淺析事業(yè)單位辦公室檔案管理中的弊病與應(yīng)對(duì)

卓澤霖 廣東省醫(yī)療器械質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)所

在信息社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，辦公室檔案管理工作的方式也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)檔案管理的有效模式進(jìn)行改進(jìn)和完善。只有深入研究事業(yè)單位中辦公室檔案管理工作的不足，才能夠有針對(duì)性的解決，使檔案管理工作可以高效的開(kāi)展。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理中的弊病

（一）檔案管理的方式存在不足

檔案管理方式存在不足使得事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的開(kāi)展效率得不到有效的提高。很多事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室檔案管理時(shí)認(rèn)為檔案整理排放的整齊、美觀就是對(duì)檔案的很好的管理，忽略了如今一些高科技設(shè)備的使用，使檔案管理工作停留在傳統(tǒng)的模式上，得不到發(fā)展。檔案管理工作中對(duì)新的設(shè)施設(shè)備使用不足，使檔案管理的效率提升受到嚴(yán)重的影響。

（二）檔案管理的專業(yè)人才缺乏

很多事業(yè)單位對(duì)辦公室檔案管理工作的重視度不足使得檔案管理方面的人才也非常缺乏。檔案管理工作的有效進(jìn)行離不開(kāi)工作人員的工作能力以及工作責(zé)任心，檔案管理工作方面的人才的補(bǔ)充也能夠使檔案管理的效率得到提升。檔案管理的工作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜乏味，另外，檔案管理部門在很多事業(yè)單位中都不受重視，檔案管理的工作人員也比較少，有一些還是兼職這項(xiàng)工作，對(duì)檔案管理工作的完整性系統(tǒng)性較差，對(duì)檔案管理工作的態(tài)度不認(rèn)真，工作責(zé)任心也較差，使檔案管理工作難以高效的開(kāi)展。

（三）檔案管理工作的信息化缺陷

信息化時(shí)代的發(fā)展，使得各種信息技術(shù)被應(yīng)用到各行各業(yè)中，推動(dòng)了行業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。事業(yè)單位在進(jìn)行辦公室檔案管理工作時(shí)對(duì)信息化的管理技術(shù)手段應(yīng)用不足，使得檔案管理的方式相對(duì)還是較為落后，引進(jìn)信息化的檔案管理技術(shù)手段的事業(yè)單位也存在對(duì)信息化應(yīng)用不足，信息化檔案管理形式化較為嚴(yán)重，沒(méi)有充分利用信息技術(shù)的先進(jìn)性，使信息化的檔案管理有效性沒(méi)有完全發(fā)揮出來(lái)，影響辦公室檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、提高事業(yè)單位辦公室檔案管理效率的措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理的方式

事業(yè)單位辦公室檔案管理的效率要想得到有效的提升，首先就要轉(zhuǎn)變檔案管理的方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使用先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備。引入計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)替代傳統(tǒng)的人力管理的方式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的高效率以及大存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)來(lái)使檔案管理工作可以更加的便捷快速?，F(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)設(shè)施設(shè)備，可以解決傳統(tǒng)檔案管理中文件資料容易受潮、發(fā)霉、蛀蟲(chóng)等的問(wèn)題，而且還能夠減少檔案資料占據(jù)的空間，節(jié)約成本，所以，運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的效率提升很有好處。另外，對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，事業(yè)單位有閱讀檔案需求的人員要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行申請(qǐng)，檔案管理人員在查看并檢查是否符合查閱權(quán)限后，在進(jìn)行資料的傳輸，保障檔案資料的查閱要符合規(guī)章制度。這樣一方面能夠提高檔案管理工作的效率，另一方面也保證了事業(yè)單位辦公室檔案管理的安全，這樣檔案管理可以更加有序的進(jìn)行。最后，要對(duì)檔案資料進(jìn)行定期的檢查維護(hù)，使檔案資料的完整性得到保障。

（二）檔案管理信息化

信息技術(shù)的發(fā)展使得事業(yè)單位辦公室檔案管理信息化是一種必然趨勢(shì)。在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，要依據(jù)事業(yè)單位的自身實(shí)際情況，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，制定科學(xué)合理的信息化管理方案。對(duì)檔案管理的近期目標(biāo)以及長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)分開(kāi)來(lái)開(kāi)展，使檔案信息化管理工作的體系可以更加完整，促進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的有序進(jìn)行。在開(kāi)展信息化的檔案管理工作時(shí)，可以在信息網(wǎng)絡(luò)上設(shè)立一個(gè)辦公室檔案的站點(diǎn)，為事業(yè)單位內(nèi)部人員的查閱提供相關(guān)的服務(wù)，相關(guān)的檔案信息以網(wǎng)頁(yè)的形式可以在辦公室檔案站點(diǎn)上查閱到，不過(guò)涉及內(nèi)容比較隱私的話就要設(shè)置一定的權(quán)限，事業(yè)單位中有權(quán)限查看的人員才能獲取到檔案資料。一些公共資料文件內(nèi)容就可以在事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行公開(kāi)展示，單位內(nèi)部人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享交流。另外，檔案管理工作人員要對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的檔案資料進(jìn)行及時(shí)的更新以及維護(hù)，保證檔案管理工作的及時(shí)性和完整性，滿足事業(yè)單位對(duì)辦公室檔案的查閱需求。通過(guò)信息化的檔案管理，事業(yè)單位辦公室檔案的使用效率和管理的效率都可以得到提高。

（三）檔案管理人員專業(yè)能力的提高

檔案管理工作人員的工作專業(yè)能力也會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響，提升檔案管理工作的有效性，就要提升檔案管理人員的專業(yè)能力和工作素養(yǎng)。針對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)水平可以讓專業(yè)的人士對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，另外，加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育，讓檔案管理人員從思想上重視檔案管理工作，提高對(duì)工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度，使工作人員對(duì)檔案管理的水平和工作素養(yǎng)都得到提高，從而使檔案管理工作的質(zhì)量也提高起來(lái)。

結(jié)束語(yǔ)：事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中的弊病問(wèn)題一方面是因?yàn)閷?duì)管理工作的不重視，另一方面是缺少相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及先進(jìn)的管理技術(shù)手段，從這些方面著手改進(jìn)，能夠促使檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到提高。