淺談機(jī)關(guān)文件與檔案一體化管理

王耀輝

【摘 要】在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，不同領(lǐng)域的企業(yè)業(yè)務(wù)也在不斷拓展，使得企業(yè)文件與檔案的數(shù)量不斷增加。而傳統(tǒng)的文件檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求，為了提高文檔和檔案的管理水平，則需要進(jìn)行文檔一體化管理建設(shè)?；诖?，論文主要概述了文檔一體化管理，研究了文檔一體化管理的思路。

【Abstract】Under the background of the rapid development of social economy， the business of enterprises in different fields is expanding constantly， which makes the number of enterprise files and archives increase constantly. However， the traditional file management mode cannot meet the needs of modern enterprise development. In order to improve the management level of documents and archives， it is necessary to carry out the construction of integrated document management. Based on this， this paper mainly outlines the document integration management， studies the idea of document integration management.

【關(guān)鍵詞】文件;檔案;管理

【Keywords】 documents; archives; management

【中圖分類號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）05-0049-02

1 文檔一體化管理概述

就文檔一體化管理來說，其是借助計(jì)算機(jī)及其技術(shù)的功能，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，進(jìn)行文件制作、使用、暫存、永存四個(gè)階段的管理，從而實(shí)現(xiàn)文件的全過程管理，進(jìn)而達(dá)到文件與檔案管理的最佳效果[1]。對(duì)于企業(yè)來說，文檔一體化管理不僅是檔案管理的發(fā)展趨勢，而且是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，更是電子檔案文件發(fā)展的必然要求。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，做到與時(shí)俱進(jìn)，則需要加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理工作，將文件與檔案的一體化管理落實(shí)到位，提高文檔管理工作的效率，節(jié)約企業(yè)發(fā)展過程中人力、物力的消耗，從而為企業(yè)的長久發(fā)展提供保障。

2 文檔一體化管理思路

2.1 文檔應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路

為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理，則需先進(jìn)行管理應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，即借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)管理平臺(tái)等方式對(duì)文件和檔案進(jìn)行有效管理。就應(yīng)用系統(tǒng)來說，工作人員可以對(duì)文件進(jìn)行瀏覽、修改，在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，可對(duì)電子文件和檔案進(jìn)行篩選和整理，從而對(duì)文件和檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理，即需保存的文檔進(jìn)行保存，需傳送的文檔進(jìn)行傳送。電子文檔已成為現(xiàn)代辦公常用的一種文檔方式，通過使用管理應(yīng)用系統(tǒng)，可以幫助文檔管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的工作，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)能夠保障文檔的完整性、可靠性，從而降低文件傳輸、保存等過程中錯(cuò)誤發(fā)生的概率。

2.2 文檔一體化管理的互動(dòng)性

文書工作是企業(yè)文件管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其與檔案工作存在一定的聯(lián)系，為了進(jìn)一步提高文檔的管理水平，則需要加強(qiáng)兩者間的關(guān)聯(lián)性，將兩者有效地結(jié)合在一起，從而提升企業(yè)文檔管理的質(zhì)量和服務(wù)水平。在實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的過程中，檔案工作與業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在相互作用，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作可以為檔案工作人員提供幫助，在一定程度上強(qiáng)化了社會(huì)積累財(cái)富的執(zhí)行力。同時(shí)檔案工作可以完成業(yè)務(wù)工作的信息積累和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，為企業(yè)開展業(yè)務(wù)工作奠定基礎(chǔ)。除了業(yè)務(wù)部門外，其與財(cái)務(wù)部門、人力部門等都有一定的聯(lián)系。總之，在文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)過程中，應(yīng)加強(qiáng)文檔管理與其他部門的互動(dòng)性，從而促進(jìn)各部門的共同發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 工作流程的集成化

就傳統(tǒng)文件管理來說，無論是文件的形式、歸檔，還是檔案管理的提供利用、保管等，都將文件生命周期劃分為現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期三個(gè)過程，且三者間存在相互獨(dú)立的關(guān)系，通過對(duì)應(yīng)的三個(gè)部門（現(xiàn)行業(yè)務(wù)工作部門、機(jī)構(gòu)檔案室、檔案館）進(jìn)行工作[2]。而文檔一體化管理，則是將文件、檔案的管理流程進(jìn)行了集成化處理，即保障系統(tǒng)、控制中心、工作制度、工作程序等方面的統(tǒng)一性，將檔案的著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿到文件的形成、流轉(zhuǎn)、移交、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而保障工作流程的集成化、信息的共享化。另外，還應(yīng)優(yōu)化工作流程，使其能夠?qū)Σ煌奈募M(jìn)行針對(duì)性的處理，從而簡化文檔管理的流程，提高文檔管理工作的效率，保障文檔信息的有效性、完整性。

2.4 業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化

安全網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息系統(tǒng)等方面是文檔一體化管理實(shí)現(xiàn)的重要基礎(chǔ)，先進(jìn)的管理理念是發(fā)揮文檔一體化管理職能的重要前提，在先進(jìn)的理念、技術(shù)等方面的條件下，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化的信息系統(tǒng)構(gòu)建，從而提高文檔一體化管理的效率和質(zhì)量。另外，業(yè)務(wù)工作是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益增加的重要途徑，為了保障業(yè)務(wù)工作的高效率、高質(zhì)量，則需要增加業(yè)務(wù)處理相關(guān)的系統(tǒng)自動(dòng)處理技術(shù)，比如，電子文件處理的責(zé)任鏈信息記錄、電子文件版本信息的自動(dòng)跟蹤等，這些文件自動(dòng)處理技術(shù)的應(yīng)用使得業(yè)務(wù)處理工作的自動(dòng)化程度大大提高，同時(shí)降低了人工操作的復(fù)雜程度[3]。此外，在業(yè)務(wù)的自動(dòng)化處理過程中，會(huì)在系統(tǒng)身份認(rèn)證后有相關(guān)記錄的生成和保存，極大程度上保障了電子文件生命周期內(nèi)活動(dòng)信息記載的有效性、真實(shí)性。

3 結(jié)語

總而言之，文檔一體化的管理是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的必然選擇，通過對(duì)文件和檔案的有效管理，在促進(jìn)其與各個(gè)部門工作效率的同時(shí)，使得各部門間的溝通交流增多，減少錯(cuò)誤操作，促進(jìn)部門之間的共同發(fā)展。在進(jìn)行文檔一體化管理建設(shè)的過程中，應(yīng)加強(qiáng)文檔應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)質(zhì)量，強(qiáng)化部門間的互動(dòng)性、提升工作流程的集成化和業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化，從而真正落實(shí)文檔一體化管理，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】鄭川，向禹.檔案規(guī)范性文件的效力層級(jí)淺析[J].資源信息與工程，2018，33（05）：176-178.

【2】劉星余.檔案管理工作的流程與方法[J].勞動(dòng)保障世界，2018（27）：59.

【3】李政清.做好機(jī)關(guān)文書檔案規(guī)范化管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：102+114.