試析新形勢下高校教學(xué)秘書提高工作效率的有效途徑

齊曉宇

高校教學(xué)秘書的工作相比于其他教師以及管理者都要繁重，不僅要對高校的日常事務(wù)進(jìn)行處理，還要協(xié)助各個領(lǐng)導(dǎo)開展具體的工作。就我國目前的情況而言，高校教學(xué)秘書在處理事物的過程中還是存在一些問題影響工作效率，使得高校的整體發(fā)展也受到影響，本文主要就新形勢下高校教學(xué)秘書在工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行大致的概括，然后提出相關(guān)的解決措施以提升教學(xué)秘書的工作效率，促進(jìn)高校教學(xué)成果的提升。

雖然高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中經(jīng)常要與各類教學(xué)人員打交道，管理高校的日常事務(wù)，但實(shí)際上教學(xué)秘書是管理層中的基層人員，很多高校在處理日常的瑣事時，都會將任務(wù)交給教學(xué)秘書處理，使其在工作過程中極少有屬于自己的時間，也正是由于這個原因，高校對教學(xué)秘書缺乏一定的重視。很多教學(xué)秘書在平常的教學(xué)瑣事中消磨掉了耐心，疲憊不堪，使其在工作過程中經(jīng)常拖沓甚至出錯，所以高校要采取相應(yīng)的措施來提升教學(xué)秘書的工作效率，進(jìn)而提升高校教學(xué)的整體質(zhì)量。

一、高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)

高校的教學(xué)秘書一般都需要整理學(xué)校的事務(wù)，高校在教學(xué)過程中會有很多日常的教學(xué)事務(wù)，學(xué)校的班級和學(xué)生都有很多，在這種情況下就會有很多日常的瑣事需要處理，教學(xué)秘書的主要職責(zé)之一就是對高校的日常教學(xué)進(jìn)行管理，使得學(xué)校的日常瑣事不會影響教師對學(xué)生的教學(xué)。教學(xué)秘書本身就是一個具有服務(wù)性質(zhì)的職位，所以必定要履行其服務(wù)職責(zé)，高校在進(jìn)行運(yùn)作的過程中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一些新的問題，并且很多問題都有擴(kuò)展延伸的趨勢，教學(xué)秘書就要對這些問題進(jìn)行協(xié)調(diào)，并且提供一定的建議解決問題，所以說教學(xué)秘書在工作過程中還要扮演協(xié)調(diào)及參謀的角色，教學(xué)秘書本身作為教職員工的一份子在工作過程中必定要參與教學(xué)科研任務(wù)，很多在這個崗位的教學(xué)秘書經(jīng)常會處理高校的教學(xué)事務(wù)并且對其進(jìn)行管理。

二、高校教學(xué)秘書工作中存在的問題

我國很多學(xué)校在日常事務(wù)的處理過程中經(jīng)常會要求教學(xué)秘書提供幫助，教學(xué)秘書的工作涉及到與教學(xué)有關(guān)的很多內(nèi)容，在其進(jìn)行工作的過程中需要獲取完整的教學(xué)信息，并且進(jìn)行整理然后組織教學(xué)活動，在其處理事務(wù)的過程中需要與教師和學(xué)生進(jìn)行溝通，從不同角度了解教學(xué)工作開展的情況。高校在進(jìn)行教學(xué)活動的過程中，往往最注重的是任課教師以及學(xué)生的整體教學(xué)與學(xué)習(xí)效果，因?yàn)檫@兩個群體對高校的整體發(fā)展起關(guān)鍵性作用，教學(xué)秘書作為管理的基層任務(wù)在進(jìn)行工作的過程中往往不受重視，使其教學(xué)科研管理工作在很大程度上被忽視，導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作積極性不高，降低了管理工作的效率。由于教學(xué)秘書本身職位的特殊性，高校在進(jìn)行人力資源分配的過程中往往首先考慮到的就是一些對學(xué)校發(fā)展起到極大促進(jìn)作用的熱門專業(yè)學(xué)院，領(lǐng)導(dǎo)人會將工作能力強(qiáng)的多數(shù)教學(xué)秘書分配到這些學(xué)院，而對于一些學(xué)校的冷門專業(yè)就只有1-2個教學(xué)秘書進(jìn)行管理工作，并且其工作素質(zhì)也有待提升，這種不合理的人力資源結(jié)構(gòu)使得高校的教學(xué)秘書在工作過程中存在較大的問題。

三、新形勢下高校教學(xué)秘書提高工作效率的有效途徑

1.意識到高校秘書工作的重要性

高校教學(xué)秘書雖然在進(jìn)行工作的時候沒有明確的工作內(nèi)容界定，但是在實(shí)際的工作過程中卻要對高校的很多事務(wù)進(jìn)行處理，由于其崗位的基層性使得高校領(lǐng)導(dǎo)在分配任務(wù)的過程中對教學(xué)秘書的重視程度較低，因此，造成高校教學(xué)秘書工作效率不高，所以，高校應(yīng)該要提升對教學(xué)秘書的重視程度，讓其在工作過程中能夠調(diào)動自身的積極性，從而更好地進(jìn)行教學(xué)秘書的工作。

2.加強(qiáng)對教學(xué)秘書的培訓(xùn)

教學(xué)秘書本身的工作具有一定的寬泛性，要處理學(xué)校中的很多事務(wù)，但是就我國當(dāng)前的高校教學(xué)而言，很多擔(dān)任這個崗位的教學(xué)秘書沒有太多的工作經(jīng)驗(yàn)，對于工作過程中的繁多事務(wù)處理起來顯得困難重重，并且高校在錄用教學(xué)秘書的過程中沒有通過正規(guī)的渠道，對其工作能力也沒有進(jìn)行專業(yè)的檢測，使其在工作過程中力不從心。針對這個情況高校要加強(qiáng)對教學(xué)秘書的培訓(xùn)，資質(zhì)教學(xué)秘書進(jìn)行統(tǒng)一的學(xué)習(xí)并且進(jìn)行交流，通過相互的交流取長補(bǔ)短，促進(jìn)管理工作的有序進(jìn)行。

3.提升教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)

每個崗位的員工都應(yīng)該認(rèn)識到自身素質(zhì)對工作效率的影響，很多高校教學(xué)秘書在工作過程中表現(xiàn)出來的專業(yè)素質(zhì)不高，使得相關(guān)的工作內(nèi)容出現(xiàn)錯誤，影響高校教學(xué)活動的正常進(jìn)行。教學(xué)秘書要從思想、心理以及能力方面增強(qiáng)自身的素質(zhì)，樹立正確的工作管理意識，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對待自身的工作，在工作過程中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，提升自身的工作能力，促進(jìn)自身工作效率的提高。

四、結(jié)語

高校在開展教學(xué)活動的過程中，要提升對教學(xué)秘書的重視程度，使其在工作過程中能夠有積極的工作態(tài)度，因?yàn)榻虒W(xué)秘書的工作效率關(guān)系著整個學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)秘書本身要通過不斷的努力提升自身的工作能力，加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，從而使得高校的教學(xué)質(zhì)量得到提升。（作者單位：長春理工大學(xué)光電信息學(xué)院）