信息時代大學生檔案資源的管理與利用

龔富瓊

【摘 要】大學生檔案是學生在校教育與參與工作的重要資料，信息時代發(fā)展下檔案管理工作也發(fā)生很大轉(zhuǎn)變。如何利用信息技術(shù)推動大學生檔案資源管理與利用是當前亟待思考的一個問題。下面文章就結(jié)合學生檔案特點與信息化建設(shè)策略展開探討。

【關(guān)鍵詞】信息時代；大學生；學生檔案；檔案管理

人才培養(yǎng)是高校的一項基本職能，大學畢業(yè)生作為高校人才培養(yǎng)的直接目標承載了豐富的信息資源，大學生檔案真實記錄了這些信息資源，是高校的寶貴資源。然而在現(xiàn)實工作中，因大學生檔案種類多、數(shù)量大、流動性強、占用時間多，大學生檔案管理被看作苦差事，重視程度普遍不高，大學生檔案的管理和利用水平都有待提高。

一、高校學生檔案特點分析

第一，具有獨立性。高校中，學生檔案的管理是以個體為單位進行的，具有明顯的獨立性。學生檔案的獨立性表現(xiàn)在形式、內(nèi)容與結(jié)果三個方面。形式獨立，雖然學生的檔案是以學校的名義整體進行保管，但是仍然是以個體的形式出現(xiàn)，具有較強的人身依附屬性；內(nèi)容獨立，主要表現(xiàn)為學生檔案內(nèi)容是記錄在校期間學生的政治表現(xiàn)、成績情況、身體健康狀態(tài)、心理素質(zhì)及社會實踐等內(nèi)容；結(jié)果獨立，學生檔案中的材料本身、推斷的結(jié)果都具有一定的獨立性[1]。第二，具有延續(xù)性。學生檔案是學生在校期間慢慢形成的，即便學生工作后仍然會持續(xù)形成。學生檔案的延續(xù)性表現(xiàn)在時間、內(nèi)容與影響三個方面：首先，時間的延續(xù)性。我國學制為小學、初中、高中、大學及后期深造的階段，這些階段的檔案管理工作因時間、階段的不同而有所差異。其次，內(nèi)容的延續(xù)性。小學、初中、高中三個階段，學生的檔案內(nèi)容相對比較基礎(chǔ)，主要記錄學生在校期間的成績、品行，學生大學、后期深造的檔案內(nèi)容是在前三個階段的基礎(chǔ)上形成的。最后，影響的延續(xù)性。學生檔案中記錄的諸多內(nèi)容會給學生帶來終身影響。

二、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息安全意識不足

學校的信息化檔案管理體制內(nèi)容不健全，在檔案使用和傳遞中，經(jīng)常出現(xiàn)信息泄露的問題。大多數(shù)學校把安全建設(shè)的重點集中在開發(fā)管理系統(tǒng)、建設(shè)數(shù)字化檔案以及建設(shè)共享數(shù)據(jù)平臺上，忽略了安全方面的建設(shè)，易給檔案的管理工作帶來風險。檔案相關(guān)借閱平臺數(shù)據(jù)訪問方式過于簡便，信息化檔案保密程度不高，工作人員沒有針對性設(shè)立合理的用戶使用權(quán)限，導(dǎo)致信息泄露嚴重，阻礙了現(xiàn)代化管理工作的開展。因此，未來的發(fā)展重點是建設(shè)更加完善的安全管理體系，不斷提升檔案信息管理工作的安全性。

（二）檔案管理技術(shù)存在的問題

在大數(shù)據(jù)時代，高校的學生檔案管理工作需要將“大”這個概念充分展現(xiàn)出來，換句話來說，需要在過去的管理工作上，堅持大檔案以及大服務(wù)的方向不斷發(fā)展。學生檔案管理當中，需要對管理的方法展開創(chuàng)新，從而讓學生檔案管理變得更加多元、可視化，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的學生檔案信息服務(wù)，滿足用戶的各種個性需要。部分管理部門通過學生電子檔案展開管理，不過這種方法在信息更新以及服務(wù)方面還存在著非常嚴重的滯后性。在信息的收集整理方面，其所消耗的時間都比較長。這種學生檔案的管理方式和大數(shù)據(jù)時代的需要有很大沖突[2]。

（三）沒有建立起行之有效的檔案管理、監(jiān)督制度

從檔案管理的制度方面出發(fā)，部分高校還沒有建立起行之有效的檔案資料管理與監(jiān)督制度，使得檔案管理沒有堅實的制度基礎(chǔ)。管理制度的問題主要表現(xiàn)在兩個方面：首先是硬件設(shè)施不完善。由于檔案管理硬件設(shè)施的投入普遍不高，一些高校不僅沒有設(shè)置專門的檔案管理庫房、辦公室，現(xiàn)代辦公設(shè)施陳舊，還存在紙質(zhì)檔案室管理不善的問題，降低了檔案工作質(zhì)量，出現(xiàn)了資料錯、漏、亂、假的問題；其次是檔案管理流程不規(guī)范，管理人員在處理檔案時沒有依照相關(guān)的規(guī)定，在檔案分類、整理、歸檔以及裝訂等過程中，出現(xiàn)了檔案胡亂堆放、隨意涂改與標記、沒有分門別類進行整理等問題。同時，對檔案借閱工作管理不嚴，也在一定程度上增加了檔案丟失、損毀的可能。

三、信息時代高校大學生檔案管理的信息化對策

（一）建立起統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)

想要全面實現(xiàn)學校檔案管理的信息化，首先就必須建立起一個標準、統(tǒng)一的信息化檔案管理系統(tǒng)，進一步推進信息化檔案管理工作的實施。高校應(yīng)充分利用現(xiàn)有的計算機設(shè)備、軟件、技術(shù)等優(yōu)勢，對檔案管理系統(tǒng)進行進一步的開發(fā)和完善，使數(shù)據(jù)采集和信息維護等工作能夠擁有統(tǒng)一的標準，為信息化的檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。其次，還應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)與信息化的教學系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)進行對接，將分散的學生信息整合起來，提高檔案信息的完整性以及信息收集的快速性，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的缺失、出錯等問題。當然，為了對學生的檔案信息進行保護，還必須加強安全防護，以免信息被盜取和外泄。

（二）積極開發(fā)適合學生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具

在當前大數(shù)據(jù)時代背景下，就學生檔案管理來說，需要結(jié)合實際情況來具體的分析，從而為學生檔案管理針對性的制作一套符合學生實際情況以及發(fā)展要求的大數(shù)據(jù)分析工具。具體要求高校不僅僅需要重視自身人才優(yōu)勢充分的發(fā)揮，同時還得加強和社會相關(guān)企業(yè)的合作，進而將資金優(yōu)勢和人才優(yōu)勢有效的融合，通過大型科技企業(yè)的力量來更好的挖掘和利用學生數(shù)字檔案資源的作用。就當前情況來看，很多高校都開始著手于挖掘和應(yīng)用大數(shù)據(jù)的價值和優(yōu)勢，并且也開始加強和社會企業(yè)的合作，例如在學生專業(yè)選修以及學費繳納等各個方面都創(chuàng)建了相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，并且取得了顯著的效果。由此可見，積極的開發(fā)適合學生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具非常的有必要，這樣能夠很好的促使高校學生檔案管理工作更好的符合大數(shù)據(jù)時代的要求。

（三）建立高素質(zhì)信息化檔案管理團隊

日常檔案管理工作體系中，高校的檔案管理工作一直不被重視，不少領(lǐng)導(dǎo)都認為高校的檔案管理工作缺乏技術(shù)含量，只需簡單保管現(xiàn)有資料即可，不用為其專門耗費資金和人力。因此，大多數(shù)高校在檔案管理上很少關(guān)注檔案管理人才的建設(shè)，大部分從業(yè)人員從入職開始就沒有進行過相關(guān)工作的專業(yè)培訓(xùn)，甚至有部門高校的檔案管理人員為兼職人員。由于高校沒有重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作無法實現(xiàn)信息共享[3]。

（四）建立以身份證為賬號體系的檔案云

檔案工作是我國特色社會主義的傳統(tǒng)內(nèi)容，對我黨的發(fā)展起到了重要的推動作用，在發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)人才的道路上彪炳史冊。學生檔案作為一個人一生檔案的起點，對學生人生發(fā)展的各個重要節(jié)點起到了記錄、證實、推進的作用。隨著科學技術(shù)的進步，很大程度上推動了檔案的內(nèi)涵、外延及形態(tài)發(fā)展，各種大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展對新檔案概念的形成起到了促進作用。就現(xiàn)階段信用體系建設(shè)，今后都會納入個人檔案云的系統(tǒng)，今后個人檔案云將會記錄一個人從出生起的全部數(shù)據(jù)，企業(yè)、社會都會依托人工智能、檔案云來作為一個人評價的參考，對此高校學生檔案管理工作應(yīng)積極建立以學生身份證號碼為賬號的學生檔案云，促進學生檔案管理的信息化。

四、結(jié)語

總之，信息化的高校學生檔案管理是信息時代發(fā)展的必然。每一名一線的工作者都應(yīng)走在時代的前沿，借助信息技術(shù)不斷更新的優(yōu)勢，促進檔案信息管理工作的不斷完善，為學校教育教學工作的開展提供基礎(chǔ)保障，有助于學生檔案管理工作的順利發(fā)展。

【參考文獻】

[1]林堅.高校校友檔案服務(wù)平臺的設(shè)計與應(yīng)用研究[J].浙江檔案，2018（9）：55-56.

[2]郝晨輝.檔案信息化標準的發(fā)展與展望[J].檔案學研究，2017（4）：61-66.

[3]劉永.檔案信息資源共享云體系建設(shè)的思考[J].檔案管理，2017（6）：25-29.