探討高校設備檔案管理存在的問題及對策

陳華

近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校在科研方面的投資力度也不斷加強，購置的教學和科研設備、儀器等工具在精度上愈加精密，在數(shù)量上不斷增加，這就凸顯了設備檔案管理的重要性。設備檔案管理水平的高低直接影響著學校的教學水平和科研的發(fā)展和進步。

一、高校設備檔案的特點

高校的設備檔案管理包括從設備采購、驗收到使用、維修、升級等各個環(huán)節(jié)的各種材料和信息。從設備檔案上可以直接看出這個設備所經過的所有狀態(tài)，是一個不可斷裂的整體。

從儀器、設備本身來看：高校儀器的設備多用于化學、生物、物理、電子、計算機等各科目實驗室，設備種類繁多，而且隨著社會發(fā)展的進步，設備的精密度、精準性、先進性會更高，這也對設備檔案的管理提出了更高的要求。

從設備檔案內容上看：設備采購環(huán)節(jié)的檔案有采購標書、合格證書，說明書等材料，設備到貨的檔案有設備調試記錄，到貨時間等，設備使用的檔案有使用制度，維修記錄等。

從保管期限來看，有些設備本身使用時間就不長，或者使用過程中出現(xiàn)不能維修的狀況，設備將會被淘汰，需要引進其他新設備，所以設備檔案的保管期限會隨著設備的淘汰而終止，很少一部分設備檔案是長期的或者永久的。

二、高校設備檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）設備檔案管理得不到重視

隨著科研水平的進一步提高，領導對于引進大型高精尖儀器和設備還是能夠意識到重要性，但是對于設備的檔案管理的重視程度不夠。領導不重視設備檔案管理，就容易引起一些其他問題，如設備檔案管理制度不健全，使用過程中出現(xiàn)的問題無人負責，設備檔案管理人的專業(yè)知識不強，管理技術落后，設備使用年限不祥等。

（二）設備檔案內容不完整

高校領導不重視設備檔案管理，也導致設備檔案內容不健全，容易有空白項。有些設備可能從購買到到貨到使用，甚至一直到報廢都沒有檔案記錄。檔案內容不夠詳細，比如缺少說明書，就容易導致出現(xiàn)使用困難，不知道怎么維修的情況，缺少維修記錄，就不知道什么時候需要對儀器或者設備進行保養(yǎng)。設備檔案內容不完整，也影響到高校設備整體的使用率和淘汰率。

（三）管理手段較落后

高校設備檔案的管理還沒有利用信息化手段，還是傳統(tǒng)的手工記錄和紙質保存。設備檔案管理員人工記錄檔案的使用或者維護信息，在再次查閱檔案的時候，就容易遇到困難，紙質保存的檔案，如果發(fā)生不可抗逆因素，很容易丟失，就會給科研或者教學帶來困難。

三、加強高校設備檔案管理的新舉措

（一）強化設備檔案管理意識

意識是行動的前提，意識提高了，重視程度加強了，設備檔案管理的工作就能夠步入正軌。強化領導和設備檔案管理員的管理意識，積極主動的完善制度并且加強技術手段保證設備檔案管理的健全。在設備檔案管理出現(xiàn)經濟或者其他方面的困難時，領導要給予大力支持，積極協(xié)調解決問題，確保設備檔案管理良好運行。

（二）完善設備檔案管理制度

制定并且完善高校設備檔案管理制度既是使用設備的需要，也是高校管理工作的任務。認真學習并且貫徹執(zhí)行上級部門對于高校設備檔案管理的各項要求。完善設備檔案的保管制度、檔案的歸檔制度、檔案的統(tǒng)計制度、檔案的開放制度以及檔案管理人員的工作崗位制度。明確具體的管理人員，分工負責，責任到人，把工作明確分配到具體的每個崗位，確保環(huán)環(huán)相扣，每個環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)問題。制度建立后，在保管或者歸檔設備檔案的時候要嚴格依據(jù)制度，不能敷衍了事。

（三）提高設備檔案管理人員素質

設備檔案管理人員素質直接關系到設備檔案管理的水平。提高設備檔案管理人員素質可以從兩方面進行。一是安排專業(yè)知識性強的工作人員負責設備檔案的管理，可以在校內通過公開招聘的方式進行，公平、公正、透明的選拔出適合崗位的人才。二是加強對兼職設備檔案管理人員的培訓，由于高校設備的復雜性高，數(shù)量眾多，可以讓部分教師兼職參與到設備檔案管理的工作中來。要定期或者不定期的開展設備檔案管理培訓，讓兼職管理員熟悉管理規(guī)章制度，并保證嚴格執(zhí)行，熟悉設備管理的內容和程序，確保兼職管理員都能勝任崗位的需要。

（四）實現(xiàn)設備檔案信息化管理

實現(xiàn)設備檔案信息化管理，既能提高設備檔案的管理水平，保護好設備的各類檔案，又能提高設備的使用率，提高設備檔案為科研服務的水平。建設高校設備檔案管理系統(tǒng)，錄入設備的全部信息，不僅實現(xiàn)設備檔案的紙質保存，也能夠實現(xiàn)設備檔案的查詢和信息完善。設備檔案的管理人員根據(jù)設備需要及時對設備檔案信息進行更新，設備使用人員根據(jù)自己的權限查閱設備的購買、使用或者維修信息，實現(xiàn)設備檔案信息的動態(tài)化管理。

四、結語

綜上所述，高校設備檔案要服務于設備，服務于科研，服務于高校，服務于教育事業(yè)。通過強化管理意識、完善管理制度、提高管理人員素質、實現(xiàn)設備檔案信息化管理來提高高校設備檔案的管理水平，這將有利于提高設備利用率，有助于提高高?？蒲兴剑兄趯W校的發(fā)展規(guī)劃，也有助于教育事業(yè)的發(fā)展。（作者單位：湘潭醫(yī)衛(wèi)職業(yè)技術學院）