淺談加強(qiáng)地名檔案的管理

邸玲 李東升 高俊

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)原始記錄，是人們從事實(shí)踐活動(dòng)、認(rèn)識(shí)客觀規(guī)律的重要參考依據(jù)，通過(guò)前人為我們保存下來(lái)的檔案資料，可以了解昨天、把握今天、放眼未來(lái)。地名檔案是地名調(diào)查普查、地名標(biāo)準(zhǔn)化管理、地名命名更名等實(shí)踐過(guò)程中形成的原始?xì)v史記錄。地名檔案管理工作乃是根據(jù)科學(xué)、系統(tǒng)的原則和方法進(jìn)行檔案管理，及時(shí)提供與地名有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)信息和參考依據(jù)，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展提供必要的服務(wù)。筆者結(jié)合當(dāng)前地名檔案工作中存在的問(wèn)題，就如何提升地名檔案管理水平，為打造智慧城市服務(wù)，有以下幾點(diǎn)思考。

一、適應(yīng)形勢(shì)，跟上時(shí)代

地名管理的主要目的是地名命名和譯寫(xiě)的規(guī)范化，達(dá)到國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，為國(guó)內(nèi)外交流、交往服務(wù)。隨著我市新農(nóng)村建設(shè)和城鄉(xiāng)建設(shè)一體化的發(fā)展，城市建設(shè)面積不斷擴(kuò)大，很多老舊地名不再適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，還不斷產(chǎn)生一些新道路、巷、街道、社區(qū)，如何及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地將這些變化了的地名信息收集、整理、歸檔、編輯向社會(huì)提供服務(wù)，成為了當(dāng)今地名檔案工作的一個(gè)熱點(diǎn)問(wèn)題。全國(guó)第二次地名普查的開(kāi)展，對(duì)小城鎮(zhèn)中的地名規(guī)劃、命名更名和地名標(biāo)志設(shè)置等方面進(jìn)行系統(tǒng)研究和規(guī)劃，建立了一個(gè)完善的地名信息系統(tǒng)，挖掘地名檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)地名信息服務(wù)。經(jīng)過(guò)普查后，目前，承德市雙橋區(qū)已采集地名信息11大類，26各自類，地名信息2208條，陸地水系8條，陸地地形198條，行政區(qū)域15條，自治組織164條，非行政區(qū)域1條，居民點(diǎn)666條，交通運(yùn)輸類286條，水利、電力、通信36條，紀(jì)念地和旅游景點(diǎn)類44條，建筑類50條，單位579條。采集照片4120張，輸入國(guó)家地名數(shù)據(jù)庫(kù)2208條。梳理地名73條，新制作地名標(biāo)識(shí)2163塊，標(biāo)繪1：5萬(wàn)紙質(zhì)工作圖17幅。生成地名成果表208份38冊(cè)。同時(shí)，區(qū)財(cái)政列支撥付85萬(wàn)元用于地名標(biāo)志、技術(shù)外包、外業(yè)調(diào)查，從而加快了地名檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化的步伐，為提升了承德是雙橋區(qū)地名檔案管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、健全機(jī)制，依法管理

為做好地名檔案信息化管理工作，我們除了應(yīng)掌握檔案管理基本知識(shí)外，還要建立健全《承德市雙橋區(qū)地名檔案管理制度》《承德市雙橋區(qū)地名檔案管理信息化管理制度》《承德市雙橋區(qū)地名檔案查閱咨詢制度》《承德市雙橋區(qū)地名檔案查閱咨詢制度》等的規(guī)章制度，這是地名檔案科學(xué)管理的依據(jù)和基本準(zhǔn)則。因此，只有重視規(guī)章制度本身的科學(xué)性，這種科學(xué)性也是地名檔案工作客觀規(guī)律的反映，只有制定完善了科學(xué)、系統(tǒng)的地名檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，才能達(dá)到科學(xué)管理地名檔案的標(biāo)準(zhǔn)要求。這樣不僅使地名檔案管理有章可循，而且是提高地名工作效率和質(zhì)量的必要條件之一。

三、擴(kuò)大宣傳，增強(qiáng)意識(shí)

各級(jí)黨委、政府不僅要支持和重視地名檔案信息化管理，而且要加大地名檔案宣傳工作力度，提高社會(huì)地名檔案意識(shí)、擴(kuò)大地名檔案影響力，使人們逐步認(rèn)識(shí)地名檔案、利用好地名檔案，保證地名檔案社會(huì)功能得以實(shí)現(xiàn)。目前，社會(huì)各界對(duì)地名檔案知之甚少、了解不多、用之更少，是原因?qū)Φ孛麢n案宣傳工作還不夠到位，社會(huì)各界人士對(duì)地名檔案內(nèi)容的了解不夠。只有通過(guò)大力宣傳，使社會(huì)人士及時(shí)了解地名檔案、懂得開(kāi)發(fā)利用好地名檔案，才能使地名檔案有存在的價(jià)值和生命力。例如，通過(guò)舉辦地名檔案展覽、網(wǎng)絡(luò)媒體宣傳、開(kāi)辦專題講座、舉行報(bào)告會(huì)等多種形式，向社會(huì)展示豐富的地名檔案館藏資源;也可借助發(fā)布公告、新聞媒體等方式，向社會(huì)各界公布開(kāi)放地名檔案目錄，及時(shí)將地名檔案有關(guān)重點(diǎn)工作和重大活動(dòng)的成果向社會(huì)公布。促使社會(huì)各界更加重視支持地名檔案工作，增強(qiáng)地名檔案意識(shí)，科學(xué)、系統(tǒng)、合理利用地名檔案信息，通過(guò)各種形式宣傳，吸引社會(huì)各界人士充分開(kāi)發(fā)利用地名檔案信息資源，使地名檔案資源為和諧社會(huì)、為人類文明的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。

四、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，培養(yǎng)人才

各級(jí)檔案部門(mén)工作人員具備較高素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，是加快檔案科技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，是有效發(fā)揮檔案為社會(huì)服務(wù)功能的有力保障。地名檔案工作同樣是一種默默無(wú)聞、專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的工作。如果檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不熟悉、業(yè)務(wù)素質(zhì)低，“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”就可能是一句空話，發(fā)揮檔案社會(huì)功能就難以落到實(shí)處了。若要做好地名檔案工作，就要研究適合本地、本部門(mén)實(shí)際情況的地名檔案工作管理內(nèi)容和方法，不斷提高地名干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。重視和加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)多種途徑招納引進(jìn)人才，并不斷通過(guò)繼續(xù)教育方式，全面提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案人員地名檔案搜集、整理、分類、歸檔、編目、檢索、利用等業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)他們?cè)鷮?shí)的工作作風(fēng)和良好的業(yè)務(wù)功底，不斷優(yōu)化檔案人才結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，使各級(jí)地名檔案管理部門(mén)擁有一支政治可靠、技術(shù)過(guò)硬、專業(yè)協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)合理、作風(fēng)清正、紀(jì)律嚴(yán)明的骨干隊(duì)伍，為檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)工作提供優(yōu)秀人才，使地名檔案管理工作跨上新臺(tái)階。

五、突出特色，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

地名檔案信息資源是國(guó)家的寶貴財(cái)富，是城市建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)的重要基礎(chǔ)。如果不能有效地開(kāi)發(fā)利用，不能及時(shí)為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展和精神文明建設(shè)服務(wù)，就難以顯示出應(yīng)有的價(jià)值。因此，必須從本地、本部門(mén)的實(shí)際情況出發(fā)，有的放放矢進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。

首先地名文件歸檔必須保持地名檔案的特色。最主要的是文件歸檔要處理好文件的普遍性和特殊性關(guān)系，建立健全地方歷史人文、特色經(jīng)濟(jì)、特色文化及風(fēng)土人情等方面的檔案，進(jìn)而開(kāi)發(fā)有特色的檔案信息資源，為承德地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展和各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

其次有選擇地開(kāi)展地名檔案資料編研工作，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)高效、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，例如編印地名檔案信息檢索查詢索引、專題目錄，網(wǎng)絡(luò)信息查詢、編制報(bào)告等等。開(kāi)展檔案編研是一項(xiàng)高層次的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，要結(jié)合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需求，開(kāi)發(fā)有價(jià)值、有特色的檔案信息資源。在開(kāi)發(fā)清風(fēng)東、西街、肅順府、二仙居步行街、世紀(jì)城、大學(xué)城等新命名的許多地名，都是通過(guò)深入開(kāi)發(fā)利用地名信息資源，最大限度地為社會(huì)提供更多更具有特色的地名信息，加快信息資源暢通和共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確、詳實(shí)的地名信息服務(wù)。

六、數(shù)字檔案，網(wǎng)絡(luò)查詢

隨著各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)覆蓋面廣，信息流量大，為地名檔案的快速查詢提供了信息技術(shù)支撐，使地名檔案網(wǎng)站成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。網(wǎng)站上的檔案信息打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的固有模式，采用圖文并茂，“文、形、聲”相結(jié)合的方式，使地名檔案內(nèi)容豐富多彩。網(wǎng)站可以實(shí)現(xiàn)快捷查詢、檢索功能，社會(huì)各界人士只要在查詢欄目里輸入要查找的資料的標(biāo)題、作者、日期或內(nèi)容中的關(guān)鍵詞其中任何一項(xiàng)，便訊速地搜索出來(lái)。要比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案手工查詢更為方便。檔案利用者可隨時(shí)將資料下載到自己的電腦里瀏覽閱讀，不受時(shí)間、場(chǎng)所和距離的限制。使某一地名檔案信息可以同時(shí)為更多的查閱利用者服務(wù)，這樣就大大提高了地名檔案的查全率、查準(zhǔn)率。同時(shí)，為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，以及政治、文化、科技、軍事、公安、旅游等各個(gè)方面的需要，我們還要不斷拓展地名信息服務(wù)渠道和領(lǐng)域，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)地名檔案信息資源。通過(guò)建立地名信息數(shù)字化系統(tǒng)，把地名檔案信息及時(shí)的運(yùn)用數(shù)據(jù)處理、漢字信息處理、網(wǎng)絡(luò)通訊、自動(dòng)制圖等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，傳入到社會(huì)各個(gè)信息管理領(lǐng)域。因此，不斷提升地名檔案管理水平，是打造智慧城市的重要基礎(chǔ)。

（作者單位：承德市雙橋區(qū)民政局 承德市檔案館）