效性。因此，在檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，不僅要提供最為基礎(chǔ)的資料整理、歸檔問題，同時也需要結(jié)合實際工作需要，為方便后期檔案的使用起到推動作用。

2.2 加強檔案管理設(shè)計規(guī)劃和人才培養(yǎng)

檔案管理工作要想真正意義的實現(xiàn)信息化，就一定要從管理的觀念和思想上進行改革，因為檔案資料具有很大的參考和收藏價值，所以檔案管理人員在進行檔案的收集和歸檔過程中需要將檔案進行分類、整理，從而為以后的查檔工作提供便利。辦公室檔案管理人員的思想和觀念改革需要做到以下幾點：第一，檔案人員在進行辦公室檔案收集時需要做好基本的系統(tǒng)骨架設(shè)計，在歸檔時嚴(yán)格按照骨架大綱為依據(jù)進行整理，從而提高檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性；第二，相關(guān)企業(yè)、政府部門及事業(yè)單位還需要增加檔案管理的資金和技術(shù)支持，培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)的辦公室檔案管理人才，在對相關(guān)人才進行培養(yǎng)的過程中，可以與相關(guān)高校進行合作，將可塑性較高的檔案管理人員推薦給高校進行深造學(xué)習(xí)，同時還可以加強與相關(guān)企業(yè)進行技術(shù)交流，從而達(dá)到彌補檔案管理人員自身存在不足的目的，不斷的推動辦公室檔案管理工作發(fā)展和進步。

2.3 加強“云計算”在辦公室檔案管理中的應(yīng)用

目前，隨著云計算技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，其主要由多種運算技術(shù)綜合而成，并且云計算是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中較為新型的計算方式之一。通過將云計算方式在辦公室檔案管理中的應(yīng)用，云計算方式能夠?qū)n案管理中的分析、整理和歸納進行有效的處理，并且還能夠縮短不必要的時間，降低管理人員的工作量，提升辦公室檔案管理的可靠性和安全性。采用云計算方式能夠?qū)⒄?、企業(yè)等海量數(shù)據(jù)進行有效整合、分類和儲存，尤其是隨著近幾年科技的不斷進步和發(fā)展，大量的視頻、音頻以及圖片等檔案資料需要進行收集和整理，不僅增加了檔案資料的難度，還增加了儲存的容量，而云計算能夠為檔案管理工作節(jié)約大量時間。

2.4 檔案管理工作中需要注意保密工作

雖然先進的科技技術(shù)為辦公室檔案管理工作提供了更大的便捷，但其中也存在著較大的隱患，一旦出現(xiàn)檔案管理資料的泄露，將會對企業(yè)造成嚴(yán)重的損失，因此在實施檔案管理中一定要確保計算機操作過程中硬件和軟件的保密工作，并做好相應(yīng)的防范措施，對于一些機密的資料在設(shè)置密碼時要相對較為繁瑣一些，同時做好備份，避免因為計算機的原因而造成檔案資料丟失，給企業(yè)造成巨大的損失。因此，在實施檔案管理工作中需要在計算機上安裝防護軟件，例如AvastAntivirus、KasperskyAnti-Virus或AviraAntiVir等軟件，加強對計算機的保護，防止因為病毒等原因造成檔案資料泄露或丟失，給企業(yè)、公司等造成嚴(yán)重的損失。同時還需要由計算機專業(yè)維修人員對計算機硬件進行定期維護、檢修，及時更換存在問題的主機、硬件等，避免出現(xiàn)計算機死機等，造成存儲的檔案資料丟失。

結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展有著關(guān)鍵作用，尤其在制定決策環(huán)節(jié)，通過對以往工作經(jīng)驗的總結(jié)來進行才能夠保證決策的合理性。而傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展需求，建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)是非常關(guān)鍵的。企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強信息化管理平臺的建設(shè)與應(yīng)用，從而實現(xiàn)檔案管理工作的高效高質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李曉燕.辦公室檔案管理工作效率提升路徑分析[J].人才資源開發(fā)，2016（12）：174.

[2]李清華.人力資源和社會保障檔案管理的方法及應(yīng)用[J].蘭臺世界，2016（S1）：121.

[3]肖艷艷.新時期辦公室檔案管理規(guī)范化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（10）：131.

[4]李云娟.檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展風(fēng)險管理[J].勞動保障世界，2016（15）：48+50.

[5] 涂嬌麗 . 提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）：149-150.