大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探討

黃炳輝

摘要：單位檔案管理的好壞其中一個重要的標準是看檔案的利用程度，而單位檔案利用又是檔案管理的目的。隨著當前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)逐漸地被應(yīng)用于各行各業(yè)中，改變著人們的工作和生活方式。而由于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，對于檔案管理工作也有著一定的影響，能夠改變傳統(tǒng)的檔案利用模式，拓寬檔案內(nèi)利用的范圍，推動檔案管理的發(fā)展。但由于人們對檔案管理中的大數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用沒有太多的經(jīng)驗，所以也會導(dǎo)致一些問題的發(fā)生。所以就需要我們做好大數(shù)據(jù)信息以及檔案管理的分析工作，進而加強大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，進而推動我國的檔案管理工作的發(fā)展，推動我國檔案管理同科學(xué)技術(shù)的結(jié)合。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）012-0080-01

現(xiàn)階段下，檔案管理在社會發(fā)展中的作用越來越高，但隨著當前我國的經(jīng)濟的不斷發(fā)展，想要提高我國的檔案管理就要做好同大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的相結(jié)合，將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用到我國的檔案管理中去，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動我國檔案管理的轉(zhuǎn)型。

一、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)以及檔案管理研究分析

隨著我國現(xiàn)階段的國民發(fā)展，各個單位所產(chǎn)生信息資源也都在逐步的增加，這就代表著各個單位內(nèi)檔案數(shù)量以及檔案種類也在逐漸的增加。隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案也變得多樣化了，既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也有電子檔案，而電子檔案里也增加了圖像檔案，聲頻檔案和音頻檔案。但是隨著檔案數(shù)量以及檔案種類的增加，也就導(dǎo)致了我國當前的檔案管理工作難度的增加。所以就需要提高我國當前的檔案管理工作的效率，將檔案進行集中化管理。

而現(xiàn)階段下，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理以及數(shù)據(jù)儲存方面存在一定的優(yōu)勢，能夠提高檔案信息資源的處理速度，改變當前我國復(fù)雜的檔案管理形勢。所以大部分單位都開始慢慢的將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理上來。并且在此基礎(chǔ)上建立了檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案利用的效率。

大數(shù)據(jù)信息技術(shù)主要由數(shù)據(jù)分析技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、和數(shù)據(jù)儲存技術(shù)組成。在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用中，這三種技術(shù)都可以在檔案管理中被應(yīng)用。

數(shù)據(jù)分析技術(shù)是主要是幫助檔案管理人員將檔案信息進行整合并且進行集中管理，可以降低檔案管理成本的一項技術(shù)。數(shù)據(jù)處理技術(shù)則是可以幫助檔案管理人員為使檔案能夠集中化管理規(guī)范檔案的格式，如將紙質(zhì)檔案經(jīng)過掃描技術(shù)進行數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這樣才能夠方便檔案進行統(tǒng)一集中化管理，此外儲存在CD、u盤以及其他儲存工具中的一些檔案也需要進行轉(zhuǎn)化，才可以進行統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)儲存技術(shù)則是可以提高檔案的儲存數(shù)量，通過工作人員把檔案信息進行壓縮處理，然后在上傳到云儲存終端中，這一技術(shù)減輕了檔案管理的空間壓力。

二、提高大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

（一）構(gòu)建云端儲存

大數(shù)據(jù)信息技術(shù)中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)就是要有足夠大的空間來儲存大量的數(shù)據(jù)信息以及各種檔案，如果空間不能夠滿足最基本的數(shù)據(jù)信息的儲存，就容易引起信息的缺失。所以應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)首先就是要建立一個空間足夠大的云端儲存終端。由于云儲存的方式，將數(shù)據(jù)信息以網(wǎng)絡(luò)語言的形式儲存在終端系統(tǒng)里。而這種儲存方式，不僅可以加強檔案數(shù)據(jù)的安全，還可以根據(jù)用戶的需求進行一定的分析，從而提高服務(wù)的質(zhì)量。

（二）提高數(shù)據(jù)分析能力

大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中，最突出的一個特點就是可以對所儲存的信息進行系統(tǒng)的分析，從而發(fā)掘出大數(shù)據(jù)信息背后的價值。檔案管理人員可以依靠大數(shù)據(jù)信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)分析技術(shù)對于用戶的需求進行一個系統(tǒng)的分析，從而得出用戶的需求，然后再以多種優(yōu)質(zhì)的服務(wù)滿足客戶對于不同信息的需求。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)中數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用能夠推動檔案管理的服務(wù)質(zhì)量的發(fā)展。

（三）加強數(shù)據(jù)檢索能力

在過去的檔案管理過程中，由于紙質(zhì)檔案的檢索太過于復(fù)雜，雖然經(jīng)過了一系列的發(fā)展，但仍改變不了自身所存在的弊端，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，能夠提高用戶檢索體驗。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)通過將信息進行系統(tǒng)的分類然后在進行統(tǒng)一集中的管理，而用戶則可以在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫里通過大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進行搜索，然后找到自己所需要的信息，這在一定程度上提高了信息檢索的速度。

三、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中運用的注意事項

（一）堅持實事求是

隨著當前我國大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)逐漸的同其他的高新技術(shù)進行融合，如同互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)等高新技術(shù)的融合，這在一定程度上推動了大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展，加強了大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的信息處理的能力。所以，檔案管理人員在使用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進行檔案管理時，應(yīng)該使用動態(tài)眼觀來看待大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，同時應(yīng)該根據(jù)自己實際的工作情況來進行有選擇的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用。

同時在引進大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，在檔案管理上的應(yīng)用之后，相關(guān)單位應(yīng)該加大對于檔案管理工作的支持力度，同時還要做好檔案管理人員有關(guān)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的知識的宣傳，積極培養(yǎng)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的專業(yè)性人才，引進比較先進的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)相關(guān)的設(shè)備，提高單位的大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用水平。

（二）注意大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用的系統(tǒng)性

大數(shù)據(jù)信息技術(shù)是一種系統(tǒng)性比較強的技術(shù)，如果在某一環(huán)節(jié)除了問題，那么就容易影響整個技術(shù)的運用，所以當大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中得到應(yīng)用時。相關(guān)單位的工作人員在進行檔案管理工作時，應(yīng)該從大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的整體上進行系統(tǒng)的應(yīng)用，這樣才能夠發(fā)揮出大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的最大優(yōu)勢。

同時各個單位應(yīng)該做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作，還要分析出檔案管理工作各個要素之間的關(guān)系，從而實現(xiàn)系統(tǒng)的宏觀的進行檔案管理。此外，檔案管理部門也應(yīng)該加強同其他部門的聯(lián)系，做好各種信息資源的管理，還要提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語

隨著我國當前國民經(jīng)濟的發(fā)展，科技發(fā)展水平的不斷提高，人民逐漸的將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)中去。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運用能夠解決傳統(tǒng)的檔案管理自身所存在的弊端，所以將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)運用到檔案管理中去，對于我國的檔案管理的發(fā)展有著重要的作用。