提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略研究

摘 要 辦公室是每個(gè)辦事單位的標(biāo)配，在單位辦公發(fā)揮著巨大作用，辦公室文秘又是上級(jí)的下屬，輔助上司打理公司的有關(guān)業(yè)務(wù)，主要是給上級(jí)進(jìn)行文件整理、打印復(fù)制材料、接打電話、傳達(dá)指示等一系列的工作，可以說業(yè)務(wù)非常繁忙。所以，文秘的工作效率對(duì)公司的運(yùn)行有著非常重要的作用。由此我們要提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和工作效率，提升公司的運(yùn)作效率。

關(guān)鍵詞 辦公室文秘 工作質(zhì)量 有效策略 研究

辦公室是每個(gè)辦事單位必不可少的，因?yàn)樵谄匠５墓ぷ髦?，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的直接下屬，要為公司日常的運(yùn)作進(jìn)行工作，為領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)指令，又要把下面員工的工作情況給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，還要對(duì)工作進(jìn)行有序的整理，同時(shí)還要完成領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)任務(wù)。辦公室工作的主要人員有文秘，文秘對(duì)企業(yè)工作的效率有著直接的聯(lián)系。所以，企業(yè)要想提高企業(yè)的運(yùn)行效率和工作質(zhì)量，就要從對(duì)文秘進(jìn)行培養(yǎng)，提升他們的能力入手。

一、應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文秘的工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)

從公司的發(fā)展來講，一個(gè)文秘人員的工作好壞，影響到一個(gè)企業(yè)運(yùn)行工作的效率，文秘自身修養(yǎng)的高低和企業(yè)工作質(zhì)量的高低有著重要的關(guān)系。所以，要對(duì)辦公室文秘進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中不管是對(duì)文秘人員的工作質(zhì)量還是工作效率都會(huì)有一定的提升，促進(jìn)企業(yè)的良好運(yùn)行。因此，在文秘工作的培訓(xùn)學(xué)習(xí)上，企業(yè)不要吝嗇在其方面的花費(fèi)，要加大對(duì)文秘的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，最大限度地給文秘營造積極的學(xué)習(xí)氛圍，增強(qiáng)文秘的工作能力。企業(yè)在對(duì)文秘進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，可以打破傳統(tǒng)學(xué)習(xí)教育模式，融入高科技成分，如加強(qiáng)文秘對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的培訓(xùn)，提高文秘對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力。計(jì)算機(jī)可以提高文秘的工作效率，使得文秘工作更加輕松便捷。在培訓(xùn)的過程中，主要對(duì)文秘的工作能力和素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)注重文秘自身素質(zhì)的提高，明白自身的職業(yè)道德，以達(dá)到培訓(xùn)的目的。

二、完善辦公室的管理機(jī)制

辦公室文秘在工作的時(shí)候，應(yīng)該提高文秘人員的工作質(zhì)量，在培訓(xùn)文秘的時(shí)候應(yīng)該注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)的效果，構(gòu)建有效的管理機(jī)制，還應(yīng)該設(shè)置一定的考核模式。在培訓(xùn)以后，為了清楚培訓(xùn)的結(jié)果，應(yīng)該對(duì)文秘的工作進(jìn)行考核，根據(jù)成績(jī)的優(yōu)異程度設(shè)定適合總體的解決方式，完善考核制度，對(duì)文秘的工作提出嚴(yán)格的要求和規(guī)定。

三、加強(qiáng)文秘的工作創(chuàng)新意識(shí)

在辦公室文秘工作中，要跟著時(shí)代的腳步進(jìn)行工作創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的工作模式，提高工作效率。如果文秘在工作中一直按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行工作，思想老舊、一成不變，勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)的工作，影響企業(yè)的發(fā)展。在文秘工作的過程中，要不斷地進(jìn)行工作總結(jié)，吸取工作中的教訓(xùn)，積累工作經(jīng)驗(yàn)，提高自己的工作效率和辦事能力，形成自己的工作方式。另外，還應(yīng)該不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新工作方式，借鑒別人的工作模式，取其精華去其糟粕，更好地為公司發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

四、加強(qiáng)思想政治文化素養(yǎng)

一個(gè)人的思想政治文化素養(yǎng)決定了這個(gè)人的發(fā)展方向，所以對(duì)于辦公室文秘的思想文化素質(zhì)的加強(qiáng)是一個(gè)辦公室整體素質(zhì)的體現(xiàn)。思想文化素質(zhì)的提高有利于他們自我創(chuàng)新意識(shí)的增強(qiáng)和開拓精神的發(fā)展。文秘想要自己工作突出，必須強(qiáng)化自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力和服務(wù)意識(shí)，處理好自己各方面的工作，尤其是工作和生活之間的關(guān)系。對(duì)自己要求嚴(yán)格一點(diǎn)，才能讓自己取得好成績(jī)，才能使人信服，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)滿意。主動(dòng)適應(yīng)工作環(huán)境，才能在真正的工作中游刃有余。辦公室文秘人員要有較為獨(dú)立的處理問題和溝通問題的能力，因?yàn)檗k公室文秘需要接觸和處理一些比較復(fù)雜煩瑣的事情，想要面對(duì)問題能夠胸有成竹，就要經(jīng)常和領(lǐng)導(dǎo)還有其他同事多交流、溝通，這樣才能夠有條不紊地開展日常工作。如果沒有良好的心理素質(zhì)，就不能正確地對(duì)待別人的批評(píng)和建議，容易迷失自己。所以，面對(duì)煩瑣的人和事要有一個(gè)好的心理素質(zhì)，這樣才能穩(wěn)定地開展日常工作。

五、設(shè)置員工的獎(jiǎng)懲制度

設(shè)置獎(jiǎng)懲制度在辦公室文秘中具有重要作用，可以調(diào)動(dòng)文秘工作的積極性。在企業(yè)的運(yùn)行中，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，可以使得員工的工作更加高效。公司制訂獎(jiǎng)懲機(jī)制可以使得文秘提高自身標(biāo)準(zhǔn)，向著公司的目標(biāo)發(fā)展，讓辦公室整體共同奮斗，提高協(xié)同工作的能力，還能防止員工在傳統(tǒng)的工作模式中迷失前進(jìn)的方向和動(dòng)力。

六、注意辦公室的人文文化

在辦公室的工作中應(yīng)該注意員工的心理變化，不能只關(guān)注公司的業(yè)績(jī)，不照顧員工的心理。要多關(guān)注員工的心理，減少影響員工工作情緒的環(huán)節(jié)，一些不合理的企業(yè)工作環(huán)節(jié)應(yīng)該去除，防止影響員工的工作積極性，降低工作效率和工作質(zhì)量。所以，公司應(yīng)該注重人文氛圍，為員工著想，讓員工感到公司的溫暖，讓員工有歸屬感，提高員工的幸福感。

七、營造良好的企業(yè)氛圍

在企業(yè)的工作氛圍中應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文化的教育互動(dòng)，為文秘提供和諧愉快的環(huán)境，強(qiáng)化權(quán)責(zé)意識(shí)，增強(qiáng)為企業(yè)奉獻(xiàn)的精神和意識(shí)。要配合領(lǐng)導(dǎo)完成日常工作，遵守工作要求，不以權(quán)謀私，努力工作，盡忠職守。

八、結(jié)語

文秘工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)完成工作指導(dǎo)，幫助企業(yè)正常運(yùn)行的工作人員，在企業(yè)的發(fā)展中有著非常重要的地位。文秘人員在工作中要認(rèn)真對(duì)待自己的工作，提高自己的專業(yè)知識(shí)水平，和領(lǐng)導(dǎo)、同事和諧相處，增加感情，不斷地提高自己的工作水平和工作質(zhì)量。

（作者單位為臨沭縣煙草專賣局<分公司>）

[作者簡(jiǎn)介：袁堂婷（1988—），男，山東臨沂人，本科。]

參考文獻(xiàn)

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[2] 竺文.關(guān)于如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略探究[J].商情，2016（47）：296.