大型國有企業(yè)采購計劃信息化探究

史磊

摘要：隨著國企業(yè)的改革，信息化建設(shè)成為了其中一項重要的內(nèi)容。本文以大型國有企業(yè)采購信息化建設(shè)為主要研究對象，詳細的論述了大型國企采購計劃信息化建設(shè)的必要性，同時闡述了大型國企采購信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，目的在于能夠提升大型國有企業(yè)采購工作的透明度和工作效率。

關(guān)鍵詞：大型國有企業(yè);采購計劃;信息化建設(shè);探究

中圖分類號：F251 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）015-090-01

一、采購信息化的必要性

1.降低采購成本，提升管理水平

一方面，采購實現(xiàn)信息化之后，利用計算機技術(shù)，大大的提升了采購工作的效率，降低了采購成本，降低了企業(yè)的管理成本。另一方面，企業(yè)在采購過程本中由于監(jiān)督不到位，比較容易出現(xiàn)國有資產(chǎn)被私自侵吞的情況，實現(xiàn)采購信息化之后可以降低這種情況的發(fā)生，并且更加利于監(jiān)督和管理。從供應商角度看，采購信息化之后，所有的交易在計算機上進行，可以節(jié)省大量的成本。

2.減少無用功，提高采購效率

采購信息化可以采購延伸到各個部門，每個部門通過采購模塊將本部門的采購需求提交，系統(tǒng)會自動流轉(zhuǎn)至相關(guān)的審批人節(jié)點，所有相關(guān)審批完成之后，采購部門就可以實施采購工作，大大的節(jié)省了采購審批環(huán)節(jié)的時間，提升了工作效率。從采購方來看，采購信息化可以節(jié)省大量的公文審批時間，推進項目加快進度。采購信息化之后，所有關(guān)于采購的相關(guān)工作都可以實現(xiàn)無紙化辦公，工作人員不必再去打印大量的文件，既提高了工作效率，又節(jié)省管理成本。

3.避免暗箱操作，提升采購透明度

提到采購工作，人們往往想到的是這份工作“有油水可撈”，也就是說采購工作透明度和公正性較低，這也是為什么經(jīng)常會發(fā)生高價買到劣質(zhì)品的原因。傳統(tǒng)的采購模式，其監(jiān)督管理不可能做到面面俱到，以此便不能保證采購質(zhì)量。實現(xiàn)采購信息化之后，從采購的審批環(huán)節(jié)，指導采購入庫結(jié)束，所有的節(jié)點操作都可以在系統(tǒng)中清晰可見，這樣變回大大的提升采購透明度，使得整個采購過程掌握在可控范圍之內(nèi)。

二、采購信息化的建設(shè)

1.采購流程管理信息化

在傳統(tǒng)模式下，大型國企的采購流程全部是走紙質(zhì)化采購，從采購申請、審批、采購部門進行采購、回傳采購信息、采購入庫等。整個采購流程全部是由人工來進行審核和操作，工作費時費力，效率非常低。但是實現(xiàn)采購信息化之后，采購工作完全可以實現(xiàn)無紙化辦公，所有關(guān)于采購的申報、審批、回傳、入庫等全部可以實現(xiàn)信息化管理;借助信息化技術(shù)實現(xiàn)采購工作無紙化辦公，所有涉及到的采購的相關(guān)工作都可以通過PE端或者手機實現(xiàn)，信息化技術(shù)為大型國企的管理提供了重要的技術(shù)支撐。大型國企的采購信息化系統(tǒng)應該包含了以下幾個模塊（如圖1所示）：采購流程管理模塊、采購實施模塊、統(tǒng)計分析模塊以及采購監(jiān)控模塊等。在采購信息化系統(tǒng)中應該以采購清單為基礎(chǔ)單元，采購相關(guān)的管理監(jiān)督人員可以對整個采購流程進行監(jiān)督和控制，全面防范相關(guān)人員出現(xiàn)“暗箱操作”的情況，保證物資采購計劃和實際采購過程能夠保持一致性;采購人員實施完采購之后，必須要將所有的相關(guān)采購信息上傳至系統(tǒng)中，以供管理人員的核實和檢查。

與傳統(tǒng)的大型國企采購管理相比較而言，信息化采購系統(tǒng)具有很強的優(yōu)勢：所有物資采購清單實現(xiàn)了電子化，便于管理，而且通過電子采購清單可以清楚的掌握該項采購處于哪個階段;管理人員可以通過信息系統(tǒng)直觀的監(jiān)控，不僅提升了采購的透明度而且還大大的提升了采購管理效率。

2.采購過程信息化建設(shè)

采購過程信息化管理模塊就是要實現(xiàn)在采購過程中采購人員無需在深入市場進行調(diào)研、分析、比對等工作，而是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下實現(xiàn)“網(wǎng)絡采購”，從而降低大量的采購成本，提升采購工作的效率。在傳統(tǒng)的采購模式下，我們需要到市場中間對供應商進行調(diào)研，多家比對，需要投入大量的采購成本。但是，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下，大型國企的可以通過擴大供應商的方式，來提升供應商之間的競爭，形成具備一定降價空間的價格系統(tǒng)，將采購價格維持在相對合理的水平之內(nèi)。但是，要想實現(xiàn)網(wǎng)絡采購，前期必須要做好充足的準備工作：首先國有企業(yè)應該建立自己的采購網(wǎng)站，專門發(fā)布本企業(yè)的采購需求信息，用以吸引更多供應商來關(guān)注;其次，對供應商機型篩選、聯(lián)系他們進行注冊，提交供應商的相關(guān)資質(zhì)信息，然后在進行網(wǎng)上交易。為了能夠降低采購風險，企業(yè)應該讓多家供應商進入競爭，逐次核實供應商提供的物資信息，并同時將其傳達給相關(guān)的采購人員，在核實完信息之后，采購部門可以著手與供應商進行談判、交易、發(fā)貨、入庫等，這一系列的流程涉及到所有信息都可以在系統(tǒng)中查詢，因此管理人員可以隨時查看任何一項采購的進度，極大的提升了采購效率。

3.供應商管理信息化建設(shè)

大型國企采購中，供應商管理是一項非常重要的環(huán)節(jié)。在采購信息系統(tǒng)中我們必須要對供應商做好以下幾方面管理：（1）對供應商進行分類管理，針對不同種類的供應商進行策略管理，可以根據(jù)采購種類的不同進步劃分供應商。（21分級別管理。根據(jù)供應商資質(zhì)的不同，對供應商進行分級管理。同時還要根據(jù)公司的采購需求和金額等來確定具體的供應商等級。（3）實行動態(tài)管理。供應商的資質(zhì)和條件都在不斷地變化，因此我們要對供應商進行定期的跟蹤和檢查，一旦供應商條件發(fā)生變化，應該將其等級進行重新調(diào)整，尋找新的供應商。（4）實行聯(lián)動管理。供應商的信息庫建設(shè)要求多個部門主題參與，首先應該是提升采購部門、物資需求部門與供應商之間的聯(lián)動;其次，采購人員與供應商以及與信息庫專業(yè)人員的聯(lián)動交流。最后就是，采購信息與供應商之間形成聯(lián)動管理。根據(jù)以上信息系統(tǒng)中應該包含了供應商準入管理模塊、供應商等級認證、供應商評價系統(tǒng)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等模塊，同時還應該配備專業(yè)的管理人員，對供應商進行管理。

三、結(jié)語

綜合上文所述，為了能夠提升采購工作的效率，降低采購成本，提升采購透明度等，大型國有企業(yè)采購信息化建設(shè)必須得到重視。為了能夠更好的實現(xiàn)采購信息化管理首先要建立采購流程管理、采購過程管理、采購計劃管理以及供應商管理等重要模塊。