新時期單位人事工資檔案管理工作分析

歐陽曦 湖南省有色地質(zhì)勘查局二一七隊

引言：改革開放以來，我國收入分配制度發(fā)生改變，按勞分配為主體，多種分配制度并存的分配方式被人們認(rèn)可，無論是勞動、技術(shù)，還是管理要素都要按照該分配制度進(jìn)行分配。在事業(yè)單位中，工資制度也屬于激勵制度，合理的工資制度有利于調(diào)動企業(yè)職工工作積極性，信息化時代下人事工資檔案管理也成為人事部門的重要工作內(nèi)容。

一、新時期單位人事工資檔案管理的特點

（一）管理信息化

二十一世紀(jì)以來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入信息經(jīng)濟(jì)時代，這一環(huán)境下事業(yè)單位人事工資檔案管理工作呈現(xiàn)出新的發(fā)展特點。一直以來事業(yè)單位人事工資檔案沒有被納入國家檔案管理體系，事業(yè)單位對人事工資檔案的管理與改革面臨著滯后性的特點。在人事工資檔案中存在大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)需要進(jìn)行詳細(xì)分析與測算，并依賴人事部門工作人員人工填報表格，長此以往，繁瑣的工作加大了人事部門工作人員的壓力，并對事業(yè)單位造成了不必要的人力資源浪費。新時期背景下，憑借著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的優(yōu)勢，事業(yè)單位可以使用軟件系統(tǒng)進(jìn)行人事工資檔案管理。在軟件的支持下，無論是工資發(fā)放，還是年報統(tǒng)計，人事管理人員只需要軟件操作，軟件功能齊全，實現(xiàn)了人事工資檔案管理的信息化[1]。

（二）管理專業(yè)化

信息化時代背景下，人事工資檔案管理已經(jīng)呈現(xiàn)出專業(yè)化的發(fā)展趨勢，例如資訊電子化和保存縮微化。人事部門可以應(yīng)用信息技術(shù)自動生成人事工資報表，工資項目可以自動調(diào)整。新進(jìn)員工與退休員工的工資審批可以借助計算機(jī)系統(tǒng)完成，推動人事工資檔案的專業(yè)化，減輕以往的人工勞動壓力，提升人事部門的工作效率。

二、新時期單位人事工資檔案管理工作要點分析

（一）建立工資檔案檢索卡

過去的人事工資檔案以紙張為主，需要人事部門進(jìn)行手工處理。隨著工資制度的改革和按勞分配制度的深入，當(dāng)前事業(yè)單位工資結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法保證管理質(zhì)量，不利于人事部門工作效率的提高。對此，建議事業(yè)單位建立工資檔案檢索卡。在檢索卡中將職工的姓名、出生年月、個人文化程度、工作時間、工資情況詳細(xì)錄入，確保該工資檔案檢索卡的一致性。編制工資檔案檢索卡時，需要保證個人學(xué)歷與國家教育部門承認(rèn)的學(xué)歷相符合，職工參加工作的時間需要與事業(yè)單位承認(rèn)的年限相符合，職工工資級別需要與工資額一致。不僅如此，職工職務(wù)需要與所在部門的崗位一致，只有這樣才能明確工資審批工作，并簡化人事工資檔案管理程序，減輕人事部門的工作壓力[2]。

（二）使用電子文件進(jìn)行檔案管理

建議在事業(yè)單位內(nèi)使用電子文件的形式進(jìn)行人事工資檔案管理。應(yīng)用紙質(zhì)文件保存檔案，在后期保存中容易造成的檔案破損或丟失。人事部門可以應(yīng)用計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，憑借電子文件的優(yōu)勢進(jìn)行人事工資檔案管理，所有檔案資料可以存到U盤中，也可以存入電腦系統(tǒng)，并在百度云中備份處理，并實時更新，這樣做可以保證人事工資檔案不會受到影響，延長其使用壽命。管理人員為人事工資檔案選擇存儲介質(zhì)的時候，需要選擇安全性與可靠性較高的介質(zhì)，防止后期管理人事工資檔案時出現(xiàn)系統(tǒng)故障問題。如果存儲介質(zhì)使用時間比較長，建議管理人員定期更換，確保其人事工資檔案的可持續(xù)性管理。

事業(yè)單位可以應(yīng)用人事工資檔案管理系統(tǒng)，憑借網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢進(jìn)行檔案管理。在薪資設(shè)置方面，系統(tǒng)內(nèi)設(shè)百余種適應(yīng)不同行業(yè)薪資表模板，可以自定義員工匹配；系統(tǒng)支持考勤計薪規(guī)則編輯，如加班、調(diào)休、假期薪資設(shè)置等。在薪資核算方面，系統(tǒng)擁有多種配置公式，人事部門工作人員可以隨意選擇，也可再自定義編輯；員工異動自動生成社保公積金，增減員明細(xì)，便于及時校驗月度匯繳準(zhǔn)確性。在薪資報表方面，系統(tǒng)能夠統(tǒng)一月份中的不同方案報表數(shù)據(jù)合并；個稅申報及多維度報表統(tǒng)計一鍵生成；工資單顯示項目自定義選擇，關(guān)聯(lián)“人事工資條”可一鍵發(fā)送。

（三）實現(xiàn)工資檔案臺賬化

事業(yè)單位人事工資檔案是經(jīng)濟(jì)形態(tài)發(fā)展的產(chǎn)物，原始記錄性是人事工資檔案的本質(zhì)屬性。應(yīng)用計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人事工資檔案可以提高管理質(zhì)量，但是為了彌補傳統(tǒng)人事工資檔案中的漏洞問題，提升工作精確度，建議事業(yè)單位為人事工資檔案建立管理臺賬，也就是工資變動情況登記表。在登記表中包含職工個人信息、工資改革之前與工資改革之后的工資基本情況，且在工資變動情況登記表中特別明確了工資改革后變動專欄，根據(jù)該職工工作與職務(wù)調(diào)動情況進(jìn)行記錄，實現(xiàn)人事工資檔案的臺賬化管理。

（四）提高工資檔案管理人員的技術(shù)水平

實現(xiàn)事業(yè)單位人事工資檔案的信息化管理，可以依靠計算機(jī)技術(shù)完成。與此同時，還需要加強(qiáng)對人事部門工作人員的培訓(xùn)，引導(dǎo)其學(xué)會計算機(jī)人事工資檔案管理系統(tǒng)的正確操作方式。只有這樣，才會讓檔案管理人員具備基礎(chǔ)專業(yè)知識與技能，并憑借著現(xiàn)代化服務(wù)意識補充以往的人事工資檔案管理知識點，優(yōu)化自身知識體系，逐漸精通人事工資檔案管理業(yè)務(wù)。

總結(jié)：總而言之，事業(yè)單位中人事工資檔案管理工作與每個職工的切身利益關(guān)系密切，且人事工資檔案管理工作十分敏感，人事部門的管理人員需要憑借自身認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，熟悉當(dāng)前工資制度，按照政策規(guī)定進(jìn)行檔案管理。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的深入，人事工資檔案管理人員需要強(qiáng)化服務(wù)意識，積極參加事業(yè)單位組織的培訓(xùn)，從而強(qiáng)化自身綜合素質(zhì)。