電子圖檔的建立與應(yīng)用

趙明

摘要：在科技日益發(fā)達(dá)的今天，檔案管理工作也需要逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。電子圖檔的建立是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既保護(hù)了檔案實(shí)體，又方便檔案資料的利用，切實(shí)提升工廠檔案工作的管理水平。

關(guān)鍵詞：圖檔管理;信息化建設(shè);模型定制;文件導(dǎo)入

工欲善其事，必先利其器。在科技日益發(fā)達(dá)的今天，檔案管理工作也需要逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。對(duì)于企業(yè)檔案，尤其是科技檔案更為重要。在企業(yè)中實(shí)施PLM圖檔管理系統(tǒng)對(duì)于提升制造業(yè)的產(chǎn)品快速創(chuàng)新能力和優(yōu)化制造管理水平，促進(jìn)制造業(yè)的跨越式和可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)信息化軟件產(chǎn)業(yè)的形成和發(fā)展，都具有不可估量的重要意義。

一、電子圖檔建立的緣由

建廠40多年來(lái)，隨著修理機(jī)型增多，工廠館藏資料也逐年增多，依靠人工查閱檔案的方式已經(jīng)很落后了。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，加快檔案信息快速、科學(xué)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化、信息化和數(shù)字化管理。工廠在充分調(diào)研、論證后，確定引進(jìn)滿足工廠檔案管理需求的英泰PLM電子圖檔的管理系統(tǒng)。

電子圖檔的建立是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，同時(shí)也是檔案工作中出現(xiàn)的一件新生事物。工廠在各車間逐步取消了資料員設(shè)置，集中人力把館藏技術(shù)資料進(jìn)行掃描并導(dǎo)入到英泰系統(tǒng)，即把檔案從實(shí)體過(guò)渡到電子圖檔。此項(xiàng)目完工后，可授權(quán)于各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和全廠工程技術(shù)人員，供其在網(wǎng)上查閱學(xué)習(xí)、參考使用，但無(wú)權(quán)下載和更改。同時(shí)人工查閱和電子查閱兩種方式并行，使檔案查閱更加迅速、快捷、方便，達(dá)到點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)就能查到自己所需資料的目的。

二、對(duì)電子圖檔的要求

為確保檔案數(shù)字化工作順利開(kāi)展，提出如下要求：1、要提高認(rèn)識(shí)，積極推進(jìn)。檔案數(shù)字化不但可以便捷全面的提供檔案信息，而且可以有效地保護(hù)檔案原件，確保檔案實(shí)體安全。2、要統(tǒng)籌規(guī)劃。要有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行，避免造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。3、要加強(qiáng)基礎(chǔ)工作和全程控制，保證檔案數(shù)字化質(zhì)量。檔案數(shù)字化工作中無(wú)論建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、進(jìn)行檔案原文掃描，還是數(shù)據(jù)檢索，提供利用，都要做好數(shù)字化前期的分類、整理、著錄、鑒定等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，要做好檔案數(shù)字化的全程控制，注意全面的質(zhì)量檢查。4、要建立檔案數(shù)字信息安全保障體系。要著重加強(qiáng)主機(jī)安全，網(wǎng)絡(luò)安全，數(shù)據(jù)庫(kù)安全等方面的工作，配備必要的軟硬件設(shè)施設(shè)備，建立健全信息安全管理制度，尤其是要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化加工人員的安全管理和保密教育，確保數(shù)字化各個(gè)工作環(huán)節(jié)萬(wàn)無(wú)一失。

三、采取的措施

首先，在維護(hù)檔案實(shí)體安全、確保檔案內(nèi)容的保密方面采取了以下措施：

1.與項(xiàng)目組的每個(gè)成員簽訂保密協(xié)議。

2.配備項(xiàng)目所需的計(jì)算機(jī)，簽封計(jì)算機(jī)USB接口，在項(xiàng)目工作間安裝監(jiān)控鏡頭。

3.不定期對(duì)項(xiàng)目組全體成員進(jìn)行檔案安全、保密意識(shí)培訓(xùn)。

其次，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化：

1.檔案整理方面：檔案移交，填寫檔案交接表，一式二份，按機(jī)型分類，便于查找和管理。

2.檔案數(shù)字化方面：以“保真”為原則，盡可能使數(shù)字化文本版式、字體標(biāo)點(diǎn)接近原文式樣。

四、圖檔的建立過(guò)程

電子圖檔管理系統(tǒng)自2007年開(kāi)始建模，工廠不但做了大量的技術(shù)準(zhǔn)備工作，還投入了大量人力、物力，使工廠的圖檔管理系統(tǒng)初具規(guī)模。具體過(guò)程如下：

1）模型的定制

首先，根據(jù)工廠目前存檔的技術(shù)文件內(nèi)容進(jìn)行分類，包括工廠文件、技術(shù)條件、軍品圖紙，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、通用標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)行工藝、修理資料等。利用數(shù)據(jù)模型定制工具，對(duì)每個(gè)類別進(jìn)行屬性，權(quán)限、人員設(shè)置，并根據(jù)技術(shù)文件內(nèi)容進(jìn)行規(guī)則設(shè)定。截止到2008年12月底，模型定制已基本完成。

2）技術(shù)文件準(zhǔn)備

將紙質(zhì)文件完全轉(zhuǎn)換成電子文件的形式是一項(xiàng)煩瑣而又復(fù)雜的工作，不僅要求工作人員細(xì)致認(rèn)真，而且要對(duì)技術(shù)文件比較熟悉，否則容易造成文件名實(shí)不符，使查閱人員不知所蹤，造成電子文檔的不準(zhǔn)確。操作人員應(yīng)根據(jù)分類，對(duì)各部分分別操作、存儲(chǔ)，使工作井井有條，將電子文檔清楚明確。

3）電子文檔的導(dǎo)入

技術(shù)文件準(zhǔn)備工作完成后，需要導(dǎo)入到圖檔管理系統(tǒng)。首先建立詳細(xì)的查詢目錄，然后逐類、逐項(xiàng)進(jìn)行文件的導(dǎo)入工作。

4）電子文檔的修訂、更改

工廠所建立的圖檔管理系統(tǒng)應(yīng)該屬于動(dòng)態(tài)的管理系統(tǒng)，隨著技術(shù)文件的增加、作廢、部分內(nèi)容更改，管理人員應(yīng)隨時(shí)對(duì)圖檔管理系統(tǒng)的文件進(jìn)行修訂，以保證電子文件的準(zhǔn)確性、有效性。

隨著新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)，新資料的不斷調(diào)入、歸檔，如某型附件的試修，某新機(jī)型的試修等等，后續(xù)工作還要陸續(xù)完成，圖檔系統(tǒng)還需要逐步完善。

五、圖檔的應(yīng)用

電子圖檔的建立和應(yīng)用使檔案管理從手工管理逐步向信息化、數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，既保護(hù)了檔案實(shí)體，又方便了今后的開(kāi)發(fā)利用，為全面提升工廠檔案工作的管理水平創(chuàng)造了條件。

讓“信息”多跑路，縮減各級(jí)技術(shù)人員的時(shí)間成本，降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。十多年的實(shí)踐證明，關(guān)于技術(shù)文件電子圖檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用，即節(jié)省了工程技術(shù)人員和主管領(lǐng)導(dǎo)的寶貴時(shí)間，又減輕了檔案員的工作量，到檔案室查閱資料人員明顯減少，為工廠的生產(chǎn)任務(wù)完成節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。

六、結(jié)束語(yǔ)

從2008年工廠PLM電子圖檔建成以來(lái)，通過(guò)這幾年的實(shí)踐來(lái)看，電子圖檔的應(yīng)用，確實(shí)效果良好。工廠信息化建設(shè)持續(xù)加強(qiáng)，逐步向現(xiàn)代化、信息化、辦公自動(dòng)化發(fā)展，各項(xiàng)工作信息化建設(shè)均已提上日程，科學(xué)技術(shù)必將成為“第一生產(chǎn)力”。

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