企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題探究

鄧毅 王立民

隨著改革開放的深入，我國的經(jīng)濟(jì)有了長足的進(jìn)步。與此同時(shí)，越來越的企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中成立，企業(yè)中員工數(shù)量也就不斷增加。將員工納入企業(yè)之中，需要對員工的檔案進(jìn)行管理，但是在人力規(guī)模的不斷擴(kuò)張之下，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代的要求，對企業(yè)的檔案管理進(jìn)行革新成了急需解決的問題。因此社會(huì)上出現(xiàn)了一些專門處理企業(yè)內(nèi)部檔案的機(jī)構(gòu)，同時(shí)也就會(huì)出現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化的問題。通過分析現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理存在的問題，找到有效的管理策略，希望可以推動(dòng)我國企業(yè)檔案管理社會(huì)化的發(fā)展。

一、前言

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國的市場競爭越來越激烈。而企業(yè)想在這激烈的市場競爭中生存或者是求得發(fā)展，就必須有良好的人力資源管理方法。檔案管理是企業(yè)人事管理活動(dòng)中的重要組成部分，企業(yè)員工的個(gè)人信息全部都收錄在檔案之中，在對員工考察中，檔案是相當(dāng)重要的憑證。良好的檔案管理可以提升企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，讓企業(yè)更方便對于各種員工進(jìn)行管理。在現(xiàn)如今人力資源不斷擴(kuò)大的背景下，部分企業(yè)已經(jīng)將企業(yè)的檔案管理工作交給了一些社會(huì)機(jī)構(gòu)。因此，研究現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的社會(huì)化問題，是非常重要的。良好的解決這一問題可以提升企業(yè)的管理水平，推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步的發(fā)展。

二、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)檔案社會(huì)化重視強(qiáng)度不高

隨著企業(yè)人員不斷增多，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式必定已經(jīng)無法滿足當(dāng)今的情況。但是部分企業(yè)的管理人員沒有人是到這一點(diǎn)，沒有及時(shí)進(jìn)行變革，依舊使用老的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，這不但會(huì)增加檔案管理人員的工作難度，也很容易導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)崩潰。因此，部分企業(yè)會(huì)將人事檔案化為電子檔在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行管理，電子檔的合理利用可以打破傳統(tǒng)檔案管理的束縛，提高企業(yè)人事管理效率。但是在實(shí)際的操作過程中，由于缺乏有效的過渡階段，傳統(tǒng)檔案管理方式直接往電子檔管理跳躍，會(huì)出現(xiàn)技術(shù)不達(dá)標(biāo)，無法發(fā)揮電子檔的效用，甚至比傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)揮的效用還要低。而且，由于企業(yè)只注重形式，導(dǎo)致在電子檔創(chuàng)建管理方面的人才缺失，甚至出現(xiàn)檔案信息丟失的現(xiàn)象，不但不利于企業(yè)的發(fā)展，還會(huì)造成較大的麻煩。

（二）企業(yè)檔案社會(huì)化監(jiān)管力度較弱

企業(yè)的檔案管理不會(huì)為企業(yè)帶來直接的價(jià)值，但是它隱含在企業(yè)的發(fā)展活動(dòng)中。檔案管理是企業(yè)一系列生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)，良好的檔案管理才能讓企業(yè)根據(jù)人員能力進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的規(guī)劃，從而提高企業(yè)的經(jīng)營效率。但是部分企業(yè)并沒有這方面的認(rèn)知，將企業(yè)的檔案管理工作安排在后勤管理體系中，并且會(huì)要求對電子檔案進(jìn)行社會(huì)化管理。但是在實(shí)際的管理過程中，并沒有完善的監(jiān)督管理體系，導(dǎo)致管理效率低下。而且由于監(jiān)管體系的缺失，導(dǎo)致監(jiān)管力度較弱，一些企業(yè)員工甚至?xí)σ恍?shù)據(jù)進(jìn)行篡改，嚴(yán)重影響到企業(yè)的正常發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案社會(huì)化安全保障能力低下

企業(yè)將內(nèi)部的檔案交個(gè)社會(huì)上專門的電子檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，希望可以通過這種方式提高檔案管理的效率。但是由于檔案管理社會(huì)化還沒有相關(guān)的行業(yè)規(guī)范，社會(huì)電子檔案管理機(jī)構(gòu)在實(shí)際的管理過程中，為了方便操作和節(jié)省資金，會(huì)將多個(gè)企業(yè)檔案資料進(jìn)行管理。這就可能引起各企業(yè)電子資料不兼容問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)交叉出現(xiàn)問題。企業(yè)檔案社會(huì)化缺乏相關(guān)的安全保障，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失，在數(shù)據(jù)確實(shí)的情況下，企業(yè)的發(fā)展運(yùn)營沒有準(zhǔn)確的依據(jù)，會(huì)影響到企業(yè)的正常發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理的有效應(yīng)對策略研究

（一）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)意識(shí)

想要提升企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，就需要加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，而最主要的就是要提升相關(guān)管理人員的意識(shí)，讓其認(rèn)識(shí)到良好的檔案管理可以增強(qiáng)企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，讓企業(yè)更加良好的發(fā)展。當(dāng)有了相關(guān)意識(shí)之后，企業(yè)管理人員才能制定出切實(shí)可行的措施來提升企業(yè)的檔案管理效率。因此，首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，檔案法是我國一部重要的法律，其規(guī)定了檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，對檔案的良好管理不僅僅是企業(yè)發(fā)展的要求，更是我國法律的強(qiáng)制要求。其次，通過實(shí)際的案例讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在領(lǐng)導(dǎo)這樹立了相關(guān)管理意識(shí)后，才能下達(dá)相關(guān)的檔案管理人員，讓檔案管理人員可以積極認(rèn)真的對待檔案管理工作，從而為企業(yè)的健康發(fā)展做出基礎(chǔ)保障。

（二）健全科目，細(xì)化目標(biāo)

人力資源的有效分配，是企業(yè)快速發(fā)展的重要保障。在檔案管理過程中，健全檔案科目，細(xì)化目標(biāo)，可以更加清楚精確的了解到所有員工的資料以及狀態(tài)，從而在實(shí)際的生產(chǎn)操作中做出合理安排，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。健全檔案科目就是加強(qiáng)完善人員職稱晉升以及干部選拔等層面的一系列相關(guān)工作，增加與員工具體表現(xiàn)相關(guān)的資料文獻(xiàn)。當(dāng)員工的個(gè)人資料完善之后，有利于企業(yè)對于員工今后的發(fā)展方向進(jìn)行預(yù)測，多方面的了解將會(huì)讓預(yù)測結(jié)果有一個(gè)更高的準(zhǔn)確度，從而方便企業(yè)的人才培養(yǎng)與管理，最后幫助到企業(yè)更好的發(fā)展。

（三）重視應(yīng)用，開放性管理

在時(shí)代變遷下，我國的市場競爭越來越激烈，這就導(dǎo)致人才在市場中的流動(dòng)性越來越高。高頻率的人才流動(dòng)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理工作愈發(fā)困難，傳統(tǒng)的檔案管理下，人才在流動(dòng)過程中也會(huì)牽涉到檔案的流動(dòng)問題，如果一個(gè)人在市場中流動(dòng)過于頻繁，很容易導(dǎo)致檔案的丟失，對于企業(yè)以及個(gè)人都有不利影響。所以采用新型的檔案管理模式取代舊模式就成為了必要之舉。開放性的新型的管理模式相當(dāng)于將企業(yè)的人事檔案直接面向社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的需求，不僅僅是封閉在企業(yè)內(nèi)部，從而更好的對人事工作關(guān)系和檔案工作調(diào)整服務(wù)。在新型檔案管理模式下，檔案的管理工作可以更加公開透明，不必依靠企業(yè)花費(fèi)大量的人力物力在檔案管理工作上，從而抽調(diào)出更多的經(jīng)濟(jì)在企業(yè)發(fā)展上，推動(dòng)我國整體經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。

（四）規(guī)范管理，完善制度

想要保障企業(yè)的檔案管理工作良好進(jìn)行，就需要規(guī)范管理，制定出完善的制度體系。完善的制度可以為工作的良好進(jìn)行提供依據(jù)，而規(guī)范的管理可以讓工作人員依照制度進(jìn)行工作。在完善的制度以及規(guī)范的管理之下，企業(yè)的檔案管理工作才能發(fā)揮出實(shí)際效用。在實(shí)際的操作過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)予以重視，認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，才能改善檔案管理的條件，讓企業(yè)檔案管理工作有一個(gè)更好的環(huán)境。在完善的制度體系下，檔案管理工作的每一個(gè)進(jìn)程都會(huì)按照制度要求完成，就不容易在管理過程中出現(xiàn)差錯(cuò)。針對可能出現(xiàn)差錯(cuò)的情況，企業(yè)內(nèi)部可以成立專門的檔案管理小組，解決檔案管理工作中可能會(huì)出現(xiàn)的問題，并隨時(shí)對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，保障檔案管理工作按照制度要求順利的進(jìn)行。

（五）創(chuàng)新手段，提高管理水平

現(xiàn)如今，信息技術(shù)已經(jīng)具有了相當(dāng)?shù)乃剑员粡V泛的應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中。要想提高檔案管理的水平，就需要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，經(jīng)信息技術(shù)融入檔案管理之中。信息技術(shù)代表這便捷和高效，將之應(yīng)用于檔案管理中可以很好的提升企業(yè)檔案管理的效率。在實(shí)際檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)建立起企業(yè)人事檔案信息庫，將企業(yè)所有員工的信息資料都錄入信息庫。由于應(yīng)用信息技術(shù)，所以信息錄入工作需要格外注意，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。在數(shù)據(jù)錄入完成后，就需要施以科學(xué)有效的管理。想要熟練的應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，就需要檔案管理人員具有一定的素養(yǎng)，達(dá)到熟練掌握的水平，這樣才能徹底的發(fā)揮出信息技術(shù)管理檔案的高效率。并且，在實(shí)際的管理過程中，由于現(xiàn)如今時(shí)代發(fā)展較快，結(jié)束革新迅速，因此管理人員在實(shí)際的管理過程中也要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，以便于更好的完成信息檔案管理工作。

四、結(jié)語

現(xiàn)如今，在市場競爭日益激烈的情況下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真走好發(fā)展中的每一步。企業(yè)檔案是每個(gè)企業(yè)發(fā)展的記錄憑證，它會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的重要參考依據(jù)，因此，企業(yè)想要有一個(gè)良好的發(fā)展前景，在激烈的市場競爭中生存，就必須有完善的檔案管理制度。在市場規(guī)模不斷擴(kuò)充的情況下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理以及那個(gè)無法適應(yīng)時(shí)代要求，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化將會(huì)成為未來檔案管理發(fā)展的最終目標(biāo)。因此在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)推陳出新，將新的理念與技術(shù)融入現(xiàn)如今的企業(yè)檔案管理中。除了轉(zhuǎn)變管理模式外，檔案管理的相關(guān)人員也應(yīng)當(dāng)予以充分的重視，在檔案管理過程中，依照規(guī)章制度認(rèn)真、細(xì)心的完成工作，保障企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的快速發(fā)展。（作者單位：東北農(nóng)業(yè)大學(xué)）