淺談加強(qiáng)電子檔案的管理及利用

吳建利

摘要：當(dāng)前，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢，電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，結(jié)合筆者單位實際，分析了電子檔案的重要意義及其利用，提出了做好電子檔案管理的若干措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理;利用

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以檔案的實體管理為主，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作為現(xiàn)代管理手段所代替。電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。

一、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

（一）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案多為紙質(zhì)檔案，由于檔案工作的特殊性，在管理與存儲過程中，存儲占用空間大，保存成本高。檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時間，進(jìn)行手工收集、整理、保管、編研和向利用者提供服務(wù)。一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。然而，計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，把檔案保存到政府?dāng)?shù)據(jù)平臺，不用擔(dān)心檔案受到自然環(huán)境破壞，也不用擔(dān)心因為人員翻看破壞資料完整性，還節(jié)省了存儲空間，減少機(jī)關(guān)單位的用紙量。信息化檔案管理不再需要大量的人力進(jìn)行維護(hù)、管理，減少了檔案工作人員整理與裝訂檔案的時間，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，節(jié)約了人力成本，提高了工作效率。

（二）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足工作的多樣化需求

隨著社會的進(jìn)步以及工作的需要，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，解決了使用者多樣化需求的問題。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。電子檔案的應(yīng)用管理，為檔案使用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，這就要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的最大社會效益。

二、電子檔案的利用及主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的，現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1.提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館域之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。

3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。如筆者所在單位，在檔案信息化的利用方面就有深刻的體會，通過檔案管理一體化平臺與上級檔案主管部門聯(lián)網(wǎng)，檢索、查詢方便快捷，使用起來得心應(yīng)手，大大提高了工作效率。

三、做好電子檔案管理和利用的主要措施

強(qiáng)化檔案利用意識，關(guān)鍵在于它對經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展所起到的作用，檔案自身的特殊屬性決定了檔案館不會像圖書館一樣引起人們的廣泛關(guān)注;但也恰恰是因為它的特殊屬性，決定了檔案館終究不會為別的機(jī)構(gòu)所替代。檔案是歷史的真實記錄，具有參考價值、憑證價值和教育功能。加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，要從多個角度展開工作。

1.加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識

檔案利用不僅僅是檔案部門的事，也是全社會的一項重要工作，利用好檔案，發(fā)揮好檔案的社會價值，是全社會的責(zé)任，當(dāng)然更是檔案工作者的義務(wù)。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

2.完善檔案利用機(jī)制，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。為了保證檔案利用服務(wù)成為一個持續(xù)不斷的卓有成效的活動，檔案部門可以在檔案信息網(wǎng)絡(luò)中建立利用反饋系統(tǒng)，收集、整理各方面對檔案服務(wù)的意見和要求，然后進(jìn)行梳理、分類、制定出改進(jìn)方案，以不斷完善檔案利用的服務(wù)機(jī)制，形成檔案服務(wù)的科學(xué)的工作流程和合理的運(yùn)行機(jī)制。

3.規(guī)范檔案利用方式，避免不必要的損失

電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

四、小結(jié)

現(xiàn)代社會正在跨入信息時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。檔案利用是檔案工作的根本歸宿，只有充分發(fā)揮檔案的社會作用，才能真正體現(xiàn)檔案工作的價值和存在的必要性。

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