論檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

陳志云

【摘要】檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄，作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)的發(fā)展歷程中發(fā)揮著重要作用。用檔案管理的理念和標(biāo)準(zhǔn)，倒逼項(xiàng)目建設(shè)基礎(chǔ)管理，確保項(xiàng)目建設(shè)穩(wěn)步開(kāi)展;充分挖掘檔案資源的作用，為技術(shù)工作提供扎實(shí)的數(shù)據(jù)和資料支撐，推進(jìn)公司技術(shù)改造;整合重組科研檔案，引導(dǎo)企業(yè)開(kāi)展創(chuàng)新優(yōu)化活動(dòng)。

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)據(jù);利用;作用

檔案是歷史的記憶，是文明的記載，是發(fā)展的影像。在企業(yè)的發(fā)展歷程中，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄，作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，以獨(dú)特的方式發(fā)揮著重要作用。

一、檔案管理助力項(xiàng)目建設(shè)，確保項(xiàng)目穩(wěn)步開(kāi)展

2006年，企業(yè)響應(yīng)市政府關(guān)于化工企業(yè)退城進(jìn)郊的號(hào)召，搬遷至南通經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)港口工業(yè)三區(qū)，自此化工新材料產(chǎn)業(yè)基地正式開(kāi)工建設(shè)。期間6萬(wàn)噸/年P(guān)BT基礎(chǔ)樹(shù)脂、5萬(wàn)噸/年基礎(chǔ)環(huán)氧樹(shù)脂、9萬(wàn)噸/年雙酚A等數(shù)個(gè)項(xiàng)目同時(shí)開(kāi)工建設(shè)。為確保各項(xiàng)目有序順利開(kāi)展，檔案管理員制定《施工圖紙發(fā)放管理辦法》《項(xiàng)目檔案管理制度》等規(guī)范性文件;建立各項(xiàng)目資料網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)時(shí)更新各項(xiàng)目資料內(nèi)容、版次，提高資料的利用效率;對(duì)施工單位、監(jiān)理單位的檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，組織專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案材料進(jìn)行審核，確保其真實(shí)準(zhǔn)確。通過(guò)一系列的努力，各建設(shè)項(xiàng)目均按期竣工，順利投產(chǎn)。

用檔案管理的理念和標(biāo)準(zhǔn)，倒逼項(xiàng)目建設(shè)基礎(chǔ)管理，是檔案管理對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的最大貢獻(xiàn)。檔案管理員通過(guò)對(duì)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，細(xì)化《建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍表》，明確歸檔范圍、歸檔責(zé)任;從前端控制入手，將檔案工作融入到項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，將檔案管理延伸到施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程層層把關(guān)，全面跟蹤項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，為項(xiàng)目建設(shè)提供有效利用，促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)管理水平的改進(jìn)和提升。

二、充分挖掘檔案資源，推進(jìn)公司技術(shù)改造

為突破9萬(wàn)噸裝置的工藝技術(shù)瓶頸，降低原材料和能源消耗，提高產(chǎn)品質(zhì)量等級(jí)，企業(yè)于2014-2015年通過(guò)工藝優(yōu)化、技術(shù)改造，將雙酚A裝置的產(chǎn)能提升至15萬(wàn)噸/年，產(chǎn)品質(zhì)量提升至聚碳級(jí)水平。在此過(guò)程中，檔案管理員充分挖掘檔案資源的作用，為技術(shù)工作提供扎實(shí)的數(shù)據(jù)和資料支撐、確保9擴(kuò)15技改項(xiàng)目順利開(kāi)展。

為了更精準(zhǔn)、快速地提供利用，檔案人員組織項(xiàng)目、技術(shù)、生產(chǎn)等部門(mén)的工程技術(shù)人員，對(duì)9萬(wàn)噸雙酚A項(xiàng)目以及無(wú)錫2.5萬(wàn)噸雙酚A項(xiàng)目近千卷的檔案進(jìn)行提煉梳理，著重提煉合成回收、結(jié)晶、造粒等技改單元的工藝流程圖、操作參數(shù)、設(shè)備參數(shù)等檔案資料，形成《雙酚A裝置工藝技術(shù)資料匯編》。在此基礎(chǔ)上，技術(shù)人員通過(guò)梳理還獲得了很多改進(jìn)靈感，如：增加“懸浮液結(jié)晶+轉(zhuǎn)轂式過(guò)濾機(jī)分離”組合工藝單元;雙酚A產(chǎn)品熔融液直供環(huán)氧裝置;參照2.5萬(wàn)噸裝置汽提單元進(jìn)行放大設(shè)計(jì)，用于生產(chǎn)聚碳級(jí)雙酚A產(chǎn)品等。通過(guò)各方辛勤努力和檔案資源的充分開(kāi)發(fā)利用，公司9擴(kuò)15萬(wàn)噸/年雙酚A技改項(xiàng)目于2015年6月順利完工并開(kāi)車成功，實(shí)現(xiàn)年銷售收入約5.8億元，比改造前增加約1.3億元。

三、整合重組科研檔案，引導(dǎo)企業(yè)創(chuàng)新優(yōu)化活動(dòng)

2008年以來(lái)，公司在抓好企業(yè)運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)的同時(shí)，注重工藝的創(chuàng)新與優(yōu)化，以及注重高性能高品質(zhì)產(chǎn)品的研發(fā)。公司在各產(chǎn)品領(lǐng)域，獲得40件發(fā)明專利、10件實(shí)用新型專利。其中“一種鐵系催化劑失活再生方法”專利榮獲第19屆中國(guó)專利優(yōu)秀獎(jiǎng)，實(shí)現(xiàn)國(guó)家級(jí)專利獎(jiǎng)零的突破。這些成果離不開(kāi)科研檔案的技術(shù)支持，檔案管理員將科研檔案按照產(chǎn)品類別、成果類型進(jìn)行整合重組，形成了一份全面系統(tǒng)的檔案目錄。技術(shù)人員通過(guò)這份目錄對(duì)科研成果有了全局的認(rèn)識(shí)，并且能簡(jiǎn)便地獲得同類別的多個(gè)科研檔案，將它們聯(lián)系起來(lái)，獲得技術(shù)創(chuàng)新的靈感。

在一次例行的技術(shù)交流過(guò)程中，技術(shù)人員通過(guò)檔案發(fā)現(xiàn)“一種用于多效蒸發(fā)系統(tǒng)的局部強(qiáng)制循環(huán)脫鹽方法”“以蒸汽噴射及液環(huán)真空泵組合實(shí)現(xiàn)雙酚A汽提單元真空的方法”及“以液環(huán)真空泵實(shí)現(xiàn)雙酚A真空精餾與真空蒸發(fā)的裝置”等多個(gè)發(fā)明專利之間可以加以聯(lián)合運(yùn)用，經(jīng)過(guò)反復(fù)查詢相關(guān)專利、文獻(xiàn)和鉆研，通過(guò)集成創(chuàng)新制訂出相關(guān)解決方案，創(chuàng)造性地在雙酚A技改項(xiàng)目中采用懸浮/降膜分步結(jié)晶組合技術(shù)，實(shí)現(xiàn)雙酚A產(chǎn)品純度、收率以及綜合的裝置經(jīng)濟(jì)效益最大化，使雙酚A產(chǎn)品質(zhì)量等級(jí)由原先的環(huán)氧級(jí)提升到聚碳級(jí)，此項(xiàng)技術(shù)獲得了2015年度中國(guó)石油和化工科技進(jìn)步一等獎(jiǎng)、2016年度中國(guó)化工集團(tuán)科技進(jìn)步特等獎(jiǎng)。

檔案記錄了企業(yè)發(fā)展變遷的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，為企業(yè)開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)提供了保障，為企業(yè)開(kāi)展工藝改進(jìn)提供了靈感，為企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供了有效支持。展望未來(lái)，檔案工作將繼續(xù)以服務(wù)于企業(yè)發(fā)展方向、服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為出發(fā)點(diǎn)，開(kāi)展創(chuàng)新，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)管理，全面提升檔案管理能力，提高檔案管理水平。

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