西部地方院校人事檔案管理現(xiàn)狀與解決對策探析

胡瑞華HU Rui-hua

（延安大學(xué)人事處，延安 716000）

（The Personnel Department of Yan'an University，Yan'an 716000，China）

0 引言

高校人事檔案管理工作可以為高等學(xué)校選人用人、職稱職務(wù)評審、評優(yōu)評獎、人才管理與推薦提供重要憑據(jù)；可以為高校的教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、干部任用起到保駕護(hù)航的作用。人事檔案是高校人才信息儲存庫，人事檔案材料一旦出現(xiàn)造假或遺失后果很嚴(yán)重。西部地方院校由于受領(lǐng)導(dǎo)觀念、經(jīng)費、管理人員素質(zhì)等方面的影響和制約，目前人事檔案管理工作出現(xiàn)了許多問題，已跟不上時代發(fā)展的需要，正在成為制約西部對方院?？焖侔l(fā)展的掣肘。

1 西部地方院校人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想觀念跟不上時代發(fā)展的需要 西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，觀念守舊，認(rèn)為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務(wù)性工作，與科研教學(xué)沒有直接聯(lián)系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，對學(xué)校人事檔案人員能力素質(zhì)也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔(dān)任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。

1.2 人事檔案管理人員素質(zhì)低、不專業(yè) 高校人事檔案管理工作是一門專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、思想政治、工作作風(fēng)等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當(dāng)前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔(dān)任，有許多為領(lǐng)導(dǎo)或教職工家屬。這些人員素質(zhì)低，沒有經(jīng)受過專門的人事檔案管理培訓(xùn)，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領(lǐng)工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業(yè)能力、從業(yè)態(tài)度、思想品德、工作作風(fēng)等方面已經(jīng)不能適應(yīng)新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質(zhì)需要，急需更換或提升專業(yè)素質(zhì)。

1.3 經(jīng)費投入不足，場地不標(biāo)準(zhǔn)不健全 由于受辦學(xué)經(jīng)費限制，目前西部地方高校辦學(xué)經(jīng)費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經(jīng)費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會。

1.4 人事檔案內(nèi)容收集利用率低 高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關(guān)系、學(xué)歷、履歷、各類鑒定、培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)、黨團(tuán)政審、獎勵、職務(wù)任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內(nèi)容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務(wù)職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態(tài)。另外，西部地方院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，個人的檔案材料要嚴(yán)格保密，教職工個人信息只容許上級領(lǐng)導(dǎo)和組織部門使用，其他人不能調(diào)閱，即使本人也不能隨便閱覽。導(dǎo)致人事檔案的利用率低，沒有真正發(fā)揮出檔案的作用和效益。

1.5 檔案管理手段落后，信息化建設(shè)落伍 目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環(huán)節(jié)繁雜，效率低下；管理人員計算機(jī)應(yīng)用水平低，檔案管理信息化建設(shè)處于初步起步階段，無法實現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理。無法實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化接收、傳遞和共享，導(dǎo)致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。

2 解決對策

2.1 西部高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，高度重視學(xué)校人事檔案管理工作 人事檔案具有憑證、參考和服務(wù)作用，可為高?？焖侔l(fā)展起到保駕護(hù)航作用。是高校領(lǐng)導(dǎo)選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據(jù)。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學(xué)實力。因此，西部地方高校領(lǐng)導(dǎo)首先在思想認(rèn)識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進(jìn)行，學(xué)校應(yīng)出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標(biāo)。劃撥足夠的檔案管理經(jīng)費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學(xué)習(xí)進(jìn)修；為檔案管理人員職稱職務(wù)晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理庫房；同時定期調(diào)查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和困難。從而更好地發(fā)揮高校人事檔案工作應(yīng)有的職能。

2.2 采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì) 對于已在崗的人員依據(jù)其意愿，要么進(jìn)修培訓(xùn)，要么調(diào)離崗位；對于新近人員必須嚴(yán)格要求，必須是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環(huán)節(jié)擇優(yōu)錄用，同時對其思想政治、工作態(tài)度、待人接物等方面嚴(yán)格要求，以保證進(jìn)人用人的專業(yè)性、高質(zhì)量。平時工作中還要不斷加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精湛、信息化技能強(qiáng)的復(fù)合型專業(yè)人員。

2.3 加大經(jīng)費投入力度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)檔案用房 加大高校人事檔案管理經(jīng)費投入力度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識到人事檔案管理的重要性，應(yīng)每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經(jīng)費，配足配全管理設(shè)備材料；按照國家人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規(guī)范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統(tǒng)。

2.4 提高人事檔案收集利用率 通過領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、下發(fā)文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強(qiáng)化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業(yè)、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團(tuán)和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內(nèi)容尤其是個人業(yè)務(wù)檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務(wù)職稱、年齡、專業(yè)、黨政關(guān)系等，這些信息公開后，可為有關(guān)單位了解當(dāng)事人基本情況提供便利，更大范圍發(fā)揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。

2.5 加快人事檔案信息化建設(shè)步伐 隨著教育信息化進(jìn)程逐步深入，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已不能適應(yīng)時代發(fā)展要求。成為阻礙人事檔案發(fā)揮作用的主要因素。因此，一方面要加快人事檔案信息化建設(shè)步伐，盡快建成信息化管理平臺，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息的分類提取、檢索和動態(tài)管理與維護(hù)。實現(xiàn)檔案管理使用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。同時要提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，尤其是計算機(jī)應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)管理使用技能。為使用者提供自動化服務(wù)，從而降低人事檔案管理成本，使高校人事檔案管理人員從繁雜的信息收集、整理、歸納、記錄中解放出來，有效提高人事檔案管理的保存率和利用率。

[1]劉冬梅.高校人事檔案管理工作意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學(xué)學(xué)報，2011（5）.

[2]吳軍.對加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾點思考[J].中國職工教育，2014（3）.

[3]蔡躍江.以信息化建設(shè)為依托強(qiáng)化高校人事檔案管理[J].黑龍江檔案，2011（4）.