關于行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)清查過程中的注意事項探討

吳庭威

在新時期背景下，行政事業(yè)單位開展實物資產(chǎn)清查工作，有利于摸清家底。本文通過對行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)清查過程中的注意事項進行探討，希望對提高實物資產(chǎn)清查的質(zhì)量有所幫助。

開展實物資產(chǎn)清查工作對行政事業(yè)單位來說具有重要的作用，可以摸清行政事業(yè)單位的家底，并提高財務管理工作的質(zhì)量。清查人員應該明確實物資產(chǎn)清查的內(nèi)容，并在清查過程中注意有關事項。因此，對行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)清查過程中的注意事項進行探討，其意義十分重大。

一、行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)清查工作內(nèi)容及其要點

行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)清查工作內(nèi)容及要點具體表現(xiàn)在以下方面：首先，行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)清查需要提前進行準備，大致明確清查的內(nèi)容和狀況。重點工作內(nèi)容是統(tǒng)計分析行政事業(yè)單位基本信息；其次，對行政事業(yè)單位的各項實物資產(chǎn)進行梳理，對單位實物資產(chǎn)變更情況進行校對；再次，在清查行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)的過程中，如果發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧的情況，應對其進行專門分類的處理，并提出建設性的意見；再次，資產(chǎn)清查人員應該在財務部門的統(tǒng)一領導下進行清查，并在清查過程中遵守國家的法律法規(guī)，對于其中的異常情況應及時關注并核對；此外，在工作中發(fā)現(xiàn)的問題應及時分析和記錄，并在分析的基礎上，制定解決問題的方案，提出解決問題的方法，但要確保修訂后的方案，不要對后續(xù)工作造成影響；最后，對清查過程中新出現(xiàn)的問題應及時整理和存檔，如果無法處理，應該將其上報給主管部門。

二、行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)清查過程中的注意事項探討

（一）盤點實物資產(chǎn)，并關注資產(chǎn)質(zhì)量

《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作》中對實物資產(chǎn)清查的程序和方法進行了規(guī)定，這個程序和方法就是實物盤點。實物盤點提出了兩方面的任務要求：一是核對賬存數(shù)和實存數(shù)，通過對這兩項內(nèi)容進行對比，可以清查實物資產(chǎn)數(shù)量上的盤盈或盤虧，這也是認定實物資產(chǎn)存在性的一種方式；二是資產(chǎn)清查人員還應在清查實物資產(chǎn)的過程中，對資產(chǎn)的質(zhì)量和使用狀況進行評價，需要將一些喪失使用價值和報廢的資產(chǎn)進行清查。例如：截至到清查日，某家醫(yī)院已經(jīng)過期的藥品和試劑，雖然其形態(tài)尚未發(fā)生變化，但卻失去了內(nèi)在的使用價值，應該將其歸類于報廢實物資產(chǎn)。

但是在清查一些需要保密的實物資產(chǎn)時，例如：配方、制造工藝、危險性高的氣體時，不需要檢查實物，而是檢查與這些實物資產(chǎn)的有關的管理制度、合同、發(fā)貨單和驗收單等。此外，對于一些特殊的儀器和設備來說，清查人員很難對其質(zhì)量和使用狀態(tài)進行檢查，為此，有關部門應聘請專業(yè)的機構(gòu)，對這些設備和儀器的使用性能進行檢查和鑒定，并將檢查和鑒定結(jié)果作為實物盤點的依據(jù)。

（二）關注實物資產(chǎn)的權(quán)屬

在進行實物資產(chǎn)的清查過程中，不僅要對資產(chǎn)的質(zhì)量和價值進行關注，還要對資產(chǎn)的權(quán)屬進行明確。究其原因，主要是我國部分行政事業(yè)單位對實物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)登記并不重視，“因而行政事業(yè)單位相當部分的實物資產(chǎn)都不具備產(chǎn)權(quán)證書”。例如：房屋沒有房產(chǎn)證，所用土地沒有土地使用證等。雖然一些實物資產(chǎn)進行了產(chǎn)權(quán)認證，但存在使用者和擁有者不是同一個單位的問題，例如：某些行政單位使用的車輛，掛的是企業(yè)牌照，還有一些企業(yè)的車輛，掛的是行政事業(yè)單位的牌照。還有一部分行政事業(yè)單位的房改房，以一半產(chǎn)權(quán)的方式出售給員工，而房改房另一半的產(chǎn)權(quán)則歸單位所有，行政事業(yè)的財務人員對這類實物資產(chǎn)并未進行記錄，還有一些行政事業(yè)單位在劃撥資產(chǎn)時，是無償?shù)?，沒有辦理相應的產(chǎn)權(quán)變更證明。

由此可以看出，行政事業(yè)單位由于受到多種原因的影響，其實物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)并不明確，賬面資產(chǎn)和實際資產(chǎn)存在較大的差別。因而，實物資產(chǎn)清查人員在進行行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)盤點的過程中，必須要對實物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)進行審核，對產(chǎn)權(quán)不明確、不清晰的實物 資產(chǎn)，應要求資產(chǎn)所有方出具材料，以證明資產(chǎn)所屬權(quán)，在明確資產(chǎn)歸屬后，應要求資產(chǎn)所有方盡快辦理產(chǎn)權(quán)登記。如果在盤點過程中，出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛，工作人員應及時將情況報告給領導部門，并將《行政單位國有資產(chǎn)管理辦法》作為劃分產(chǎn)權(quán)的依據(jù)，對資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進行界定。此外，工作人員還應對以下幾種情況進行關注，一是保管資產(chǎn)；二是代銷資產(chǎn)；三是代購資產(chǎn)；四是租入資產(chǎn)；五是借入資產(chǎn)。這些資產(chǎn)都不是行政事業(yè)單位自有的資產(chǎn)，如果在清查過程中不關注這些情況，很容易導致清查出現(xiàn)錯誤。常見的錯誤就是盤盈或盤虧，為此，清查人員一定要予以重視。

（三）重點關注賬外資產(chǎn)

我國行政事業(yè)單位所執(zhí)行的會計制度與普通企業(yè)相比，存在一定的特殊性。行政事業(yè)單位的實物資產(chǎn)，如果屬于固定資產(chǎn)，需要在成本費用或?qū)ｍ椫С鲋羞M行列支，然后再進行固定資產(chǎn)和固定基金科目余額的增加。但存在一部分行政事業(yè)單位獲取固定資產(chǎn)的方式為無償劃撥，并且在劃撥過程中，缺少相應的手續(xù)，固定資產(chǎn)的增加也沒有在財務報表上體現(xiàn)；還有一部分行政事業(yè)單位分別記錄基建賬和財務賬，最終導致基建賬上的實物資產(chǎn)和財務賬上的實物資產(chǎn)互相混淆，無法被有效區(qū)分。

基于上述原因?qū)е碌馁~外資產(chǎn)情況，工作人員在進行實物資產(chǎn)清查的時候，不僅要采用以賬盤物的方法，還要見物盤賬，只有見到實物后才能進行對賬，這樣一來，行政事業(yè)單位實物資產(chǎn)清查才會更加準確。

（四）實物資產(chǎn)盤盈、盤虧、報廢的處理需要取得合法有效的證據(jù)

國家在頒布的《行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作指南》中要求：行政事業(yè)單位在清查實物資產(chǎn)的過程中，如果存在盤盈、盤虧、報廢的實物資產(chǎn)，必須要取得合法且有效的證據(jù)。具體包括以下方面：

1.外部證明

外部證明應該具備法律效力，例如：司法機關的裁決證明，有關部門的資產(chǎn)劃撥文件等，與其他證據(jù)相比，外部證明更具證明力和可靠性。

2.中介機構(gòu)的鑒定證明

中介機構(gòu)的鑒定證明主要是指資產(chǎn)評估報告，這種鑒定證明一般會由評定機構(gòu)或會計事務所提供。其作用為實現(xiàn)對賬外資產(chǎn)價值的確定。

3.經(jīng)濟行為的內(nèi)部證據(jù)

內(nèi)部證據(jù)主要包括：購物發(fā)票、資產(chǎn)盤點表、付款憑證、購物協(xié)議，以及單位內(nèi)部對資產(chǎn)報廢進行鑒定的資料等

工作人員在獲取這些證據(jù)以后，管理人員應該組織工作人員對這些證據(jù)的合法性和有效性進行仔細的審查，在必要時，應該讓評估機構(gòu)等社會中介機構(gòu)就該項證據(jù)單獨出具鑒定報告，并將審查結(jié)果作為審批資產(chǎn)損溢的依據(jù)，如果資產(chǎn)損溢情況較為嚴重，應該報告給上級有關部門審批，并依法追究有關單位或人員的責任。

三、結(jié)論

綜上所述，行政單位實物資產(chǎn)清查工作的開展，有利于促進行政事業(yè)單位的發(fā)展。但是在進行實物資產(chǎn)清查過程中，工作人員應該把握清查工作的內(nèi)容和要點。與此同時，還要對實物資產(chǎn)的質(zhì)量、權(quán)屬、賬外資產(chǎn)和證據(jù)等事項進行關注，只有這樣，才能確保資產(chǎn)清查的有效性。（作者單位：廣東天華華粵會計師事務所有限公司）