關(guān)于文化藝術(shù)檔案信息資源共享的探討

金艷萍

摘要：本文從檔案實際出發(fā)，著重探討了這一領域中檔案信息及檔案信息資源等有關(guān)概念以及以市級、區(qū)縣級文化館為主體實施構(gòu)建的檔案信息資源共享模式：檔案信息咨詢共享模式和網(wǎng)絡檔案信息資源共享模式的實施和所需的運行機制。以期對文化藝術(shù)檔案信息資源共享理論與實踐的發(fā)展有所促進。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;共享模式;運行機制

檔案作為一種信息資源，現(xiàn)在通過計算機輸入，掃描，電子文檔生成等多種方式可以使檔案信息脫離紙質(zhì)等實物載體而以電子信息的形式存在，這樣就可以通過計算機對檔案信息進行存儲和檢索，通過網(wǎng)絡對信息進行傳遞，大大提高了檔案信息的利用效率。目前，各單位、部門都在進行檔案信息化工作，但相對獨立，分散，如何更好的利用檔案信息資源呢？檔案信息資源共享就是一種有效的解決方法。下面將以文化館為研究對象，探討市級、區(qū)級文化館的檔案資源信息共享模式及運行機制。

一、檔案信息資源及檔案信息資源共享的描述

1.檔案信息資源的描述

檔案信息主要來自于檔案數(shù)字化后形成的電子信息，也可以是直接由計算機軟件生成的電子文檔。結(jié)合實際情況，檔案信息主要有以下幾種形式：檔案目錄信息、檔案專題信息、檔案全文信息。按照信息的開放程度，可以將它分為：公開檔案信息、非公開檔案信息。

2.檔案信息資源建設

對于文化館來說就是要整理、完善檔案資料。做好檔案資源的數(shù)字化工作，生成檔案信息資源。建立規(guī)范的數(shù)據(jù)格式標準，使得數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)化和導入，從而避免了重新輸入。

3.檔案信息資源共享的描述

檔案資源共享系統(tǒng)可以細化描述為一個以檔案利用需求中心，以信息技術(shù)為基礎，以檔案信息資源的橫向與縱向整合與共享為手段，以實現(xiàn)檔案資源共享為目標的一種信息共享系統(tǒng)。

4.檔案信息資源共享的意義

①整合檔案信息資源，方便統(tǒng)計、編研等工作開展。整合了各文化館的目錄信息，全文信息（整合的標準、技術(shù)問題這里暫不討論）將有助于市文化館進行檔案統(tǒng)計，編研等工作。

②加強館際交流與合作。通過檔案信息資源共享系統(tǒng)各區(qū)縣檔案館將可以開展跨區(qū)的檔案交流與合作。

③為今后建設檔案信息資源網(wǎng)奠定基礎?？梢砸罁?jù)檔案信息資源共享系統(tǒng)逐步建設檔案信息資源網(wǎng)絡，提高檔案利用效率，增強利用者的檔案利用需求，形成檔案利用的良好循環(huán)。

二、檔案信息資源及共享的現(xiàn)狀

據(jù)了解，上海市文化藝術(shù)檔案館根據(jù)藝術(shù)生產(chǎn)的自身規(guī)律和收集保管的特點，通過對藝術(shù)檔案材料進行實體管理和數(shù)據(jù)庫管理的兩種不同形式，形成了對各文化藝術(shù)單位藝術(shù)檔案科學管理的網(wǎng)絡。為滿足社會各界對藝術(shù)檔案的利用需要。據(jù)調(diào)查，寧波市文化館間的檔案信息資源相對獨立，交流較少。

三、檔案信息資源共享模式

1.檔案信息咨詢共享模式

這種共享模式主要是檔案館工作人員通過電話，電子郵件等方式向其他檔案館發(fā)布檔案查詢申請，由檔案館員查詢后給出答復，從而達到檔案信息共享利用的目的。這種方式構(gòu)建簡單，能夠較快的定位所需檔案的存儲位置，得到所需的信息數(shù)據(jù)，但是功能比較單一，適合于那些只需了解相關(guān)少量檔案信息，而不需要提供檔案憑證的檔案需求。

2.網(wǎng)絡檔案信息資源共享模式

這種共享模式主要是通過構(gòu)建網(wǎng)絡平臺，將檔案館的檔案信息資源在網(wǎng)絡上整合發(fā)布或分別提供利用，達到檔案資源共享的目的。檔案信息包括全文信息都能夠存儲在數(shù)據(jù)庫中提供查詢利用，并利用網(wǎng)絡進行傳送。這種方式無疑能更好的促進檔案信息資源的共享，更好的開發(fā)利用檔案信息資源。這個網(wǎng)絡平臺是以網(wǎng)站為外在表現(xiàn)形式，其后臺的數(shù)據(jù)庫包括了相關(guān)的檔案信息資源數(shù)據(jù)，利用者可以通過網(wǎng)站的檢索界面檢索相關(guān)的檔案信息資源信息，并通過這種形式來達到共享檔案信息資源的目的。

3.文化藝術(shù)網(wǎng)絡檔案信息資源共享模式。共享模式主要是指由市文化館確定檔案信息資源整合的項目，由各個區(qū)縣檔案館分別將本館掌握的這部分檔案信息資源數(shù)據(jù)庫上傳市文化館，由市文化館有關(guān)部門將數(shù)據(jù)整合后在市文化館網(wǎng)站上設立查詢界面提供利用。

①網(wǎng)絡檔案信息資源共享模式運行流程。各區(qū)縣文化館進行檔案信息資源調(diào)查分析，了解館藏檔案信息資源及數(shù)字化情況，然后分類上報市文化館匯總。以后可以定期上報檔案信息資源變化和利用的情況。

②上報檔案數(shù)據(jù)庫，整合數(shù)據(jù)。依照規(guī)定的數(shù)據(jù)格式，各區(qū)縣文化館將確定共享的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫上報市文化館，由市文化館統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)，建立相應的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫。

③檔案信息資源數(shù)據(jù)發(fā)布，提供檢索利用。市文化館將整合完畢的檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)，提供相應的檔案信息資源信息檢索界面。各檔案單位可以根據(jù)權(quán)限來訪問檔案信息內(nèi)網(wǎng)檔案信息資源。如果檔案信息資源可以向公眾開放的，則通過市文化館網(wǎng)站統(tǒng)一提供檢索。

四、檔案信息資源共享模式運行機制

1.依法調(diào)控機制

檔案信息資源共享是一個系統(tǒng)工程，所涉及的檔案信息管理領域也是一個較新的領域，還有很多問題需要解決，如檔案信息資源的查閱權(quán)限，檔案信息的數(shù)據(jù)類型等，所以，檔案信息資源共享模式的實現(xiàn)就必須依靠相關(guān)的法規(guī)、標準來統(tǒng)一，協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系。

2.檔案信息需求調(diào)查機制

檔案存在的目的是為了利用，是為了滿足檔案利用者的需要。檔案信息服務要更好的發(fā)揮作用，就必須及時了解掌握公眾的檔案利用需求。

3.有序的組織領導機制

各級領導重視檔案信息資源共享工作、關(guān)心和支持檔案信息工作，才能在隊伍建設和硬件配備上給予加強和支持，為檔案信息資源共享工作打下一個良好的工作基礎。

4.檔案信息資源建設、協(xié)調(diào)機制

各個檔案館掌握的檔案資源不同，開發(fā)的檔案信息資源的程度也各不相同。為此需要市文化館制定相關(guān)的協(xié)調(diào)機制，督促各個文化館將相關(guān)檔案信息資源建設列入工作計劃.另外在開發(fā)新的檔案信息資源時，可以將檔案館以及專業(yè)的文化藝術(shù)檔案館好的做法，經(jīng)驗加以推廣。

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