高校學(xué)籍異動檔案管理研究

劉轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)

學(xué)籍異動是指學(xué)生學(xué)籍上的非程序化變動，主要包括休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出）、保留入學(xué)資格、提前畢業(yè)、延期畢業(yè)、留級、降級、等，學(xué)籍異動檔案就是在這些學(xué)籍變動中形成的文件。學(xué)籍異動檔案是教學(xué)類檔案的很小但很重要的一類，做好學(xué)籍異動檔案的管理工作，對學(xué)生就業(yè)、應(yīng)征入伍、考學(xué)、出國等具有重要的參考作用。鑒于此，需要對這些非程序化變動中形成的檔案進行質(zhì)量控制。

一、學(xué)籍異動檔案的特點

通過對比分析X大學(xué)近5年的學(xué)籍異動檔案，筆者發(fā)現(xiàn)高校學(xué)籍異動檔案具有以下特點：

1.學(xué)籍異動數(shù)量呈逐年上升趨勢，且大都集中于一年級

隨著高校招生規(guī)模的擴大，學(xué)籍異動數(shù)量也會相應(yīng)的增加。分析X大學(xué)近5年的學(xué)籍異動數(shù)量不難發(fā)現(xiàn)，近年來學(xué)籍異動數(shù)量呈逐年平穩(wěn)上升趨勢。分析原因，主要有以下幾個方面：①高校擴招導(dǎo)致的招生規(guī)模的擴大。每年新生數(shù)量的增多，造成學(xué)籍異動數(shù)量的增加。在學(xué)籍異動學(xué)生比例不變的情況下，基數(shù)的增大必然導(dǎo)致學(xué)籍異動學(xué)生數(shù)量的增加。②國家和高校寬松的學(xué)籍異動政策。中華人民共和國教育部令41號《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》明確規(guī)定允許符合條件的學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)等。各高校在此基礎(chǔ)上也都制定了自己的政策允許學(xué)生學(xué)籍發(fā)生改動。③不良學(xué)籍異動的增加。所謂不良學(xué)籍異動，是指學(xué)生在校期間因違反學(xué)校學(xué)籍管理相關(guān)規(guī)定而受到學(xué)校處分導(dǎo)致無法正常完成學(xué)業(yè)的情況，這種處分一般包括留級、降級、休學(xué)、退學(xué)等。隨著高等教育覆蓋率的提高，高校生源質(zhì)量下降是導(dǎo)致不良學(xué)籍異動的首要原因。

2.種類多，內(nèi)容雜

學(xué)籍異動主要包括十幾類。①休學(xué)與復(fù)學(xué)。按照《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，學(xué)生可以分階段完成學(xué)業(yè)。因身體、家庭等原因，學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中可申請休學(xué)， 休學(xué)學(xué)生應(yīng)當辦理休學(xué)手續(xù)離校，學(xué)校保留其學(xué)籍。學(xué)生休學(xué)期滿，應(yīng)當于學(xué)期開學(xué)前向?qū)W校提出復(fù)學(xué)申請，經(jīng)學(xué)校復(fù)查合格，方可復(fù)學(xué)。休學(xué)材料應(yīng)包括學(xué)生的休學(xué)申請及佐證材料（如診斷證明）、班主任、學(xué)院、教務(wù)處的意見以及教務(wù)處關(guān)于學(xué)生休學(xué)的紅頭文件。復(fù)學(xué)材料包括學(xué)生的復(fù)學(xué)申青、休學(xué)證明書、教務(wù)處同意復(fù)學(xué)的紅頭文件。②轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)。轉(zhuǎn)專業(yè)是校內(nèi)學(xué)籍變動，符合學(xué)校轉(zhuǎn)專業(yè)要求的，經(jīng)學(xué)院、教務(wù)處、學(xué)校同意即可轉(zhuǎn)專業(yè)。轉(zhuǎn)學(xué)相對較為復(fù)雜，需要轉(zhuǎn)出學(xué)校所在地教育行政部門的同意材料，以及轉(zhuǎn)入學(xué)校相關(guān)部門出具的同意接收材料。③提前畢業(yè)與延期畢業(yè)。學(xué)校一般允許綜合素質(zhì)拔尖的學(xué)生提前畢業(yè)，提前畢業(yè)材料應(yīng)包括學(xué)院出具的學(xué)生符合畢業(yè)條件的材料、教務(wù)部門及學(xué)校的審核同意材料。延期畢業(yè)是已經(jīng)達到學(xué)校規(guī)定的學(xué)習(xí)期限，因成績不及格、學(xué)分不夠畢業(yè)標準等原因未能如期畢業(yè)。延期畢業(yè)材料主要包括教務(wù)處的發(fā)文。除此之外，學(xué)籍異動還包括留級、降級、退學(xué)等，這三類主要是不良學(xué)籍異動，應(yīng)提供說明原因的文件。由于學(xué)籍異動檔案種類多，內(nèi)容雜，這就對檔案管理者提出了更高的要求，只有制定科學(xué)合理的管理方法才能更好地發(fā)揮其價值。

3.隨年級增長數(shù)量逐漸下降

隨著時間的推移，學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)會慢慢趨于穩(wěn)定，故而發(fā)生學(xué)籍異動的情況會慢慢減少。休學(xué)和轉(zhuǎn)學(xué)一般是由于對高校所在地域文化或氣候不適應(yīng)，這一般發(fā)生在剛?cè)雽W(xué)時，大一以后很少發(fā)生這種情況。轉(zhuǎn)專業(yè)一般也是發(fā)生在第一學(xué)年，各高校對轉(zhuǎn)專業(yè)都有嚴格的手續(xù)和要求，為了保證對新轉(zhuǎn)入專業(yè)的學(xué)習(xí)時間和學(xué)習(xí)質(zhì)量，轉(zhuǎn)專業(yè)一般是在大一第一學(xué)期結(jié)束或者大一學(xué)年結(jié)束后統(tǒng)一進行。大一學(xué)年后的學(xué)籍異動主要是留級、降級、提前畢業(yè)、延期畢業(yè)等。分析X大學(xué)近5年畢業(yè)生學(xué)籍異動檔案，學(xué)籍異動共涉及學(xué)生305人，其中發(fā)生在大一學(xué)年198人，大二學(xué)年40人，大三學(xué)年34人，大四學(xué)年33人。

二、學(xué)籍異動檔案管理的原則

1.按實際畢業(yè)年份統(tǒng)一存放

學(xué)籍異動學(xué)生情況復(fù)雜，學(xué)習(xí)時間各異，為了方便查詢和利用，按其實際畢業(yè)年份統(tǒng)一歸檔。這是學(xué)籍異動檔案最重要的管理原則?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對患有疾病的新生，經(jīng)學(xué)校指定的二級甲等以上醫(yī)院（下同）診斷不宜在校學(xué)習(xí)的，可以保留入學(xué)資格一年。符合條件的同學(xué)可申請休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)制、延長學(xué)習(xí)期限等，這樣就會導(dǎo)致這些學(xué)生不能和同時入學(xué)同批次的同學(xué)同時畢業(yè)。學(xué)生在畢業(yè)后利用學(xué)籍異動檔案時，可根據(jù)其畢業(yè)證、學(xué)位證獲取時間來準確界定其學(xué)籍異動檔案的存放年度，準確鎖定查找范圍。

在規(guī)定學(xué)習(xí)期限內(nèi)沒有完成學(xué)業(yè)，中途自愿或被迫結(jié)束學(xué)習(xí)的，如取消入學(xué)資格、自愿退學(xué)、死亡、勸退等，按其應(yīng)畢業(yè)年份存放。例如，張三2011年入學(xué)，學(xué)制4年，理應(yīng)2015年畢業(yè)，中途張三因有其他發(fā)展機會自愿退學(xué)，無論哪年退學(xué)，其退學(xué)檔案都應(yīng)統(tǒng)一存放在2015年的學(xué)籍異動檔案里。

2.完整性

只有將事件涉及的全部文件完整的加以保存，檔案才真正具有記史、記事的作用。學(xué)籍異動材料作為記錄學(xué)生學(xué)籍變化的記錄材料，要完整的記錄學(xué)籍變動的整個過程。學(xué)籍異動檔案的完整性可以從以下兩個方面理解：一是一次學(xué)籍異動檔案的完整性，即產(chǎn)生學(xué)籍異動的過程必須是合理合規(guī)合法的，需要有每個相關(guān)部門的批準材料，存檔時應(yīng)將體現(xiàn)這一過程的全部問移交;二是除轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)等一次性學(xué)籍異動外，有的學(xué)籍異動過程包括兩次，如休學(xué)與復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)的轉(zhuǎn)出與轉(zhuǎn)入，這兩次學(xué)籍異動檔案必須完整的放在一起，這樣才是一個有始有終的完整過程。保證學(xué)籍異動檔案的完整性，才能保證檔案利用的便利性。據(jù)筆者了解，部分院校檔案館對學(xué)籍異動材料并不作為必要材料處理，對于此類材料的歸檔不做強制性要求，用人單位來政審學(xué)生檔案時時常由于檔案材料不完整而影響錄用工作。故筆者認為保證學(xué)籍異動檔案的完整性，才能保證檔案的完整性與檔案利用的便利性。

3.便于利用

檔案管理的最終目的就是便于利用，學(xué)籍異動檔案也不例外。便于利用是其它原則的出發(fā)點和最終落腳點，只有保證了成套性和完整性，才能保證學(xué)籍異動檔案便于利用。學(xué)籍異動檔案管理要做到查詢姓名便可將其所有學(xué)籍異動相關(guān)信息全部調(diào)出。鑒于目前我國大部分高校檔案館無法實現(xiàn)全文檢索，這就要求將涉及學(xué)籍異動學(xué)生每個人逐條錄入檔案管理系統(tǒng)，而不能把同類信息歸納成一條，如“關(guān)于xxx等五名同學(xué)保留入學(xué)資格的決定”，這樣按題名檢索就只能查找到第一個人的學(xué)籍異動信息。

三、做好高校學(xué)籍異動檔案管理工作的建議

1.建立學(xué)籍異動檔案管理規(guī)章制度

高校檔案館應(yīng)在學(xué)習(xí)和研究國家相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校自身的特點，制定適合本校的學(xué)籍異動檔案制度或檔案工作規(guī)范，使檔案部門、教務(wù)部門學(xué)籍異動材料管理有章可循。由于學(xué)籍異動學(xué)生學(xué)習(xí)周期、過程和普通學(xué)生的差異性，普通的教學(xué)檔案管理辦法不能涵蓋學(xué)籍異動檔案的管理，將學(xué)籍異動檔案的積累、歸檔、整理、鑒定融入到教學(xué)類檔案管理辦法中，并加以細化，使學(xué)籍異動檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。

2.各管理主體分工合作，各盡其職

學(xué)籍異動檔案的產(chǎn)生主體是學(xué)生，產(chǎn)生部門是教務(wù)處，保管部門是檔案館。只有各部門分工合作，才能做好學(xué)籍異動檔案的管理利用工作。教務(wù)處要做好學(xué)籍異動檔案的收集、積累工作，保證學(xué)籍異動檔案的完整性。按照學(xué)生實際畢業(yè)年份統(tǒng)一存放，并在規(guī)定時間內(nèi)組卷，將案卷移交至檔案館。檔案館則需要做好學(xué)籍異動檔案管理的前端控制工作，和教務(wù)處做好溝通和聯(lián)系，對其工作人員進行指導(dǎo)和培訓(xùn)，主要培訓(xùn)學(xué)籍異動文件管理的原則、方法、立卷的程序等。案卷移交后，對案卷題名、內(nèi)容、目錄格式等進行全面檢查驗收工作，確保案卷質(zhì)量，便于管理和利用。

3.實現(xiàn)對學(xué)籍異動檔案的數(shù)字化管理

在文書檔案管理以“件”為保存單位的背景下，看似對文件之間的有機聯(lián)系降低了要求，但這是建立在的檢索系統(tǒng)及高質(zhì)量的檔案數(shù)字化館藏基礎(chǔ)上的。增量電子化、存量數(shù)字化是檔案工作實現(xiàn)全面數(shù)字化的戰(zhàn)略。增量數(shù)字化要求所有新增檔案要有對應(yīng)的數(shù)字化格式。實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)管理系統(tǒng)的對接，使學(xué)籍異動文件在辦理完結(jié)后統(tǒng)一歸至檔案館。這樣既可以使檔案館做到心中有數(shù)，又可以防止因內(nèi)容雜、時間跨度長而導(dǎo)致漏交、少交的問題。

學(xué)籍異動是學(xué)籍管理中的特殊現(xiàn)象，學(xué)籍異動檔案雖然數(shù)量少，但它是學(xué)籍檔案管理中的難點。在檔案數(shù)字化迅速發(fā)展的今天，如何更加科學(xué)、合理的管理的做好學(xué)籍異動檔案管理工作，是檔案工作者需要用心思考的問題。

（作者單位：河北醫(yī)科大學(xué)檔案館）