淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

楊文姣

白山市臨江電視轉播臺 吉林 白山 134600

1 嚴格規(guī)范檔案管理內容及流程

對于目前全新的發(fā)展形勢,事業(yè)單位應該主動實施檔案的標準化管理,全面思考現代化社會及自身的發(fā)展狀況,對文書檔案管理的具體流程進行科學化的調整,降低檔案管理事故的發(fā)生概率。對于文書檔案管理人員而言,在日常的工作過程中,需熟悉掌握文書收集、管理、存儲等的具體操作流程,快速提取關鍵信息,進行文書檔案的及時歸納與整理,確保分類工作的有序進行。為確保文書檔案使用價值的充分體現,管理人員需對不同內容及類型的資料進行有效的區(qū)分,選擇關鍵的事件及科研項目進行分析探究,確保事業(yè)單位領導人員可及時獲取有價值的信息。對于長期儲存且不具使用價值的文獻檔案,依照相關的操作流程進行銷毀處理。

2 認真做好資料整理

1)提高編制質量。資料整理按照齊全完整、內容準確、系統(tǒng)配套、整潔規(guī)范的原則,文件資料、圖紙全部收齊,各項簽字蓋章齊全,具備法律效力;真實記述和準確反映項目客觀實際,各項技術數據詳實可靠;項目內各專業(yè)內容,每個單位工程內文件資料的各項內容連續(xù)完整;裝訂整齊、美觀,卷內目錄內容清楚。2)掌握組卷方法。首先,把握基本原則。組卷過程中,要遵循文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點,保持卷內文件的有機聯系,合理組成保管單位。3)合理排列裝訂。主要是指文字資料的整理工作。一是對文字資料進行排序。按照檔案部門的有關規(guī)定,將收集好的資料排序,便于查找利用。二是對文字資料進行裝訂。控制資料裝訂的厚度,因為科技檔案盒厚度為25、30、40和50毫米4種,所以裝訂厚度要控制在15至25毫米之間;裝訂的方向規(guī)定為向上或向左,方便查閱;在資料的左側打4個眼,用棉線裝訂。更有利于延長資料的使用壽命。

3 查漏補缺檔案資料

在檔案的錄入工作中,檔案資料的好壞直接關系到檔案資料的有效和齊全與否。每一次檔案的整理與歸檔都需要專業(yè)人事進行審批。每一次檔案資料的收集都需要與相關單位進行溝通和協調。對于各個事業(yè)單位以及各個項目的審視工作一定要做到位。特別是對于專業(yè)資料的審核和把關要予以重視,進行查漏補缺。為了方便后期檔案的查詢和調用,可以將過去的紙質檔案進行電子化錄入,加強文件的收集與整理力度,盡可能不斷完善檔案。

4 做好電子文件的整理歸檔

在檔案的年度整理歸檔工作當中,電子文件的整理歸檔也是其中重要的組成部分,相關人員需要按照“一文一件”的處理原則進行整理歸檔,并且按照電子文件的保管期限、年度等進行分別處理,將正文與附件、轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件等歸為一件文件,如果請示、批復以及報告等電子文件較為松散,相關人員可以選擇電子管理系統(tǒng)進行檢索匹配分析。相關人員可以將電子文件的主要信息錄入電子管理系統(tǒng),并且可以利用協同系統(tǒng)直接進行信息導入,而對于電子文件的分類、保管期限等,可以在后續(xù)進行整理的時候進行修改或者補錄等。針對電子文件的編號,相關人員可以選擇電子文件的處理系統(tǒng),按照設定的規(guī)則進行自動生成處理,針對不同時間段的電子文件,相關人員可以將其內部數據進行打包處理,用刻錄光盤的形式進行保管,這樣可以確保電子文件整理歸檔的質量,延長其保管期限等。

5 檔案資料編號

對檔案資料編號是檔案管理的起點和基礎,其作用是使分類或排列更加明顯。通過對檔案資料的編號,便可以很輕松的知道檔案資料所處的位置,為今后的檔案管理以及資料的利用提供便利。檔案管理歸檔編號依據可以是分類方案也可以是排列順序,通常情況下要在資料首頁上加上相應的編碼。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

6 開展信息化管理

當前社會已經進入信息化發(fā)展階段,對于檔案年度整理歸檔,相關人員也可以多選擇一些信息化操作手段進行處理,比如建立信息平臺等,將檔案的相關信息輸入信息平臺。這樣一來,就可以在信息平臺中查找到檔案的具體信息,免去人工查閱的不便,既可以保證檔案整理歸檔工作向著信息化方向邁進,也能有效提高檔案整理歸檔的自身效率。

7 檔案管理裝盒裝盒

第一,裝盒原則。對檔案資料的裝盒應嚴格依據文件資料的編碼順序裝入檔案盒,并且要和檔案資料歸檔文件目錄所標注的排列順序一致,從而確保按照目錄中的文件條目能夠準確無誤的找到檔案資料實體。檔案資料用完要及時的放回,并且還應按照資料的號碼順序,因為資料回放不按順序來,會給下次尋找?guī)聿槐?甚至從此再也找不到。第二,檔案盒最好使用無酸紙制作,或者向我國檔案管理部門直接訂購,從而保證所保存檔案資料的安全存檔。第三,檔案盒標注。通常情況下,在檔案盒脊或底部填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、檔案盒號等必備項。尤其是首份和最后一份號碼要用“/”隔開。第四,備考表。該表格必須等所有檔案資料歸檔之后的檔案盒中,從而對檔案資料歸檔文件進行簡單的注釋或說明。說明的內容有：情況說明、整理人、檢查人和日期。

8 進行專業(yè)化人才培養(yǎng)

在檔案管理中,專業(yè)化人才培養(yǎng)一定要到位。檔案的錄入不同于其他檔案的錄入。檔案需要一定的理論知識和實踐經驗。只有這樣才能夠更好地做好歸檔工作,才能夠更規(guī)范地開展檔案管理工作。另外,專業(yè)的人才善于將各種格式的圖紙轉變?yōu)橐环N格式的圖紙進行存儲和備注,這樣能夠有效地提高事業(yè)單位檔案的錄入效率。如果僅僅依靠傳統(tǒng)的文秘進行管理是難以實現的。

結語

檔案資料整理歸檔是檔案管理工作的前提和基礎,科學、合理的整理歸檔是提高檔案管理質量和效率的有利保障。在日常的檔案資料整理歸檔過程中要從主觀上重視起來,并且采用先進的管理方法和技巧,從而保證檔案資料整理歸檔作用的充分發(fā)揮。