信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

李爽

摘 要：信息時(shí)代下，檔案管理工作需要進(jìn)一步創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)新發(fā)展，邁上新臺(tái)階。當(dāng)下，守信息時(shí)代的影響，檔案管理工作的創(chuàng)新措施正在朝著智能化、集成化、多元化方向不斷發(fā)展，對(duì)各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用方式也日趨成熟，據(jù)此，本文分析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施，以期能為檔案管理工作在信息時(shí)代中實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理工作 創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息全球化進(jìn)程不斷加快，為我國(guó)檔案管理工作的創(chuàng)新、發(fā)展提供了良好的外部環(huán)境與機(jī)會(huì)。目前，全球已全面進(jìn)入信息化時(shí)代，為我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展提供了更新更高的要求，要求檔案管理工作應(yīng)全面建立信息化檔案管理工作模式且應(yīng)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，這無(wú)疑是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展、檔案管理工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必經(jīng)之路，對(duì)檔案管理工作效率的提升、對(duì)檔案管理各項(xiàng)資源的有效結(jié)合有推動(dòng)作用，并有效降低了檔案管理工作投入的成本。因此信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作如何實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，是擺在相關(guān)研究人員面前亟待解決的重要課題。

1.檔案管理信息化的重要優(yōu)勢(shì)

1.1信息采集更便捷。在信息時(shí)代，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展與建設(shè)已經(jīng)勢(shì)在必行，而信息化的檔案管理工作在采集信息方面，能夠有效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性和強(qiáng)大的交互性、共享性等重要優(yōu)勢(shì)，用最短的時(shí)間搜集整理出海量的檔案信息，在有效保障檔案信息采集時(shí)效性的同時(shí)，進(jìn)一步加快了信息的采集速度，為有效提升檔案管理效率奠定了良好基礎(chǔ)。

1.2檔案管理更高效。通過(guò)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理工作當(dāng)中積極運(yùn)用包括電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代信息技術(shù)等，能夠?qū)⒃痉稚⒌臋n案信息進(jìn)行集中處理，而通過(guò)將不易保存和運(yùn)輸?shù)募堎|(zhì)版檔案匯總整理成電子檔案，并將其上傳至相關(guān)管理庫(kù)當(dāng)中能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的永久、妥善保存。尤其是在借助專(zhuān)業(yè)管理軟件下，使得檔案信息分析、處理速度更快，準(zhǔn)確性更高，對(duì)于提升整體檔案管理水平具有積極意義。

2.信息時(shí)代背景下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

2.1無(wú)紙化。在以往對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，采取紙質(zhì)方式，從檔案的建檔、存儲(chǔ)和使用的過(guò)程中，紙質(zhì)檔案需要大量人力、物力和財(cái)力，并且檔案的存儲(chǔ)需要非常大的空間。隨著檔案信息的不斷增加，檔案存儲(chǔ)空間已經(jīng)無(wú)法滿足，需要更多的檔案儲(chǔ)存室。在這樣的檔案管理工作中，檔案管理的成本比較大。在信息時(shí)代背景下，檔案以數(shù)據(jù)形式存在，不需要占據(jù)實(shí)際空間，也不需要太多的人進(jìn)行管理。無(wú)紙化是檔案管理工作的趨勢(shì)之一。

2.2精細(xì)化。在檔案管理的過(guò)程中，其種類(lèi)復(fù)雜繁多，在企事業(yè)單位的部門(mén)、個(gè)人等都有檔案，這些檔案整理時(shí)，依靠人力很容易混亂，雖然在檔案庫(kù)中進(jìn)行分類(lèi)，隨著檔案數(shù)量的增加，檔案的查詢(xún)和調(diào)動(dòng)消耗更長(zhǎng)的時(shí)間，影響檔案管理的效率。在信息時(shí)代檔案管理中，根據(jù)其內(nèi)部體系的不同設(shè)置相應(yīng)的分支，逐層設(shè)置子分子，讓檔案信息更加容易查找和管理。

2.3實(shí)時(shí)化。在新的社會(huì)發(fā)展背景下，提高工作效率能夠增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，因此，檔案管理工作需要注重檔案管理效率的提高，符合時(shí)代發(fā)展的要求。在紙質(zhì)檔案管理中，具有局限性，檔案的構(gòu)建、存儲(chǔ)以及使用難以實(shí)時(shí)完成，需要比較長(zhǎng)的時(shí)間，影響到檔案管理的效率。在信息化時(shí)代趨勢(shì)中，借助網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)化傳輸，打破距離的限制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性。

3.信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

3.1信息化檔案管理理念的創(chuàng)新。信息化檔案管理理念的創(chuàng)新，是檔案管理工作得到創(chuàng)新的重要前提，對(duì)檔案管理工作作出正確的思想指導(dǎo)，引領(lǐng)檔案管理工作向數(shù)字化、現(xiàn)代化、質(zhì)量化的方向發(fā)展。在日常檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程之中，檔案管理工作人員應(yīng)以科學(xué)發(fā)展觀作為檔案管理工作的指導(dǎo)思想，并對(duì)檔案信息化管理工作予以高度重視，這對(duì)信息化檔案管理工作質(zhì)量的提升有著決定性的影響。同時(shí)，檔案管理工作人員應(yīng)樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，敢于研發(fā)，不斷促進(jìn)管理理念與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)提升檔案管理工作的實(shí)效性，為廣大群眾提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

3.2適當(dāng)?shù)臏p少紙質(zhì)檔案。①重要的文獻(xiàn)資料采用“紙質(zhì) + 電子”形式保存。對(duì)于一些重要的文獻(xiàn)資料來(lái)說(shuō)，因?yàn)槠渥陨韮r(jià)值非常高，所以在選擇保存形式的時(shí)候就不能從“省錢(qián)”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質(zhì)檔案本身容易遭蟲(chóng)蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻(xiàn)資料萬(wàn)無(wú)一失，必須要采用“紙質(zhì)+電子”的雙保險(xiǎn)保存形式。②普通的檔案用電子形式保存。普通的檔案由于信息量大，應(yīng)用范圍廣，如果僅依靠紙質(zhì)文件保存，那無(wú)疑是費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)空間，所以對(duì)于這些檔案信息，可以采用純電子形式進(jìn)行保存，如果有需要的時(shí)候可以打印出來(lái)形成紙質(zhì)文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進(jìn)行轉(zhuǎn)換和識(shí)別，避免出現(xiàn)章印、簽字受污的情況。

3.3構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)。檔案管理中，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)從縱向和橫向兩個(gè)層面開(kāi)展。信息化時(shí)代背景下，社會(huì)資源和信息資源不斷增加，單一的部門(mén)難以完成檔案資源的管理，需要保證不同部門(mén)之間的聯(lián)系，促進(jìn)不同部門(mén)之間檔案信息的共享，促進(jìn)檔案管理體系的完善，搭建信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。同時(shí)檔案管理人員需要對(duì)信息資源進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行篩選，幫助使用人員找到使用的資料。其次，構(gòu)建自動(dòng)化電子檔案。在檔案管理工作中，注重信息化技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)上傳和管理，提高電子檔案的利用效率。因此，在檔案管理的過(guò)程中，需要加強(qiáng)電子檔案的自動(dòng)化管理措施，更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的上傳和收集，提高電子檔案的價(jià)值。第三，完善信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在檔案的查詢(xún)和搜索中采取人工方式，需要大量的時(shí)間，給檔案管理工作帶來(lái)影響，難以滿足檔案管理工作的需求。因此，在檔案信息管理中，需要構(gòu)建相應(yīng)的信息化平臺(tái)，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

3.4建立良性運(yùn)行機(jī)制。在創(chuàng)新檔案管理工作的過(guò)程中，工作人員發(fā)揮著重要的作用。為了加強(qiáng)檔案管理制度，提高工作效率，還需要提升工作人員的素質(zhì)。管理部門(mén)需要培養(yǎng)素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，讓工作人員熱愛(ài)自己的事業(yè)，大膽創(chuàng)新，同時(shí)掌握檔案管理行業(yè)的發(fā)展規(guī)律，并定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核。建立完善的管理制度實(shí)現(xiàn)規(guī)范化服務(wù)的目的，充分調(diào)動(dòng)工作人員對(duì)工作的積極性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，走檔案工作的可持續(xù)發(fā)展路線。

結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代下，創(chuàng)新是檔案管理工作發(fā)展必須執(zhí)行的一個(gè)要求。新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，要求檔案管理工作做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，確保在文化事業(yè)大繁榮的環(huán)境下不斷發(fā)展。信息時(shí)代在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的同時(shí)，應(yīng)切實(shí)維護(hù)好公眾的權(quán)益，盡可能滿足社會(huì)公眾對(duì)順利獲取檔案信息資源的需求。此外，應(yīng)加大對(duì)檔案資源信息庫(kù)安全問(wèn)題的重視，切實(shí)將檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化建設(shè)結(jié)合起來(lái)，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理信息化完善，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

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