事業(yè)單位檔案信息化管理必要性與策略探究

于敏

摘 要：近年來隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化也在的不斷發(fā)展。事業(yè)單位要想很好的進(jìn)行檔案管理工作必須做到與時俱進(jìn)，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。目前，在檔案管理的信息化建設(shè)上已經(jīng)取得了一定程度的發(fā)展，但是仍然存在著諸多的問題。為了響應(yīng)時代的發(fā)展，本文從事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性出發(fā)，針對事業(yè)單位檔案管理信息化做面臨的挑戰(zhàn)，提出加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理；必要性；信息化；策略

在全球范圍內(nèi)，產(chǎn)業(yè)信息化已經(jīng)成為一種發(fā)展的趨勢，事業(yè)單位也要緊跟時代的發(fā)展潮流，做到與時俱進(jìn)，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理上的信息化，對事業(yè)單位內(nèi)部的各種檔案管理中，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)如信息存儲和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等進(jìn)行整理和分析，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺對事業(yè)單位信息實現(xiàn)傳遞，通過這樣的方式提高事業(yè)單位整體的工作效率，從而實現(xiàn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高，更好的為社會服務(wù)。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理在事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營中是一個重要的環(huán)節(jié)，良好的事業(yè)單位檔案管理能夠幫助事業(yè)單位實現(xiàn)良好的信息反饋，同時借助檔案管理也能在一定程度上幫助事業(yè)單位更好的維護(hù)自己的合法的權(quán)益。近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，并且取得了很好的成效，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前事業(yè)單位的需要，所以我們需要改善事業(yè)單位檔案管理的工作，而檔案的信息化管理就是很好的管理方法，一方面通過管理信息化能夠幫助事業(yè)單位從自我封閉的狀態(tài)中開放出來；另一方面，檔案管理的信息化能夠很好的幫助事業(yè)單位實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，從原來僅有的保管和利用檔案中進(jìn)行信息資源的采集，這樣更加的有利于信息資源的合理配置，充分的開發(fā)利用檔案中的有價值的信息，更好的讓檔案為事業(yè)單位服務(wù)，為社會服務(wù)。

事業(yè)單位在一些重大的決策上必須要做到準(zhǔn)確和及時，這樣就必須擁有足夠有價值的信息作為決策的依據(jù)，事業(yè)單位檔案中因為記錄了事業(yè)單位歷來的管理經(jīng)驗以及項目等，這樣事業(yè)單位的重大決策可以依賴這些有價值的信息作為參考。在一定程度上有利于事業(yè)單位的重大決策的制定，同時在事業(yè)單位的文化上，檔案管理能夠把事業(yè)單位的各項活動記錄下來，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位文化的醞釀和積累，同時事業(yè)單位的一些重要信息通過信息化管理能方便員工的查閱，這樣大大的提高了事業(yè)單位的工作效率。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理上所面臨的挑戰(zhàn)分析

2.1 意識淡薄

事業(yè)單位檔案的信息化管理是一個重要的環(huán)節(jié)，但是目前在部分事業(yè)單位的檔案管理中，領(lǐng)導(dǎo)層不能認(rèn)識到檔案信息化管理的積極作用，反而覺得檔案管理會投入較大的資金，不能給事業(yè)單位帶來效益，他們不能很好的站在事業(yè)單位長久發(fā)展的角度來正確對待事業(yè)單位檔案的信息化管理。如此一來，這些事業(yè)單位對檔案管理信息化的投入資金嚴(yán)重不足，檔案信息化管理的設(shè)備缺乏，同時很多事業(yè)單位不重視事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)和錄用，導(dǎo)致這部分員工的整體實力不強(qiáng)，經(jīng)驗缺乏，不能正確的處理和進(jìn)行事業(yè)單位檔案的信息化管理。這樣就不能充分的發(fā)揮事業(yè)單位檔案信息化管理在促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。

2.2 事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)的安全措施不到位

事業(yè)單位檔案的安全主要體現(xiàn)在兩個方面，第一方面是電子文件的安全；第二方面是電子檔案數(shù)據(jù)的安全。在實際的運(yùn)行過程當(dāng)中，因為各種客觀因素的存在，事業(yè)單位檔案的安全往往受到不同程度的影響，這會間接影響事業(yè)單位檔案信息化管理的進(jìn)程。事業(yè)單位檔案的管理主要靠的是相關(guān)人員的操作，這就難免的會出現(xiàn)操作的問題，導(dǎo)致檔案信息安全系統(tǒng)受到破壞。事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)是一個半開放的系統(tǒng)，使用者在對其利用的過程中可能會對檔案信息系統(tǒng)造成破壞，比如使用者隨意的更改和刪除原檔案中的數(shù)據(jù)。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的有效措施分析

3.1 轉(zhuǎn)變意識，做好事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)工作

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要清楚的認(rèn)識到事業(yè)單位檔案信息化管理的重要作用，要知道事業(yè)單位檔案管理的信息化是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是信息產(chǎn)業(yè)化對事業(yè)單位提出的新要求。事業(yè)單位要想更好的發(fā)展，不被市場所淘汰就要加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)，提高對事業(yè)單位檔案信息化管理的意識，更好的利用信息化平臺，開發(fā)事業(yè)單位檔案中對事業(yè)單位有價值的信息，更好的實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息資源共享。高層管理和領(lǐng)導(dǎo)人員要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不斷的提高自己的事業(yè)單位檔案管理信息化意識，高層管理人員的這一意識將直接影響事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)和發(fā)展。事業(yè)單位的高層人員要正確的意識到檔案信息化管理在促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用，正確認(rèn)識檔案信息化管理工作的艱巨性和重要性，積極倡導(dǎo)和鼓勵員工加強(qiáng)這方面的工作，同時要加大對檔案信息化管理的資金投入，配備和更新先進(jìn)的電子設(shè)備，注重對檔案管理員工的學(xué)習(xí)培養(yǎng)，定期開展活動，不斷的提高員工的檔案信息化管理的意識。

3.2 建立和健全檔案信息數(shù)據(jù)的采集制度

事業(yè)單位檔案的信息化管理工作要想做好，就要做到檔案信息資源采集的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。一方面，在標(biāo)準(zhǔn)化上事業(yè)單位檔案的信息要嚴(yán)格按照國家的相關(guān)規(guī)定做好著錄和標(biāo)引工作。一方面，事業(yè)單位檔案的規(guī)范化上要按照國際認(rèn)證體系的規(guī)范，對事業(yè)單位自身的檔案信息實行規(guī)范化管理，主要包括電子文檔、計算機(jī)的管理和檢索等。通過標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，保證事業(yè)單位檔案管理以后的良性發(fā)展方向。事業(yè)單位的檔案信息化管理還要做好系統(tǒng)的安全工作，制定詳細(xì)的檔案信息安全系統(tǒng)問題措施。

3.3 保證檔案信息的安全性和完整性

事業(yè)單位檔案信息具有價值的前提就是信息的安全性。主要表現(xiàn)在檔案信息化管理系統(tǒng)的硬件安全，軟件安全，還有信息傳播的安全。第一，事業(yè)單位要針對檔案管理的機(jī)房，軟件和硬件制定安全系統(tǒng)管理制度，通過安全制度的建立來保護(hù)計算機(jī)系統(tǒng)的安全。第二，在選擇檔案信息化管理系統(tǒng)時，要嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不能為了減少資金投入而降低選擇的標(biāo)準(zhǔn)；第三，運(yùn)用好信息化網(wǎng)絡(luò)的管理平臺，并做好數(shù)據(jù)庫保密工作；第四，對事業(yè)單位檔案不同的信息資源實行等級保護(hù)制度。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案的信息化管理工作是事業(yè)單位眾多工作中的一個重要部分，做好所以事業(yè)單位要重視事業(yè)單位檔案信息化管理，加大對事業(yè)單位檔案信息化管理的研究力度，充分的發(fā)揮檔案信息化管理在促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用，實現(xiàn)事業(yè)單位健康穩(wěn)定的發(fā)展。

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