高校財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)及其改進(jìn)措施

孟令新

摘要：高校財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的完整體現(xiàn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作有利于高校對(duì)財(cái)務(wù)信息的掌握和利用，目前高校財(cái)務(wù)檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性、專業(yè)性、利用性以及關(guān)聯(lián)性的特點(diǎn)，為了提高高校財(cái)務(wù)檔案管理的能力，可以從完善財(cái)務(wù)檔案管理信息化構(gòu)建，加強(qiáng)檔案的利用性、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理重要性教育工作、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提升專業(yè)素養(yǎng)三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理;特點(diǎn);措施

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）018-0284-01

一、引言

高校財(cái)務(wù)檔案是高校科研、教學(xué)活動(dòng)、建設(shè)等項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的具有憑證意義的財(cái)務(wù)申報(bào)書、財(cái)務(wù)報(bào)表、交易記錄等會(huì)計(jì)核算收支材料。對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理就是對(duì)高校各項(xiàng)活動(dòng)開支的有效控制，提高高校財(cái)務(wù)管理工作有助于改善高校往來(lái)資金利用的合理性。高校財(cái)務(wù)檔案管理普遍具有較強(qiáng)的真實(shí)性、專業(yè)性、利用性以及關(guān)聯(lián)性，本文具體探討了高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，并對(duì)完善高校財(cái)務(wù)檔案管理提出了改進(jìn)的措施。

二、高校財(cái)務(wù)檔案特點(diǎn)

（一）真實(shí)性

高校財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性主要表現(xiàn)高校在進(jìn)行任何有關(guān)于資金方面的工作時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生許多記錄資金往來(lái)的交易發(fā)票、憑據(jù)等，而這些直接證明交易過(guò)程的材料都準(zhǔn)確的保存在高校財(cái)務(wù)檔案管理體系中，同時(shí)對(duì)于保存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不得進(jìn)行更改，這也就確保了財(cái)務(wù)檔案管理中的交易數(shù)據(jù)與實(shí)際的交易情況是相符合的，具有較強(qiáng)的真實(shí)性，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析就可以清晰的看到高校的財(cái)務(wù)往來(lái)情況。

（二）專業(yè)性

高校財(cái)務(wù)檔案還表現(xiàn)為較高的專業(yè)性，這是因?yàn)樨?cái)務(wù)管理中牽涉到許多專業(yè)的名詞與計(jì)算公式，具體來(lái)說(shuō)體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，財(cái)務(wù)收支票據(jù)，這其中包含了學(xué)生學(xué)費(fèi)交易憑據(jù)、公共活動(dòng)開展費(fèi)用清單、科研項(xiàng)目資金使用、設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用清單以及院校設(shè)施建設(shè)費(fèi)用清單等;第二，財(cái)務(wù)核算往來(lái)憑據(jù)。這其中包含有老師工資發(fā)放清單、院校職工節(jié)日福利發(fā)放表、銀行往來(lái)對(duì)賬單等。

（三）利用性

高校財(cái)務(wù)檔案是對(duì)院校資金往來(lái)的詳細(xì)記錄，也是高校在后期進(jìn)行審核的重要憑證，因此高校財(cái)務(wù)檔案具有非常高的利用性。具體來(lái)說(shuō)可以分為兩個(gè)方面：第一，在財(cái)務(wù)檔案管理建立最初幾年時(shí)間內(nèi)，需要對(duì)進(jìn)行財(cái)務(wù)內(nèi)部賬單進(jìn)行核算以及賬單查詢;第二，在財(cái)務(wù)檔案管理工作完成以后，需要轉(zhuǎn)交給院校綜合檔案管理中心，這時(shí)檔案的使用主要集中在高校的財(cái)務(wù)審計(jì)、院校職工以及學(xué)生的財(cái)務(wù)憑證查詢。

（四）關(guān)聯(lián)性

現(xiàn)階段高校的財(cái)務(wù)管理方案普遍采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”以及“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”兩種方式，根據(jù)院校的實(shí)際情況并進(jìn)行評(píng)估審核后合理分配院校的公用資金與資源，將院校中的所有部門視為一個(gè)經(jīng)濟(jì)主體，在院校經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程中共同倡導(dǎo)節(jié)儉、增收，組建成相互聯(lián)系、相互關(guān)聯(lián)的財(cái)務(wù)主體，并且相互之間不可分割，清晰的體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)管理的狀況。另外，高校財(cái)務(wù)檔案也是院校進(jìn)行預(yù)算評(píng)估的主要依據(jù)，具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性。

三、高校財(cái)務(wù)檔案管理改進(jìn)措施

（一）完善財(cái)務(wù)檔案管理信息化構(gòu)建，加強(qiáng)檔案的利用性

我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化社會(huì)，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化構(gòu)建，不僅能夠有效的防止因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間放置造成字跡模糊的問(wèn)題，也能夠極大的改善財(cái)務(wù)檔案管理查詢業(yè)務(wù)的便捷性，提高檔案的利用效率。院校充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，落實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理信息化構(gòu)建工作，并可以開發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)軟件，使得所有的財(cái)務(wù)管理工作都可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，財(cái)務(wù)工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)會(huì)自動(dòng)生成檔案編號(hào)，方便進(jìn)行后續(xù)的檔案查詢。同時(shí)還可以將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分享給分管部門的財(cái)務(wù)管理人員，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理重要性教育工作

加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)每一位院校工作人員參與到財(cái)務(wù)檔案管理工作中。要想院校領(lǐng)導(dǎo)以及老師能夠重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須要讓院校職工明白財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)的重要性，只有這樣才能促進(jìn)院校領(lǐng)導(dǎo)與老師真正的將工作落實(shí)到實(shí)處。加強(qiáng)對(duì)院校領(lǐng)導(dǎo)和老師的宣傳教育工作，講解如何開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，以及財(cái)務(wù)管理工作對(duì)院校發(fā)展的重要性，讓院校所有人員都清楚院校財(cái)務(wù)檔案管理工作面臨的問(wèn)題以及優(yōu)化的方案，這些工作必須要院校領(lǐng)導(dǎo)和老師共同來(lái)完成，使每個(gè)人都充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)離不開大家的共同努力。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提升專業(yè)素養(yǎng)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息錄入和管理工作，這不僅要求管理人員對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、將各個(gè)紙質(zhì)信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，同時(shí)還要求管理人員能夠熟練的使用電腦、網(wǎng)絡(luò)以及信息安全等技能。高校財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)的好壞直接和檔案管理工作人員息息相關(guān)，為此，必須要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力并學(xué)習(xí)現(xiàn)代前沿技術(shù)，建立一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，建設(shè)完善的財(cái)務(wù)檔案信息化管理體系變的十分重要。高校財(cái)政資源的使用關(guān)系到高校的未來(lái)發(fā)展和規(guī)劃，因此，加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作非常有必要。高校財(cái)務(wù)檔案管理部門需要不斷完善管理制度，確保財(cái)務(wù)檔案管理能夠在高校發(fā)展中發(fā)揮出自身的價(jià)值。