基于工程檔案管理在建筑工程中的運(yùn)用分析

范 莉

中鼎國際工程有限責(zé)任公司礦山隧道建設(shè)分公司 江西 南昌 330096

引言

建筑工程建設(shè)施工需要經(jīng)歷較長的周期，在施工的過程中做好檔案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的檔案信息相對來說比較復(fù)雜，因此，在管理的過程中容易產(chǎn)生差錯。管理人員就需要對其中的問題進(jìn)行分析，提高綜合管理質(zhì)量，為建筑企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

1 建筑工程檔案管理的重要意義

1.1 建筑工程資料是建筑工程的真實(shí)記錄 建筑工程在實(shí)際的施工中工作繁雜，施工內(nèi)業(yè)資料需要能夠按照設(shè)計圖紙和規(guī)范要求進(jìn)行編制，同時按照工序以及報批手續(xù)，做好現(xiàn)場簽認(rèn)和簽章工作。資料員和技術(shù)人員需要在這當(dāng)中加強(qiáng)資料的收集，尤其是對于一些施工材料出廠質(zhì)量證明文件和檢驗(yàn)報告，還有施工中對材料進(jìn)行復(fù)驗(yàn)和施工的試驗(yàn)報告等；加強(qiáng)工程驗(yàn)收工作的重視，對分部以及分項(xiàng)和單位工程質(zhì)量的竣工驗(yàn)收報告加強(qiáng)重視。除了需要對相關(guān)數(shù)據(jù)做好記錄之外，還可以采用照片以及影像來對工程進(jìn)度進(jìn)行體現(xiàn)。

1.2 工程檔案資料為工程信息的查詢提供相應(yīng)的依據(jù) 工程檔案資料主要就是為工程信息的查詢能夠提供相應(yīng)的參考，采用對工程檔案資料進(jìn)行查找，項(xiàng)目管理人員在工程的開展有相應(yīng)的根據(jù)，而不是采用記憶的方式對工程實(shí)現(xiàn)控制。

1.3 工程檔案資料可以成為將來的工程施工起到借鑒的作用 工程檔案資料主要就是對施工過往中所采用技術(shù)以及措施和對相應(yīng)的反饋信息實(shí)現(xiàn)記錄，這對于之后的相應(yīng)工程能夠提供一些參考。例如，工程資料中的“竣工報告”和“施工小結(jié)”等總結(jié)的部分，會對工程相關(guān)數(shù)據(jù)信息和存在的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行提供等，對這些提供的檔案資料進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，可以為后續(xù)的工程提供可靠的依據(jù)以及信息，以此來將施工效率和質(zhì)量不斷提升。

2 建筑工程檔案管理問題

2.1 人員意識薄弱 管理人員在對建筑工程的檔案進(jìn)行管理時，不能明確其重要性，主要是由于其涉及的內(nèi)容較多，涵蓋的內(nèi)容比較廣泛，在管理的過程中存在較大的難度。施工單位對于檔案管理工作的重視程度不足，負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理屬于管理工作的范疇，并且不能直接產(chǎn)生效益，因此在分配資源的過程中忽視了檔案管理的效用。在完成建筑工程建設(shè)施工之后，需要對工程竣工情況進(jìn)行分析。而管理人員經(jīng)常不能就是發(fā)現(xiàn)其中的問題，在工程交付之后才會從檔案中了解到有關(guān)信息，引發(fā)不同的問題。這會給檔案管理帶來較大的影響，難以針對檔案資料對工程中的問題進(jìn)行修復(fù)。

2.2 建筑工程檔案管理團(tuán)隊(duì)的不足 由于傳統(tǒng)觀念深入人心，建筑企業(yè)不重視對建筑工程檔案的管理工作，忽略了這一重要的因素，在思想缺乏意識、很多建筑企業(yè)在不斷的發(fā)展調(diào)整中雖然在慢慢加強(qiáng)對工程檔案管理的重視程度，但是要想穩(wěn)步發(fā)展檔案管理工作，應(yīng)該緊跟時代的步伐培養(yǎng)相關(guān)的技術(shù)人才，建立相關(guān)的研究團(tuán)隊(duì)，不斷對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新完善。建筑企業(yè)要加大對管理人才的培養(yǎng)，讓他們熟練掌握相關(guān)的信息管理技術(shù)，重點(diǎn)培養(yǎng)，打造一支高技術(shù)高手段的管理隊(duì)伍。

3 工程檔案管理在建筑工程中的運(yùn)用

3.1 完善管理制度 建筑企業(yè)及施工單位在開展施工管理工作的過程中，都需要以健全的管理制度作為基礎(chǔ)，減少管理工作當(dāng)中產(chǎn)生的問題。在對建筑工程檔案信息進(jìn)行管理的過程中，建筑企業(yè)需要完善管理制度，讓工作人員在管理的過程中加強(qiáng)對其的重視，避免其在管理的過程中過于隨意。建筑企業(yè)要明確工程檔案的管理范圍，對各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進(jìn)行明確，并且做好相應(yīng)的記錄。管理人員在區(qū)分不同的環(huán)節(jié)時，需要避免重復(fù)記錄，防止增加工作量。不同的部門需要發(fā)揮不同的職能，檔案管理部門就需要體現(xiàn)其職能效用，在工作當(dāng)中做好檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃管理，強(qiáng)化資料的收集、整理及保護(hù)作用。不同的管理部門需要設(shè)立不同的負(fù)責(zé)人，建筑企業(yè)需要針對檔案管理工作的開展設(shè)立專門的管理人員，讓其按照要求定期移交工程資料。在管理的過程中，需要按照《中國檔案分類法》確定檔案管理范圍，然后再根據(jù)建筑企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況對制度進(jìn)行完善。在對檔案進(jìn)行分類管理的過程中，需要按照制度內(nèi)容對文件進(jìn)行歸檔，提高檔案資料的準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性，還需要使其完整保存在檔案庫中。管理人員需要對資料的原件進(jìn)行歸檔，做好傳真資料的復(fù)印并且對其進(jìn)行完善，補(bǔ)充相關(guān)說明，提高檔案管理的完整性。

3.2 優(yōu)化人員配置 建筑工程的檔案資料管理工作存在一定的特殊性，因?yàn)榻ㄖこ痰捻?xiàng)目較為眾多，并且往往分散在各個地方，加之工程項(xiàng)目本身的周期較長，施工內(nèi)容較為復(fù)雜，涉及面較廣，所以工程檔案管理工作中涉及的管理內(nèi)容較為眾多，無論是數(shù)據(jù)或者是文本資料都十分龐大，這就要求此種管理工作的員工更加具有責(zé)任心，可以在諸多資料管理中，仍然做好分類、整合與錄入。對于檔案管理工作人員的選拔，可以從企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行，這樣的人員有過項(xiàng)目施工經(jīng)驗(yàn)，真正了解項(xiàng)目施工第一線的情況，對于檔案管理工作更加得心應(yīng)手。還可以從外面聘請管理人才，增加管理隊(duì)伍的活力。在管理過程中，應(yīng)該定期對人員進(jìn)行考核，根據(jù)考核成績進(jìn)行人員調(diào)動，選用有管理能力的人才參與管理。同時，對于檔案管理人員的考核不能僅限于技能層面，還需要綜合考慮工作態(tài)度、人品等多個方面，工作懶散的人員也不能委以重任。

3.3 提高管理信息化 現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展促使各行各業(yè)在開展工作的過程中都開始利用信息化技術(shù)提高工作效率。雖然建筑工程檔案管理的部分內(nèi)容需要由工作人員全權(quán)開展，但是還是由大部分檔案可以通過信息化方式進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠給建筑工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現(xiàn)代信息化技術(shù)逐漸取代傳統(tǒng)的管理方式。建筑企業(yè)需要提高管理信息化，對管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，讓其能夠靈活應(yīng)用信息化技術(shù)完善建筑工程檔案管理。管理人員可以對計算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用，建立信息化檔案管理平臺，讓工作人員在需要檔案時，直接輸入關(guān)鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建筑企業(yè)可以建立信息化檔案庫，讓檔案管理工作可以與建筑工程建設(shè)施工的開展同步發(fā)展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建筑工程相關(guān)的資料及信息時，直接利用信息化技術(shù)進(jìn)行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準(zhǔn)確性。

結(jié)語

隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。綜上所述，企業(yè)的檔案管理部門要注重開發(fā)檔案的經(jīng)濟(jì)效益，在服務(wù)方法上要由單一的接待查閱轉(zhuǎn)為同時以二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)的形式提供利用，并應(yīng)積極、主動地向有關(guān)部門和決策人員介紹檔案，引導(dǎo)他們充分利用檔案，最大限度地發(fā)揮重點(diǎn)工程檔案在建筑工程中的有效運(yùn)用。