熵與耗散結(jié)構(gòu)理論視角下高校二級學(xué)院綜合辦公室管理探析

盧遠(yuǎn)

摘要：本文以高校二級學(xué)院綜合辦公室作為研究對象，使用熵與耗散結(jié)構(gòu)理論的新視角，結(jié)合辦公室管理的問題和困境，分析辦公室實現(xiàn)良好管理的前提、發(fā)展的動力與機(jī)制，提出行之有效的對策。

關(guān)鍵詞：負(fù)熵；耗散結(jié)構(gòu)理論；綜合辦公室管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）26-0022-02

一、引言

2017年4月，《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》（教政法〔2017〕7號）的實施，教育部等五個部門進(jìn)一步將多項權(quán)利下放到地方政府和高校。天津市高校在人員招錄權(quán)、人員聘任權(quán)、績效工資分配權(quán)、教師職稱評聘權(quán)、科技成果處置收益權(quán)等方面都有了較大的自主權(quán)。作為學(xué)校基層的管理和服務(wù)部門，二級學(xué)院綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）的工作面進(jìn)一步擴(kuò)大。毫無疑問，運(yùn)行管理的良好與否，不僅關(guān)乎學(xué)院日常工作，還將影響學(xué)校整體工作的效率與質(zhì)量。

辦公室工作事無巨細(xì)，在管理和發(fā)展的過程中也出現(xiàn)了一些問題，如果達(dá)不到妥善解決，勢必影響高校改革和發(fā)展進(jìn)程?？紤]到辦公室是一個綜合、復(fù)雜的大系統(tǒng)，內(nèi)部又有負(fù)責(zé)各項工作多個子系統(tǒng)，本文將從耗散結(jié)構(gòu)理論的全新視角，研究辦公室運(yùn)行管理的前提，探討前進(jìn)與發(fā)展的內(nèi)部動力與機(jī)制，并結(jié)合辦公室現(xiàn)狀，提出解決措施。

二、熵與耗散結(jié)構(gòu)理論

（一）熵的基本概念與跨學(xué)科發(fā)展

德國物理學(xué)界克羅修斯于1854年提出了“熵”的概念。他發(fā)現(xiàn)，在孤立的系統(tǒng)中，系統(tǒng)與環(huán)境沒有能量交換，系統(tǒng)總是自發(fā)地向著混亂無序（熵增）的方向發(fā)展。因此，熵被用來度量系統(tǒng)的混亂程度。1944年，奧地利物理學(xué)家薛定諤將熵變原理引入生物學(xué)領(lǐng)域。他認(rèn)為，熵增展示了生物有機(jī)體的無序性，而負(fù)熵則表明了有機(jī)體的有序性：生物體具有從環(huán)境中獲取負(fù)熵（物質(zhì)、能量）的能力，用來抵抗熵增加，并在此過程中積累負(fù)熵。20世紀(jì)末，“管理熵”的概念應(yīng)運(yùn)而生。管理熵揭示了組織結(jié)構(gòu)中管理效率遞減的規(guī)律，是指任何一種管理的組織、制度、政策方法等，在相對封閉的組織運(yùn)動過程中，總呈現(xiàn)出有效能量逐漸減少，而無效能量不斷增加的一個不可逆的過程。

（二）耗散結(jié)構(gòu)理論及特征

在負(fù)熵理論的基礎(chǔ)上，1969年比利時學(xué)者普利高津提出了“耗散結(jié)構(gòu)理論”，并給出了熵平衡方程。耗散結(jié)構(gòu)理論強(qiáng)調(diào)開放、非平衡的系統(tǒng)在出現(xiàn)閾值的情況下，通過內(nèi)外能量的耗散，重新推動系統(tǒng)趨向有序。隨著研究的深入，普利高津發(fā)現(xiàn)該理論也適用于人類社會這個復(fù)雜的系統(tǒng)，人類社會也具有耗散結(jié)構(gòu)的特征：系統(tǒng)具有開放性。開放是有序的前提，它使系統(tǒng)內(nèi)部成分能夠與外部環(huán)境不斷地交換物質(zhì)、能量和信息等負(fù)熵，從而抵抗系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的熵增，形成有序的結(jié)構(gòu)狀態(tài)。系統(tǒng)要遠(yuǎn)離平衡。非平衡是有序的內(nèi)部動力，在平衡區(qū)或近平衡區(qū)都不可能從一種有序走向另一種高級有序。系統(tǒng)內(nèi)各要素之間存在非線性相互作用，它促使子系統(tǒng)或系統(tǒng)內(nèi)部各要素之間產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)，從而使無序走向有序。對管理工作來說，在耗散結(jié)構(gòu)理論的視角下審視、分析辦公室運(yùn)行管理，勢必會有新的視角與啟示。

三、二級學(xué)院綜合辦公室的管理問題與困境

（一）一崗多責(zé)，工作界限不清晰，影響工作時效性

“一崗多責(zé)”是辦公室普遍存在的問題。究其原因，主要有三。第一，隨著高校管理重心的下移，學(xué)院擁有了較大的管理權(quán)，所承擔(dān)的任務(wù)量也在增加，而在有限的人員編制下，就會出現(xiàn)一崗多責(zé)的情況；第二，高校在內(nèi)部改革的過程中，根據(jù)上級要求或?qū)W校發(fā)展情況，調(diào)整成立新的處室或教學(xué)部門，這就需要辦公室第一時間有工作人員對接該處室或教學(xué)部門的工作，從而導(dǎo)致一崗多責(zé)情況的發(fā)生；第三，辦公室工作人員因臨時調(diào)動、離退休等出現(xiàn)的崗位空缺，也是一崗多責(zé)的一個重要原因。

（二）業(yè)績難以量化，評價考核主體單一，人員晉升難度大

辦公室日常工作復(fù)雜煩瑣，又需要處理突發(fā)事務(wù)，很難直接轉(zhuǎn)化為研究成果。在評價考核上，辦公室人員的評價主體較為單一，多是主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行評價。另外，與教師崗量化的教學(xué)時間與固定的教學(xué)進(jìn)度相比，辦公室人員很難以定量的方法來判斷完成了多少工作；如果完全使用定性的考核辦法，則有較強(qiáng)的主觀性，又顯失公平。辦公室管理隊伍晉升難，行政類職稱、政工師職稱競爭激烈，發(fā)展空間受阻，導(dǎo)致管理人員工作積極性受挫，影響工作質(zhì)量和效率。

（三）人員專業(yè)性欠缺，專業(yè)能力不足，影響辦公室綜合管理水平

對于辦公室工作人員來說，“工作性質(zhì)專業(yè)性較弱”是不少人的看法。隨著教育改革的推進(jìn)，高校對辦公室工作人員的工作提出了越來越高的要求。辦公室工作人員再也不是僅僅處理一下繁雜瑣碎、程序性的事務(wù)，而是要結(jié)合學(xué)校的安排，處理財務(wù)預(yù)算、宣傳工作、人力資源等專業(yè)性較強(qiáng)的事務(wù)，對綜合能力提出了極高的要求。然而，辦公室工作人員多是單一專業(yè)出身，在其他專業(yè)或領(lǐng)域的知識上有所欠缺，能力不足；加之工作時間缺乏彈性，辦公室工作人員很難在短時間內(nèi)接受培訓(xùn)，這影響了辦公室管理的綜合水平。

四、熵與耗散結(jié)構(gòu)理論對高校二級學(xué)院綜合辦公室管理的啟示

（一）保持高度開放，引入負(fù)熵流，抵抗熵增

人員專業(yè)性欠缺、專業(yè)能力不足等問題是辦公室管理中出現(xiàn)的正熵，并會隨著辦公室的繼續(xù)發(fā)展而不斷增加，從而引起管理水平的下降、管理效率的遞減。封閉系統(tǒng)中的熵增會導(dǎo)致系統(tǒng)陷入無序與混亂，最終導(dǎo)致熵死，陷入終極的平衡。因此，要實現(xiàn)辦公室良性的管理，需要高度的開放，可從外部環(huán)境中引入負(fù)熵，來維持系統(tǒng)的有序性。

構(gòu)建開放的學(xué)習(xí)方式。目前，工作要求高與專業(yè)能力不足之間的矛盾、專業(yè)能力不足與時間缺乏彈性之間的矛盾已經(jīng)成為辦公室管理的一個相互制約的存在，解決這個問題迫在眉睫。與傳統(tǒng)的學(xué)習(xí)方式相比，開放式的學(xué)習(xí)方式既具有空間上的開放性又兼有時間上的開放性，而且可以將知識獲取方式從組織內(nèi)部轉(zhuǎn)變到同時向外部主題開展學(xué)習(xí)活動的開放學(xué)習(xí)方式，拓寬了學(xué)習(xí)寬度。李同正等學(xué)者認(rèn)為，開放式學(xué)習(xí)寬度越高，越有利于提高雙元創(chuàng)新相對探索性和互動效果，因為它獲取的知識和技術(shù)與現(xiàn)有資源基礎(chǔ)差異較大。

保持管理制度的開放性，是抑制管理熵增加與系統(tǒng)混亂的重要方式。一是針對學(xué)校機(jī)構(gòu)調(diào)整、臨時調(diào)動等情況，領(lǐng)導(dǎo)層要及時調(diào)整辦公室人員崗位職責(zé)和工作范圍，使各項工作能夠落實到崗、細(xì)化到人，避免工作界限不清晰導(dǎo)致的相互推諉、耽誤工作等情況的發(fā)生。二是加強(qiáng)與其他院系、學(xué)校的溝通與交流，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)高效的管理制度。

（二）打破平衡，激發(fā)人的活力與積極性

遠(yuǎn)離平衡，是系統(tǒng)擺脫僵死與靜止的內(nèi)部動力，推動系統(tǒng)從一種有序走向另一種高級的有序的重要力量，是與外部環(huán)境進(jìn)行信息、物質(zhì)、能量交換的條件。

打破整體性評價模式，引入動態(tài)過程評價機(jī)制。由于工作的性質(zhì)，量化辦公室人員的工作并進(jìn)行考核，存在著很大的困難。很多辦公室在年度考核時，重視整體完成程度，卻忽略了工作過程。引入動態(tài)過程評價機(jī)制，將辦公室人員的工作分為可以量化的既定工作、不可量化的突發(fā)性工作，并對兩類工作進(jìn)行分別評價，前者可以從工作量進(jìn)行考核，后者可以從時效性來考核。持續(xù)性的動態(tài)過程評價有助于工作人員總結(jié)經(jīng)驗，反思不足，指導(dǎo)下一階段的工作。

打破評價主體的單一化，促使評價主體多元化發(fā)展。常規(guī)的辦公室人員評價考核主要是主管領(lǐng)導(dǎo)的評價，其他主體很少參與辦公室人員的評價。因此，評價主體應(yīng)該朝著多元化方向發(fā)展，使教師、學(xué)生、工作對口處室共同參與其中，從不同角度進(jìn)行客觀評價，最大程度實現(xiàn)科學(xué)性與公正性，讓辦公室工作人員被認(rèn)可、被關(guān)注，實現(xiàn)提升自我效能感。

五、總結(jié)

熵和耗散結(jié)構(gòu)理論為高校二級學(xué)院綜合辦公室管理提供了一個新的視角。辦公室的高度開放是保持有序的前提，負(fù)熵流是抵抗工作效率下降的關(guān)鍵因素。打破平衡，使辦公室管理擺脫僵化和平靜，激發(fā)內(nèi)部活力?？偨Y(jié)發(fā)現(xiàn)，創(chuàng)造有利的條件，使辦公室成為一個耗散結(jié)構(gòu)，抵抗逐漸出現(xiàn)的管理問題，才能提高管理效率。

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