現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對策探討

魏文婷

(國家新聞出版廣電總局 五五四臺，河南 鄭州 450100)

現(xiàn)代人事檔案管理作為人事活動(dòng)中的不可或缺的一部分，記載了企業(yè)中所有員工在不同階段、不同方面的表現(xiàn)。該管理體系是在以個(gè)人為單位組織起來的，同時(shí)也是個(gè)人工作狀況、獎(jiǎng)懲狀況、學(xué)習(xí)狀況以及思想品質(zhì)等情況的原始記錄。

1 現(xiàn)代對人事檔案進(jìn)行管理的作用

現(xiàn)代人事檔案管理活動(dòng)的具體作用可以從事業(yè)單位與個(gè)人的角度來對其進(jìn)行講解。從事業(yè)單位的角度出發(fā)，人事檔案中承載了企業(yè)所有員工的私人信息，同時(shí)也是事業(yè)單位了解每一位員工的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素養(yǎng)以及工作經(jīng)歷的主要渠道。因而，事業(yè)單位在選舉才能時(shí)可以將人事檔案作為其中一項(xiàng)關(guān)鍵的參考依據(jù)，以幫助該事業(yè)單位做到知人善用?？梢姡F(xiàn)代人事檔案在人才開發(fā)、選拔、培養(yǎng)以及任用等環(huán)節(jié)中都具有不容忽視的積極作用。從個(gè)人的角度出發(fā)，人事檔案集可靠性與真實(shí)性于一體，具有的法律效力同其他資料相比也處于較高的水平。員工在辦理就業(yè)、考試、離職、保險(xiǎn)或者是出國等手續(xù)時(shí)，都離不開檔案資料。

2 現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題

2.1 現(xiàn)代人事檔案內(nèi)容質(zhì)量有待完善

從事業(yè)單位對人事檔案進(jìn)行管理的角度出發(fā)，會(huì)發(fā)現(xiàn)在很多事業(yè)單位中都對工作人員的表現(xiàn)做出了客觀評價(jià)。但是，根據(jù)有關(guān)的研究與調(diào)查發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)代人事檔案的管理工作中普遍存在的一個(gè)問題是檔案的內(nèi)容質(zhì)量較低，該問題主要體現(xiàn)在這兩個(gè)方面：其一，事業(yè)單位在對員工的檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，對于其中規(guī)模較大的事業(yè)單位，該管理工作的任務(wù)量相對而言也是比較大的、員工人數(shù)較多，這些因素的影響就使得人事檔案中對員工的評價(jià)基本呈現(xiàn)一樣的內(nèi)容。如果事業(yè)單位中有違法亂紀(jì)，或者是出現(xiàn)錯(cuò)誤的員工，該單位往往也會(huì)將該內(nèi)容記錄在對應(yīng)員工的檔案中，這就難以全方位、多角度地反映員工在各方面的真實(shí)表現(xiàn)；其二，在對員工檔案資料進(jìn)行記錄與管理時(shí)，很多的事業(yè)單位往往會(huì)忽視對員工檔案資料進(jìn)行修改的權(quán)利，同時(shí)也沒有關(guān)注對員工突出表現(xiàn)內(nèi)容的評價(jià)或者是其他方面的評價(jià)。這就難以為其他事業(yè)單位提供可靠的資料參考。

2.2 現(xiàn)代人事檔案管理工作中的科技含量不高

在數(shù)字化、信息化、智能化發(fā)展的時(shí)代，信息化在各行各業(yè)中的重要性在不斷地增加，在現(xiàn)代人事的檔案管理工作中同樣也是如此。在電子信息技術(shù)普遍應(yīng)用的今天，如果將該技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，必將會(huì)為企業(yè)節(jié)省大量的人力、物力以及時(shí)間，但是，值得的關(guān)注的是在某些事業(yè)單位中，對于現(xiàn)代人事檔案的管理依舊沒有實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。例如，在某些事業(yè)單位雖然裝配了一部分信息化設(shè)備，不過在對于設(shè)備的控制與操作方面，由于作業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)在實(shí)際操作中通常會(huì)受到限制。[1]該問題的存在就使得先進(jìn)的管理設(shè)備在檔案管理工作中的作用不能充分發(fā)揮出來，從而大幅降低現(xiàn)代人事檔案管理中的科技含量。

2.3 現(xiàn)代人事檔案管理中存在工作不規(guī)范的問題

對員工檔案進(jìn)行有序管理的過程離不開企業(yè)硬件設(shè)備的支持，從現(xiàn)階段各大企業(yè)的實(shí)際情況來看，事業(yè)單位中的硬件設(shè)備依舊有待完善與升級，員工的檔案資料管理室也存在亟須健全的問題，或者是事業(yè)單位根本就沒有建立員工檔案資料管理室。而檔案管理室急需健全的表現(xiàn)又有室內(nèi)環(huán)境較差、空間較窄，或者是室內(nèi)嚴(yán)重潮濕、室內(nèi)沒有配置防火防盜設(shè)備等。在這樣的背景下，員工檔案資料的完整性、安全性以及實(shí)用性都將會(huì)受到來自多方面的威脅。如果檔案管理室中發(fā)生了蟲蛀、霉變或者是火災(zāi)等情況，室內(nèi)的檔案資料很可能會(huì)受到或大或小的損害與殘缺。

3 現(xiàn)代人事檔案管理的完善措施

在現(xiàn)代對人事檔案進(jìn)行管理不論是在員工還是事業(yè)單位都有不容忽視的積極作用，但是，在對現(xiàn)代人事檔案進(jìn)行管理時(shí)依舊存在一些或大或小的問題，以致現(xiàn)代人事檔案管理在個(gè)人與事業(yè)單位中的作用難以充分發(fā)揮出來。[2]故針對檔案管理中存在的問題，提出以下幾點(diǎn)完善措施，以供參考。

3.1 將責(zé)任追究制度全面落實(shí)

為不斷完善現(xiàn)代人事檔案管理措施，應(yīng)該將責(zé)任追究制度全面落實(shí)，而想要規(guī)范現(xiàn)代人事檔案管理工作，首先應(yīng)該將該制度的全面落實(shí)作為重點(diǎn)。將現(xiàn)代人事檔案管理的具體責(zé)任全面落實(shí)到每一個(gè)部門與員工，以使得管理人員可以高度重視對于現(xiàn)代人事檔案的管理。例如，管理者可以將檔案進(jìn)行分類管理，這樣一來就可以避免檔案出現(xiàn)混亂、不易查找的問題，但是需要注意的是，在進(jìn)行分類管理的過程中，應(yīng)該對管理人員實(shí)施責(zé)任追究機(jī)制，通過該機(jī)制來規(guī)范管理人員的行為。同時(shí)，也應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理室，以企業(yè)中檔案資料的數(shù)量設(shè)置檔案管理室合理的規(guī)模大小與環(huán)境條件，防火裝置與防盜設(shè)備，在檔案資料保存完整的前提下保證檔案資料的安全與完整。

3.2 加強(qiáng)現(xiàn)代人事檔案管理的信息化建設(shè)

在時(shí)代不斷進(jìn)步、社會(huì)快速發(fā)展的今天，對人事檔案數(shù)據(jù)信息的需求也隨之增加?，F(xiàn)階段我國人事檔案的數(shù)據(jù)信息數(shù)量呈現(xiàn)的是不斷增長趨勢，急需相關(guān)人士與企業(yè)建立以電子檔案為主的信息化管理系統(tǒng)。[3]詳細(xì)一點(diǎn)來講也就是，在事業(yè)單位中應(yīng)該全面實(shí)施人事檔案在計(jì)算機(jī)輔助下的管理機(jī)制，以利用先進(jìn)技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備將匯總好的檔案管理數(shù)據(jù)信息輸入計(jì)算機(jī)中并將其存儲其中。在事業(yè)單位需要時(shí)可以在此利用計(jì)算機(jī)將所需資料通過視頻或圖片的形式將其展示出來，以達(dá)到高于紙質(zhì)檔案查找與應(yīng)用的效果。同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案與紙質(zhì)檔案并存的目標(biāo)。除此之外，為促進(jìn)現(xiàn)代人事檔案管理的創(chuàng)新，檔案管理者應(yīng)該將計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理工作中的作用充分發(fā)揮出來，將不在保密范圍之內(nèi)的數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)全行業(yè)內(nèi)的資源共享，以為本單位與社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的人才檔案管理信息。只有這樣才可以利用有限的資源提高現(xiàn)代人事檔案管理的工作效率，更加可以推動(dòng)該管理工作的順利發(fā)展與創(chuàng)新。

3.3 加強(qiáng)事業(yè)單位對現(xiàn)代人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

從單位的管理角度出發(fā)，對人事檔案進(jìn)行管理既是該單位的職責(zé)所在，同時(shí)也可以帶來想象不到的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，因?yàn)椋陔p重因素的作用下就使得事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對于現(xiàn)代人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以提高相關(guān)工作人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。為使得人們可以深刻認(rèn)識到人事檔案管理在用人單位中的重要性，單位應(yīng)該選用責(zé)任心較強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)較好、職業(yè)道德水平較高的人員來負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。同時(shí)，單位也可以通過定期舉行一些教育培訓(xùn)活動(dòng)，在活動(dòng)中通過典型案例來敲響工作人員的警鐘，也可以將考核機(jī)制同培訓(xùn)活動(dòng)一同實(shí)施，通過考核機(jī)制來促進(jìn)相關(guān)人員不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理技術(shù)，以進(jìn)一步提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能。

4 結(jié) 論

總而言之，由于受到現(xiàn)代人事檔案中信息來源和人力資源開發(fā)的關(guān)鍵依據(jù)，使得相關(guān)事業(yè)單位在開展現(xiàn)階段的人事檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該針對管理過程中存在的大量問題進(jìn)行討論，進(jìn)而制定極具針對性的解決方案與措施，通過不斷地加強(qiáng)本單位對現(xiàn)代人事檔案管理的重視，將人事檔案在事業(yè)單位中的作用最大化地發(fā)揮出來，以推動(dòng)該單位的健康、穩(wěn)步發(fā)展。