大宗物資集中采購的風險管理措施探討

中國交通物資有限公司 趙鵬

在企業(yè)經營管理過程中，采購是非常重要的一個部分，可以進一步加快企業(yè)產品的開發(fā)，確保企業(yè)產品的質量，在企業(yè)成本支出當中，采購是非常重要的一個組成部分，與企業(yè)的利潤回收和經營發(fā)展有著直接關聯(lián)，重視采購管理工作具有非常重要的意義，是我國當前企業(yè)管理過程中，需要重點解決的問題。當前我國在采購的過程中，其發(fā)展水平和發(fā)達國家還有一定的距離，在一定程度上影響了我國的企業(yè)快速發(fā)展，一定要加快企業(yè)采購的發(fā)展和創(chuàng)新，通過大宗物資采購等方式加強采購的管理具有非常重要的意義，能夠讓我國采購工業(yè)的管理水平進一步提高。

1 大宗物資集中采購的優(yōu)勢

1.1 利于控制成本

企業(yè)在使用大宗集中采購的時候，其采購模式可以讓生產時的成本進一步降低，讓生產的效率提高。通過大宗物資集中采購的模式，可以讓企業(yè)在與供應商進行談判的過程中占據優(yōu)勢，對采購物資的價格進行控制，在采購設備方面也能獲得較大的優(yōu)勢，可以讓采購設備的資金大幅度降低，讓企業(yè)的利潤提高，與此同時，通過采購設備的效率的提高，企業(yè)還可以在大宗物資設備集中采購的過程中，減少一些不必要的環(huán)節(jié)，控制資金流動的環(huán)節(jié)，讓整個采購的效率提高，保證資源配置的優(yōu)化。企業(yè)在設備統(tǒng)計的過程中，也更為方便快捷，可以通過采購環(huán)節(jié)的計算，完善相關的采購方案，保證采購預案的合理性和科學性。

1.2 利于塑造良好形象

企業(yè)如果想要塑造一個較好的企業(yè)形象，在市場競爭日益激烈的條件下，通過大宗物資集中采購的方式，可以讓企業(yè)更好的對自己的物資和設備的數(shù)量進行控制，直接從供應商當中進行大宗物資的采購，對企業(yè)的標準化生產具有非常大的幫助，可以對出產過程中的物資使用情況進行準確的計算，保證標準化的生產，另外通過大宗物資集中采購的模式可以在規(guī)定、準確的時間內完成采購，讓生產時產生的質量問題下降，企業(yè)可以通過這種方式樹立起一個較好的企業(yè)形象。另外利用大宗物資集中采購的方式可以進行公正、公開的采購，在采購的過程中處于監(jiān)督之下，進行采購權力的使用，防止采購員產生貪污等情況，保證整個企業(yè)制度的公正性。

1.3 利于資金利用率提高

伴隨當前社會經濟發(fā)展的進一步加快，一些企業(yè)在大宗物資采購的過程中，一定要使用集中采購等方式，利用大宗物資集中采購的方式主要是對供應商進行招標采購，保證對每一個供應商都需要一律平等公開的對供應商采購，在采購的過程中，需要保證價格優(yōu)惠，另外還需要保證物資的質量符合要求。與此同時，大宗物資在采購的過程中，往往需要準備大量的資金，如果通過分散的采購模式，分散大量的資金，對資金的統(tǒng)一管理也是非常不利的，可能會導致很多的麻煩出現(xiàn)。通過大宗物資集中設采購等方式可以保證統(tǒng)一管理大量采購資金，確保每一筆資金都能高效的使用，避免出現(xiàn)資金浪費等情況，讓企業(yè)的資金利用率提高。

2 大宗物資集中采購存在的問題

當前各企業(yè)在進行物資管理的過程中，主要使用集中采購等方式，獲得了較好的效果，在一定程度上強化了企業(yè)的效益。然而在進行大宗物資集中采購的過程中，依然出現(xiàn)了很多問題，下面對這些問題進行具體分析和闡述。

首先，各大企業(yè)在通過集中采購管理過程中，出現(xiàn)采購集中度不足等情況，主要是因為企業(yè)制定的目標和簽約集中度之間具有一定的差距。其次，在物資采購的需求以及使用準確度方面有一定的差距，企業(yè)在進行集中采購的過程中，實際和預期方面往往具有一定的出入，主要是計劃使用的情況和實際使用的情況產生較大差別，無法保證采購和使用能夠有效的協(xié)同。另外，企業(yè)在采購的過程中，人員過少或者人員隊伍不健全，無法符合企業(yè)采購的正常需要。最后，在采購的過程中，審批的時間比較長，審批的過程中具有較多的環(huán)節(jié)，導致審計的時間較長，直接影響了采購的效率，采購的過程中無法將集中采購的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來。

3 大宗物資集中采購的風險管理措施

3.1 完善風險管理制度，提高風險應對水平

首先，需要進一步完善當前的物資集中采購體制，企業(yè)當前的采購體制還無法符合當前企業(yè)發(fā)展的具體需要，需要與企業(yè)的實際需求相結合，有效的分析企業(yè)的效益成本，并且和企業(yè)的采購情況相結合，強化企業(yè)的集中采購，對企業(yè)的集中采購目錄進行完善。其次，還需要把企業(yè)以前通過數(shù)量分配為主的管理模式轉變，逐步轉變?yōu)楫斍耙怨こ掏稑硕魏徒痤~為主的方式，能夠讓管理的效率進一步提高。另外還需要重視獎懲機制的建設，將集中采購管理的方式進行改進，在企業(yè)內部設計考核目標的過程中需要保證廢棄物資的使用效率提高，在出現(xiàn)物資浪費的過程中，一定要對其進行合理處理，讓懲罰的力度加大。最后在制度方面需要對采購的內容進行明確，需要將一些不規(guī)范的情況改變，重視各種問題。

3.2 提高標準化管理水平，降低集中采購風險管理

需要進一步強化企業(yè)的集中化管理，方便與企業(yè)的實際情況相結合，依照采購的具體要求制定相應的采購標準，并且依照采購的制度與模板相結合進行資料的完善。在采購的過程中，需要對采購風險管理的流程進行標準化建設，如果發(fā)現(xiàn)制度不完善，需要依照相關標準進行處理，保證逐步完善企業(yè)的制度。在管理的過程中，需要使用物料編碼標準化的方式進行管理，讓企業(yè)物資的集中采購得以實現(xiàn)，對企業(yè)物資的有效管理進行強化，除了需要對企業(yè)的各項物資進行標準化的編碼管理外，還需要對企業(yè)各項物資的管理進行強化，明確各規(guī)格和功能方面，對物料編碼的完善，最后還需要加強對企業(yè)各項采購行為的強化，避免出現(xiàn)集中采購風險。

3.3 加強信息化管理，增強風險應對能力

首先需要逐步加強和完善當前的信息化系統(tǒng)，加強采購管理模塊和庫存管理模塊的完善，在采購部門管理的時候，需要進一步的信息管理體系進行完善，進一步分析企業(yè)的物資使用情況，并且仔細的記錄企業(yè)各項庫存信息收入庫的情況，嚴格的對信息的輸出和輸入情況進行控制，保證標準化的管理；其次還需要進一步明確當前物資的情況，對物資錄入管理系統(tǒng)進行強化，不斷完善企業(yè)的物資信息，方便讓企業(yè)的風險應對能力提高，合理的使用庫存系統(tǒng)；最后企業(yè)在管理過程中需要進一步提交采購需求，對管理水平的進行合理化，使用標準化的采購模式，完善采購信息，方便企業(yè)的信息管理水平提高。

3.4 加強風險人員管理，降低風險發(fā)生的主觀因素

首先需要進一步調整和管理各部門風險管控人員，保證人員配置的合理性；其次需要將一些復雜的事物向技術較高的員工轉交，將一些簡單的事項轉交給專業(yè)能力不強的員工，方便讓管理部門的人員效率提高。

3.5 提高綜合管理水平，降低集中風險發(fā)生的概率

首先，需要對大宗物資集中采購管理的形式進行了解，方便進行一體化的配送服務，控制物流成本，讓采購的時間減少，對物流管理水平進行提升，保證企業(yè)的采購效率和物流管理效率；其次，需要深入的分析企業(yè)的物資管理水平，對物資的管理能力進行強化，保證檢測過程中的管控能力，確保物資管理過程中的精細化管理，依照相關的要求進行操作，讓企業(yè)采購成本下降，提升采購質量。

3.6 加強閉環(huán)管理

當前在進行大宗物資采購的過程中，主要的操作模式是采購部門，將相關的采購業(yè)務向大宗物資采購小組提交，大宗物資采購小組進行合同的簽訂，并且實施合同。沒有重視付款結算以及合同執(zhí)行的監(jiān)管工作，沒有有效的管理相關的計劃，所以一定要重視全過程的監(jiān)控管理采購計劃和付款的全部環(huán)節(jié)，從源頭上來對大宗物資采購的范疇進行識別。在此過程中重視大宗物資采購執(zhí)行效果的監(jiān)控以及審查付款結算流程，讓大宗物資采購在管理方面由原來的被動接受逐步轉變?yōu)橹鲃訄?zhí)行，形成一套一體化的閉環(huán)管理體系。

3.7 加強降本增效激勵機制

大宗物資采購的過程中，重要的方式是集體談判并進行決策。在此過程中，采購小組是履行集體談判職能的重要單位，然而，該組成員由于談判降價無激勵，本職工作任務重等原因，在此過程中沒有積極性，所以一定要采取降本增效激勵措施，強化大宗物資采購談判工作小組的積極性。如果在談判的過程中能夠降低采購成本，可以在此過程中給予一定的精神獎勵或者物質獎勵，讓相關人員的積極性提高，幫助企業(yè)更好的降本增效。

4 結語

企業(yè)在采購管理的過程中，一定要有效的分析企業(yè)的采購成本和采購效率，方便企業(yè)在大宗物資集中化管理的時候，控制采購風險，提高采購效率，為企業(yè)的快速穩(wěn)定發(fā)展打下堅實的基礎。