學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新及信息化建設(shè)方法研究

秦乃剛

山東省實(shí)驗(yàn)中學(xué)東校 山東 濟(jì)南 250109

引言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,檔案信息化管理成為了一個重要的發(fā)展趨勢。積極進(jìn)行學(xué)校檔案工作的信息化改革和創(chuàng)新,是新時期學(xué)校檔案管理最重要的目標(biāo)之一。

1 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的重要意義

1.1 保證檔案資料內(nèi)容的客觀性、準(zhǔn)確性 學(xué)校檔案資料的內(nèi)容中記載了學(xué)校的發(fā)展歷程以及全校師生的具體情況,對于學(xué)校的運(yùn)行、管理以及發(fā)展有著非常重要的意義。為了充分的發(fā)揮檔案資料的價值,最重要的就是要保證其內(nèi)容的客觀性、真實(shí)性,而檔案管理相關(guān)工作則在這一個方面有著不可替代的作用。

1.2 促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成 由于學(xué)校檔案中通常會記錄著學(xué)生在校期間的主要表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況,學(xué)校通過檔案管理工作保證學(xué)生狀況的及時記錄,以及對學(xué)生檔案進(jìn)行分析可以更好的進(jìn)行校園管理工作,促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)、學(xué)校氛圍的形成。同時學(xué)生由于害怕在檔案中留下不好的記錄,也會在日常學(xué)習(xí)生活中自覺遵守學(xué)校的規(guī)章制度。

1.3 為學(xué)生的未來發(fā)展提供保障和依據(jù) 在學(xué)生的發(fā)展過程中,檔案資料對是對其評價的一個重要指標(biāo),尤其是在學(xué)生升學(xué)、工作的時候,檔案會顯著的影響相關(guān)單位對其的看法,進(jìn)而影響其發(fā)展。因此,做好學(xué)校檔案管理工作,保證相關(guān)檔案內(nèi)容的客觀性,能夠?yàn)閷W(xué)生未來的發(fā)展提供重要的保障和依據(jù)。

2 現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理中存在的不足

2.1 檔案管理意識缺乏 當(dāng)前在部分學(xué)校中,存在著檔案管理意識缺乏的情況,其主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)層、檔案管理人員以及教師群體當(dāng)中。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識缺乏導(dǎo)致其對于檔案管理工作的重視程度不夠,對于相關(guān)工作的支持、投入力度也相對較弱;檔案管理人員的管理意識缺乏則造成了其在相關(guān)工作中不認(rèn)真、不仔細(xì)、不積極,很少對自身知識能力水平主動學(xué)習(xí)提高;教師的檔案管理意識缺乏則表現(xiàn)為對相關(guān)工作的配合程度較差,學(xué)生資料的收集、上傳等工作不夠及時。這些因素都極大的降低了管理工作的整體質(zhì)量和效率。

2.2 管理方法和管理制度落后 當(dāng)前不少學(xué)校在檔案管理工作中仍然采取傳統(tǒng)的管理方法,僅對檔案資料進(jìn)行收集、整理和保存等工作,而沒有對其進(jìn)行嚴(yán)格分類以及數(shù)字化管理、檔案開發(fā)利用等工作。尤其是在檔案信息化管理的發(fā)展趨勢下,傳統(tǒng)的管理方法以及較難滿足學(xué)校檔案工作的實(shí)際需要。此外,部分學(xué)校在檔案管理工作上缺乏完善的制度,導(dǎo)致對檔案工作的監(jiān)督、管理力度不足,進(jìn)而造成了檔案管理工作開展混亂、歸檔不及時、檔案文件不完整、檔案保密性、安全性較差等問題。

2.3 信息化建設(shè)落后 檔案信息化發(fā)展需要學(xué)校對于相關(guān)的軟硬件設(shè)施進(jìn)行一定的投入。然而當(dāng)前部分學(xué)校的檔案管理設(shè)施存在著長期使用且更顯緩慢,設(shè)備老化等問題,無法滿足信息化管理的需要,再加上部分管理人員的信息技術(shù)水平較差,導(dǎo)致了學(xué)校檔案信息化管理的發(fā)展十分緩慢。

3 學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新及信息化建設(shè)的有效方法

3.1 轉(zhuǎn)變學(xué)校檔案管理理念 首先,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層、檔案管理人員以及教師群體要正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性,了解檔案在學(xué)校發(fā)展、教育工作的開展中所能夠起到的作用,從而為檔案管理工作提供足夠的支持,保證良好的工作態(tài)度,積極配合相關(guān)工作的開展。其次,在檔案信息化管理的發(fā)展背景下,相關(guān)人員要對傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變,將促進(jìn)學(xué)校和學(xué)生發(fā)展作為檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),領(lǐng)會信息化理念在檔案管理工作中的應(yīng)用方式和效果,轉(zhuǎn)變檔案管理模式,明確檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展策略,提高檔案管理質(zhì)量、提供更好檔案服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)對檔案信息化管理的支持力度 首先,學(xué)校要建立起完善的管理制度,并優(yōu)化工作流程,明確工作標(biāo)準(zhǔn),從而保障檔案管理工作的開展有章可依、有規(guī)可循,保證其順利進(jìn)行。其次,要完善學(xué)校檔案管理責(zé)任機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制,切實(shí)保證學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量、效率以及檔案的安全性。再次,在條件允許的情況下合理的加強(qiáng)對檔案管理工作的投入,加快檔案管理相關(guān)軟硬件設(shè)施的更新、維護(hù),從而更好的滿足信息時代檔案管理工作信息化建設(shè)的需要。最后,學(xué)校要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度,尤其是信息化管理方面的培訓(xùn)教育,建立起多層次的人才培養(yǎng)體系以及完善的人才引進(jìn)和激勵機(jī)制,建立起一支高水平的檔案管理隊(duì)伍,為信息化建設(shè)提供充足的人才保障。

3.3 加快檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè) 在檔案信息化建設(shè)的具體過程中,需要以高效的管理系統(tǒng)作為核心。該管理系統(tǒng)要能夠滿足檔案信息化管理的各種需要。例如,通過辦公自動化技術(shù)等加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化的電子檔案的轉(zhuǎn)化和及時更新;通過建立學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫來對檔案進(jìn)行分類和整理;利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)等加強(qiáng)對學(xué)校檔案的分析和開發(fā)利用,從而為學(xué)校、學(xué)生的發(fā)展提供更加準(zhǔn)確、客觀的數(shù)據(jù)支持;利用管理系統(tǒng)的動態(tài)管理、權(quán)限設(shè)置、查詢功能等更好的為相關(guān)人員提供檔案服務(wù)。

結(jié)語

綜上所述,針對目前檔案工作中表現(xiàn)出的一些的不足,學(xué)校要積極采取措施,通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念、為檔案信息化建設(shè)提供人才、設(shè)施、資金、制度支持,加快檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè),從而為學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展和信息化建設(shè)提供有力的保障。