文書檔案管理中文書工作的重要性分析

陳細(xì)妹

[摘 要] 文書檔案管理在管理體系中的作用日益凸顯。在工作實踐中，要加強(qiáng)文書工作，提升文書工作層級，提升文書的綜合效果，通過多種方式防范風(fēng)險，提升工作效率，適應(yīng)當(dāng)前文書檔案管理發(fā)展需求，實現(xiàn)管理效能的全面提升。

[關(guān)鍵詞] 文書 檔案管理 管理創(chuàng)新

中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)體系中，文書檔案管理占據(jù)著重要地位。文書檔案管理運轉(zhuǎn)復(fù)雜，對于管理效率要求較高。在開展文書檔案管理中，面臨越來越多的新問題和新挑戰(zhàn)，如果不能及時調(diào)整管理策略，則無法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的發(fā)展需求。在實踐中，文書檔案管理仍有一些不足之處，有待深入挖掘并發(fā)現(xiàn)其中的問題，同時提出針對性的解決對策，適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需求[1]。

一、文書檔案管理中常遇到的問題分析

（一）文書檔案管理工作缺乏一定的針對性

對于文書檔案管理工作而言，已經(jīng)形成了相對穩(wěn)定的工作模式和工作體系，很多工作都是按部就班的推進(jìn)和開展。在文書檔案管理實踐中，普遍存在缺乏針對性的問題，很多工作人員在推進(jìn)文書檔案管理工作中，沒有結(jié)合本單位、本地區(qū)的實際情況，整個文書檔案管理工作浮于表面，沒有結(jié)合具體工作項目的實際內(nèi)容，所采取的工作模式和策略存在一定問題，通過有針對性的開展點對點式的文書檔案管理，可以提升綜合管理水平，實現(xiàn)創(chuàng)新目標(biāo)。

（二）文書檔案管理工作有待提升效能

作為一項常規(guī)工作，文化檔案管理工作也需要耗費較多的人力物力，對于總體工作而言也會產(chǎn)生一定的影響，如果不能提升文書檔案管理效能，則會制約總體工作的推進(jìn)。在實踐中，很多檔案管理部門都存在文書檔案管理效能比較低的問題，也投入了相應(yīng)的資源，但是相應(yīng)的效果沒有發(fā)揮出來，甚至容易埋下工作上的問題和隱患，有待深入發(fā)掘。因此，需要找到文書檔案管理存在的現(xiàn)實問題，提出高效的解決策略[2]。

（三）文書檔案管理需要解決人才瓶頸問題

在現(xiàn)代社會工作體系中，人才是第一要務(wù)，在推動文書檔案管理中，要認(rèn)識到人才的重要性。從文書檔案管理來看，由于文書檔案管理工作要占據(jù)一定的資源，所以往往容易受到忽視，對于文書檔案管理工作也沒有擺到足夠高的位置。對于這種情況，要提升對人才的培訓(xùn)力度，通過多種方式提升檔案管理人員的綜合履職能力，進(jìn)而適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的實際需求，提升文書檔案管理工作的實際效能。

（四）文書檔案管理需要提升信息化水平

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，現(xiàn)代文書檔案管理工作開始與信息技術(shù)深度融合。在推動文書檔案管理工作中，不能忽視現(xiàn)代信息技術(shù)的指引作用，充分利用現(xiàn)代多媒體設(shè)備提升信息化操作水平，提升文書檔案管理效能，通過數(shù)據(jù)信息技術(shù)整合資源，更早、更及時、更準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作中存在的問題，提升檔案管理綜合效果。

二、優(yōu)化文書檔案管理中文書工作的具體策略

（一）突出文書工作的科學(xué)性

隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代文書檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)文書理論和模式已經(jīng)出現(xiàn)了落伍的現(xiàn)象，在實踐中，針對文書檔案管理發(fā)展出現(xiàn)的新問題和新趨勢，管理者要認(rèn)清形勢，探索科學(xué)的文書路徑，認(rèn)識到現(xiàn)代文書的發(fā)展方向。融入并采用現(xiàn)代管理理念和模式，提升文書的綜合效果。對于文書檔案管理發(fā)展的新問題，要及時調(diào)整思路，構(gòu)建科學(xué)的文書體系，滿足現(xiàn)代文書發(fā)展需求。文書檔案管理既具有普遍性特征，同時也具有自身的運營特點。在文書檔案管理文書實踐中，要因地制宜，不能采取千篇一律的工作方式。在實踐中，既要學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)和單位的工作經(jīng)驗，同時也要結(jié)合自身發(fā)展實際情況、實際特點和發(fā)展階段，調(diào)整文書檔案管理文書的效果，從而避免資源的浪費，最大限度發(fā)揮文書檔案管理中文書工作的核心作用，保障文書檔案管理發(fā)展方向，減小和防范風(fēng)險，實現(xiàn)管理上的創(chuàng)新提升[3]。

（二）有效開展文書培訓(xùn)工作

隨著現(xiàn)代文書檔案管理的發(fā)展，對于文書工作的要求越來越高，對于人才的需求也越來越大。在文書檔案管理發(fā)展過程中，吸納先進(jìn)人才固然重要，但是也要加強(qiáng)原有人才梯隊的建設(shè)。在實際工作中，由于待遇或其他因素的影響，檔案管理單位在吸納文書專業(yè)人才方面一直存在短板，如何提升人才吸引力，打造現(xiàn)代人才隊伍，也是管理者需要重點考慮的問題。對于現(xiàn)有的工作人員，單位要定期組織培訓(xùn)，選取有針對性的培訓(xùn)內(nèi)容，對于規(guī)范性、科學(xué)性操作進(jìn)行培訓(xùn)，通過組織外出參觀和培訓(xùn)，拓寬文書工作人員的視野，進(jìn)而在工作中可以有的放矢的進(jìn)行創(chuàng)新，提升自身工作能力。在培訓(xùn)內(nèi)容和地點的選取上，可以和專業(yè)的人才培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，提供更為科學(xué)的培訓(xùn)方案，將人才培訓(xùn)落到實訓(xùn)，避免出現(xiàn)走過場或者實效性不高的問題。通過構(gòu)建文書人才體系，可以提供堅實的人才保障，同時通過對其他部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的培訓(xùn)，也能提升全單位對文書工作的認(rèn)知，能夠更好配合文書工作，融入文書工作中來[4]。

（三）開展文書工作的柔性化管理

作為一種現(xiàn)代管理理念，柔性管理在文書檔案管理中占據(jù)著十分重要的地位。不同于傳統(tǒng)的固化管理模式，柔性管理更注重管理的科學(xué)化和人性化，注重對管理對象潛能的激發(fā)，而非單純進(jìn)行制度約束和剛性管理。在開展文書檔案管理過程中，柔性管理對于提升綜合管理效能具有積極意義。一般層面來看，柔性管理包括多種措施，通過文化滲透、理念培養(yǎng)等方式，可以構(gòu)建起現(xiàn)代文書管理體系，提升管理對象的參與程度，激活整個文書工作體系，對于發(fā)展提檔升級具有至關(guān)重要的意義。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，柔性管理越來越受到重視，在文書檔案管理中也得到了廣泛的應(yīng)用，并開始逐步成為主流管理思想，對于提升管理效果，降低管理成本都具有積極的意義。探索科學(xué)的柔性管理策略，是現(xiàn)代文書檔案管理工作人員都十分關(guān)注的問題，也是現(xiàn)代文書檔案管理領(lǐng)域的重要研究方向，具有重要的理論和實踐意義。

（四）靈活運用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)

隨著現(xiàn)代大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，給檔案館文書檔案管理工作提供了新的工具。作為現(xiàn)代信息技術(shù)工具，大數(shù)據(jù)在處理文書檔案方面具有先天的優(yōu)勢，通過整合數(shù)據(jù)資源，可以實現(xiàn)智能化的分析與篩選，提升綜合管理效果。在實踐中，文書檔案管理人員要注重信息資源的挖掘與整理，通過整合數(shù)據(jù)資源體系，形成自己單位的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)利用和梳理過程中，要有針對性的搜集和整理，為下一步數(shù)據(jù)分析做好準(zhǔn)備。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理優(yōu)化的過程中，要注重探索科學(xué)的算法，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的高效利用，為指引下一步工作提供有力的支撐，進(jìn)而實現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)，推動綜合管理提升?，F(xiàn)代移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給檔案館文書檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，通過媒體終端，可以實現(xiàn)信息的快速查詢、搜集、錄入，對于提升文書檔案管理效能的重要意義。作為檔案館文書檔案管理人員，要認(rèn)識到現(xiàn)代移動互聯(lián)技術(shù)的發(fā)展方向，充分利用APP等終端載體，提升檔案館文書檔案管理和利用的靈活性，更好地指引現(xiàn)代文書檔案工作發(fā)展。

（五）文書檔案管理要利用信息技術(shù)

在文書檔案管理中，傳統(tǒng)模式都是采取單純的人力模式，沒有有效利用和融入現(xiàn)代信息技術(shù)。在這樣的背景下，文書檔案管理普遍效果不夠理想。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，特別是移動互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，讓傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)和現(xiàn)代技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，對于提升綜合管理效能也具有積極意義。在實踐中，文書檔案管理人員要認(rèn)識到信息技術(shù)的作用，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，同時強(qiáng)化整個信息工作體系建設(shè)，注重信息技術(shù)的應(yīng)用效率，通過融入多元手段，提升綜合效能。隨著現(xiàn)代各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，應(yīng)用于文書檔案管理工作的程序也不斷開發(fā)出來，智能化、實用性水平也得到了大幅度的提升。作為文書檔案管理人員，要認(rèn)識到現(xiàn)代的信息化發(fā)展方向，提升思想認(rèn)知能力，讓信息化工具真正發(fā)揮作用。作為單位，也要及時更新硬件、軟件設(shè)施，夯實信息技術(shù)基礎(chǔ)，理順工作流程和體系，推動傳統(tǒng)文書檔案管理工作與現(xiàn)代技術(shù)的整合效率，提升綜合管理效果。

三、結(jié)語

綜上所述，在開展文書檔案管理工作過程中，要注重構(gòu)建現(xiàn)代管理體系，提升文書工作效果，要充分引入現(xiàn)代信息技術(shù)，提升文書效果，通過發(fā)現(xiàn)文書中的問題，將發(fā)展隱患消滅在萌芽之中，為文書檔案管理發(fā)展提供更為堅實的保障，夯實發(fā)展基礎(chǔ)，迎接新時期的挑戰(zhàn)，推動文書檔案管理建設(shè)發(fā)展不斷向前邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]榮幸.辦公自動化條件下文書檔案的管理工作[J].赤子， 2019（4）：134.

[2]黃文柳.文書檔案的信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：42.

[3]陳聰.事業(yè)單位文書檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].赤子， 2019（2）：153.

[4]馬南.如何提升辦公室文書檔案管理水平[J].神州， 2019（6）：264.