淺析物資采購管理優(yōu)化對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益影響

田須然 黃麗麗

摘要：隨著企業(yè)不斷壯大，優(yōu)化企業(yè)物資采購管理逐漸成為提升企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。本文通過淺析企業(yè)在采購中存在的問題及優(yōu)化措施，以期降低采購成本、增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、提升企業(yè)競爭力。

關(guān)鍵詞：物資采購管理 優(yōu)化措施 采購成本 經(jīng)濟(jì)效益

一、企業(yè)優(yōu)化物資采購管理的意義和目的

企業(yè)物資采購對于企業(yè)的管理和運營具有十分重要的意義，企業(yè)的采購活動為企業(yè)的生產(chǎn)提供原材料，解決的是企業(yè)買什么、怎么買、買多少、何時買的問題?？茖W(xué)的采購流程可以減少企業(yè)物資采購的低效性和盲目性，為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，提高產(chǎn)品的市場競爭力。企業(yè)優(yōu)化物資采購管理的意義主要在于以下兩點：

第一，企業(yè)優(yōu)化物資采購管理有利于合理配置企業(yè)的生產(chǎn)要素。一般來說企業(yè)配置的資源是有限的，根據(jù)有限的資源做好物資采購是企業(yè)采購活動的根本。

第二，企業(yè)優(yōu)化物資采購管理有利于監(jiān)督企業(yè)采購人員的各項工作。實施高效的物資采購管理能夠在企業(yè)的采購活動中發(fā)揮監(jiān)督作用，一般來說高效的物資采購管理可以通過相關(guān)的信息系統(tǒng)來監(jiān)督和查看整個采購流程。完整的物資采購包括尋源、商務(wù)洽談、合同簽訂、訂單執(zhí)行以及原材料的最終入庫。高效的物資采購管理在以上環(huán)節(jié)均能實施監(jiān)督，從而保證整個物資采購過程的科學(xué)性和合理性。

企業(yè)物資采購管理是對采購行為的規(guī)范，是為了保證企業(yè)正常采購活動而對采購中各項信息與決策進(jìn)行綜合管理的過程。其根本目的是遵循政策法規(guī)及企業(yè)采購的基本原則，通過嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的采購程序，控制采購成本、質(zhì)量和進(jìn)度，采購到適宜的貨物、工程和服務(wù)。具體來說包括控制企業(yè)采購成本、保證貨物及時供應(yīng)、提升采購管理效益。

二、目前企業(yè)在物資采購管理中遇到的問題

（一）企業(yè)對物資采購監(jiān)管不嚴(yán)格

很多企業(yè)對于物資采購流程監(jiān)管不到位，雖然現(xiàn)在很多企業(yè)都通過了質(zhì)量體系認(rèn)證，但對物資采購僅僅停留在保留的體系文件里。有些企業(yè)沒有采購需求規(guī)劃，導(dǎo)致庫存很高但卻無料可用;有些企業(yè)采購追求價格越低越好，是否符合技術(shù)要求一概不論;有些企業(yè)一味認(rèn)可高質(zhì)量、追逐品牌效應(yīng)，成本故意被遺忘;甚至某些企業(yè)在采購中，將物資采購回來才發(fā)現(xiàn)是無用之物，這些都給企業(yè)的發(fā)展帶來巨大的隱患，給企業(yè)造成不必要的損失。

事實上，以上問題發(fā)生的根本原因在于這些企業(yè)對于物資采購沒有設(shè)置一個合理的監(jiān)督職位，或者有些企業(yè)雖然設(shè)立了監(jiān)督職位但是依然附屬物資采購部，沒有設(shè)置“隔離墻”，造成了監(jiān)管職位不能很好的發(fā)揮其監(jiān)管職能，形同虛設(shè)甚至同流合污。

（二）市場調(diào)研意識不強(qiáng)

很多企業(yè)的采購人員往往沒有進(jìn)行市場調(diào)研就開始采購產(chǎn)品，存在較大弊端，市民買菜一般都要貨比三家，看看商品的價格和新鮮程度，更何況是企業(yè)采購。如果長期依賴于同一家供應(yīng)商，缺乏市場上采購商品的價格和質(zhì)量對比，就會導(dǎo)致所采購的物資出現(xiàn)高價低質(zhì)的情況，這會嚴(yán)重影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，削弱企業(yè)生產(chǎn)商品的市場競爭力，甚至所采購物資如果質(zhì)量太差則將有可能為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失和潛在的市場風(fēng)險。

（三）企業(yè)內(nèi)部物資采購制度不健全

很多企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)因為內(nèi)控制度缺失，往往對企業(yè)的采購活動沒有制定合理的規(guī)范制度，一般都是企業(yè)負(fù)責(zé)人或者采購部門領(lǐng)導(dǎo)說采購什么物資采購人員就去采購什么物資，而且采購人員一般都是高層的親信，不僅采購計劃的隨意性太大，而且缺乏各部門之間的相互溝通和細(xì)節(jié)規(guī)劃，企業(yè)負(fù)責(zé)人或是采購部門領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力過大。此外，有些企業(yè)因為內(nèi)部物資采購制度不健全導(dǎo)致物資采購部門沒有形成科學(xué)的采購方法，不能用科學(xué)的方式完成企業(yè)的采購行為，本著有備無患的原則，形成大量的物資儲備，不僅造成了企業(yè)人力財力的浪費甚至對公司產(chǎn)品的更新?lián)Q代產(chǎn)生了不利影響。

（四）采購人員專業(yè)知識水平和素質(zhì)有待提高

很多企業(yè)采購人員素質(zhì)參差不齊，其采購人員在招聘中沒有經(jīng)過系統(tǒng)挑選亦或是在任用時任人唯親，導(dǎo)致采購人員在專業(yè)知識上有很大欠缺，不能為公司的采購活動提供專業(yè)的服務(wù)，在其為公司挑選采購物資時所采購的物品不能滿足企業(yè)自身的實際需求，給企業(yè)的日常生產(chǎn)和經(jīng)營帶來了不利影響。

三、優(yōu)化企業(yè)物資采購管理的方法和措施

（一）嚴(yán)控物資采購流程

企業(yè)采購物資的質(zhì)量、價位和數(shù)量都會影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本而且采購物資往往涉及較大數(shù)額的支出，為避免其中有以權(quán)謀私行為的出現(xiàn)，就要對采購物資的流程嚴(yán)加監(jiān)督管理以保證采購流程是在公開透明的環(huán)境下進(jìn)行的。企業(yè)想要對采購物資的流程嚴(yán)加監(jiān)督管理就需要設(shè)立一個獨立的監(jiān)管部門，通過協(xié)同進(jìn)行采購、抽查憑證、市場調(diào)研等方式對采購整個流程嚴(yán)加把控，包括深入調(diào)查采購物資的價格，尋求專業(yè)人士對企業(yè)采購物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時匡正，發(fā)現(xiàn)采購人員有違規(guī)行嚴(yán)肅處理等，最終目的都是明確采購流程，形成合理完善的采購制度。此外，還可以在全公司建立動態(tài)的反饋和監(jiān)督機(jī)制，使得企業(yè)每一位員工都可以對物資采購工作進(jìn)行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題隨時動態(tài)反饋并對挽回公司不良采購行為造成損失的員工給予獎勵，從各個方面提高對企業(yè)采購工作的監(jiān)督效果。

（二）與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，簽訂長期供貨協(xié)議

穩(wěn)定、可靠又經(jīng)濟(jì)的供貨來源供應(yīng)商管理的核心，因此，建立和維護(hù)采購與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系是必須的，不僅可以給企業(yè)帶來直接經(jīng)濟(jì)利益，而且企業(yè)花費人力和資金與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系以促成雙方長期穩(wěn)定的合作交流可以避免許多潛在問題，例如長期供貨協(xié)議可以很好地保證供貨質(zhì)量，同時也能有效避免采購人員滋生腐敗，此外還能與供應(yīng)商共享戰(zhàn)略資源，實時掌握原材料的市場變化，使企業(yè)更好的把握市場機(jī)遇，有效提升公司產(chǎn)品的市場競爭力。

企業(yè)可以采取的措施首先是重視對物資供應(yīng)商的扶持與維護(hù)，每年召開一次“供應(yīng)商大會”，在相互信任的基礎(chǔ)上，通過評優(yōu)授牌、優(yōu)先推薦等方式，建立共享利益的長期合作關(guān)系。

其次是與供應(yīng)方管理保持良好的合作關(guān)系，通過調(diào)研考核對在合作過程中未能誠信履約并給公司造成經(jīng)濟(jì)及聲譽損失的各類供應(yīng)方認(rèn)定為不誠信物資供應(yīng)商，而合作過程良好、實力雄厚、守信譽的供應(yīng)方認(rèn)定為優(yōu)秀物資供應(yīng)商。

（三）制定合理的采購計劃，完善物資采購和供應(yīng)商管理制度

企業(yè)的物資采購需要有合理完善的制度，采購人員應(yīng)對于庫存物資情況實時掌握，并能根據(jù)市場的變化制度采購物資的數(shù)量，不僅可以避免庫存物資過多造成資金和人力的浪費，而且可以避免在高價位時采購過多的物資為企業(yè)浪費資金。企業(yè)物資的采購還應(yīng)根據(jù)其經(jīng)營狀況進(jìn)行實時調(diào)整，建立動態(tài)的科學(xué)采購過程，例如企業(yè)經(jīng)營遇到一定困難，物資采購就應(yīng)相應(yīng)的減少以保證企業(yè)快速回籠資金讓企業(yè)順利度過困難。

（四）強(qiáng)化采購人員專業(yè)知識和素質(zhì)

企業(yè)要從招聘之初就應(yīng)該對負(fù)責(zé)采購工作的崗位人員提出較高的綜合要求，并且堅決杜絕采購人員任命時的任人唯親。一個合格的采購人員本身就具備較高的綜合素質(zhì)，不僅熟悉采購活動的整個流程，而且擁有較多的社會資源、具有一定的談判能力以保證能在采購過程中為企業(yè)贏得更多利益，最后是可以對采購物資質(zhì)量做出鑒別，盡力避免企業(yè)在采購中遭受欺騙損失。采購人員的綜合素質(zhì)不僅僅體現(xiàn)在專業(yè)知識和工作經(jīng)驗方面，更為重要的是其道德素質(zhì)的高低，要能在采購工作中抵抗誘惑和承受壓力。

因此，一個重視采購環(huán)節(jié)的企業(yè)必須更投入人力物力來提高采購人員的綜合素質(zhì)，除了在最初的招聘環(huán)節(jié)把關(guān)之外企業(yè)還要為采購人員組織專業(yè)的培訓(xùn)課程，編制《物資采購招標(biāo)手冊》《采購信息系統(tǒng)平臺操作手冊》等指導(dǎo)性文件，提高采購人員的操作應(yīng)用能力。同時大力做好廉政學(xué)習(xí)工作，并制定考核機(jī)制以保證采購人員在企業(yè)組織的培訓(xùn)過程中學(xué)到知識，建立正確的價值觀。

四、結(jié)束語

當(dāng)前我國企業(yè)面臨嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)形勢，企業(yè)必須要優(yōu)化物資采購管理，實現(xiàn)低成本高質(zhì)量的采購，才能使采購行為成為企業(yè)控成本、增收益的有力支撐，最終促使企業(yè)管理水平得到全面提升。目前很多企業(yè)物資采購工作還處于科學(xué)合理方式推行之初，還存在很多問題，因此需要管理層從嚴(yán)控物資采購流程;與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，簽訂長期供貨協(xié)議;制定合理的采購計劃，完善物資采購和供應(yīng)商管理制度;強(qiáng)化采購人員素質(zhì)等幾個方面入手優(yōu)化企業(yè)的物資采購管理。

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（作者單位：上海金發(fā)科技發(fā)展有限公司）