檔案管理信息化與辦公自動(dòng)化研究

張會(huì) 承德市市場(chǎng)監(jiān)督管理局

一、前言

現(xiàn)如今企業(yè)發(fā)展面臨著越發(fā)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中生存下來(lái)，就必須提高工作效率。工作效率的一項(xiàng)重要參考標(biāo)準(zhǔn)就是檔案管理的水平。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是一個(gè)很好的手段，現(xiàn)如今企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展正朝著辦公自動(dòng)化的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化也是對(duì)辦公自動(dòng)化的深化與進(jìn)步。文章將會(huì)對(duì)當(dāng)管理信息化與辦公自動(dòng)化的研究與探討。

二、檔案管理信息化的意義

（一）提升檔案管理工作的安全度

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程之中信息是至關(guān)重要的，檔案管理是信息管理的一個(gè)重要的方面。過(guò)去人為進(jìn)行檔案的整理不僅僅不利于工作效率的提高，同時(shí)在檔案信息管理過(guò)程之中會(huì)受到各種因素的影響，導(dǎo)致檔案最終的安全性下降。如果工作人員心智不堅(jiān)，受到外來(lái)因素的影響，容易將各種機(jī)密信息泄露出去，反而不利于企業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)如今是信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然。檔案管理信息化，所有的信息都在網(wǎng)絡(luò)上共享，每一個(gè)公司員工都能夠看見(jiàn)，公司內(nèi)部一旦出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題，根據(jù)IP地址能夠很快的找到根源。這樣一來(lái)，就提升了檔案管理工作的安全度，極大地提高了檔案信息的保密性。

（二）提高了檔案管理工作的效率

一個(gè)公司企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展歷時(shí)數(shù)年，在這期間涉及到的各種各樣的信息繁多，要想人為整理，或者是找尋一些相關(guān)信息來(lái)作為參考，將花費(fèi)更多的時(shí)間。而如果將檔案信息全部都?xì)w納整理到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之上，在查詢相關(guān)的信息之時(shí)實(shí)時(shí)搜索即可得到自己想要的答案，不必花費(fèi)更多的時(shí)間在無(wú)意義的事情之上。這將極大地提高公司運(yùn)營(yíng)的效率。這比單純靠人力來(lái)尋找資料來(lái)得更加高效，不會(huì)受到人為因素的影響。畢竟公司信息全網(wǎng)公開(kāi)，在公司內(nèi)部查詢相關(guān)信息更加全面。

三、存在的問(wèn)題及解決措施

（一）存在的問(wèn)題

1.管理制度不完善、不科學(xué)?，F(xiàn)如今，我國(guó)大力推進(jìn)自動(dòng)化，不管是在工業(yè)生產(chǎn)還是在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)過(guò)程之中都會(huì)應(yīng)用的各種各樣自動(dòng)化的機(jī)械，這本是一件好事。但是在具體的實(shí)踐過(guò)程之中，還是會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，比如說(shuō)自動(dòng)化管理系統(tǒng)不完善。如果是在工業(yè)生產(chǎn)過(guò)程之中，機(jī)械自動(dòng)化不能實(shí)現(xiàn)，將會(huì)影響到整個(gè)工廠的生產(chǎn)效率，社會(huì)生產(chǎn)、社會(huì)供給將會(huì)直接受到嚴(yán)重的破壞，不利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。不僅如此，信息化推進(jìn)過(guò)程之中則需要強(qiáng)大的技術(shù)作為支撐，在檔案錄入過(guò)程之中如果自動(dòng)化方面出現(xiàn)了問(wèn)題，那么檔案的錄入與輸出都將會(huì)受到阻礙，極大地影響了公司各方面的工作與進(jìn)程。應(yīng)該建立一個(gè)相對(duì)比較完善的自動(dòng)化管理制度，以免出現(xiàn)漏洞。

2.相關(guān)的人才稀缺?？梢哉f(shuō)人才是企業(yè)進(jìn)步與發(fā)展的階梯，但是人才往往可遇不可求，就比如說(shuō)檔案管理信息化這一項(xiàng)，在這一方面我國(guó)人才是比較稀缺的。辦公自動(dòng)化環(huán)境之下要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，需要有專業(yè)人才作為支撐，在具體的實(shí)踐與發(fā)展過(guò)程之中借助他們的知識(shí)來(lái)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。另一個(gè)影響因素就是一部分相關(guān)的管理者本身也沒(méi)有多么重視這一個(gè)事情，墨守成規(guī)，不思進(jìn)取。還有一部分管理者親自上陣，但是，由于知識(shí)的缺乏或者是沒(méi)有相應(yīng)的理論作為基礎(chǔ)，導(dǎo)致檔案管理信息化計(jì)劃擱淺，辦公自動(dòng)化過(guò)程的推進(jìn)也受到很大的阻礙。

（二）措施

1.制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理信息化首先要將各種各樣的信息錄入到計(jì)算機(jī)之中，這期間還是利用各種專業(yè)人才。這工作流程包含歸納、整理和搜集、保存、編排、統(tǒng)計(jì)以及檢索，這對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)提出了比較高的要求。要求工作人員要嚴(yán)格按照國(guó)家以及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行具體實(shí)踐與審查。檔案管理最重要的就是一個(gè)規(guī)范性，在規(guī)范的操作之中將相關(guān)的信息錄入到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之中，從而實(shí)現(xiàn)信息化管理。所以工作人員在工作過(guò)程中一定要注重各方面的規(guī)范，切不可任意妄為。

2.招攬人才，建造高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)?，F(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展日新月異，企業(yè)只有不斷創(chuàng)新才能追求追趕上時(shí)代發(fā)展的步伐。而高素質(zhì)創(chuàng)新人才就是這一推動(dòng)力，企業(yè)要招攬各方面的人才，打造一個(gè)高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)。切實(shí)創(chuàng)新，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，在辦公自動(dòng)化的背景之下，=極大地提高工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)高素質(zhì)發(fā)展，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。人才可遇不可求，在具體的招攬的同時(shí)還可以自主培養(yǎng)人才，提升其綜合素質(zhì)，為企業(yè)的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。

3.完善電子檔案管理系統(tǒng)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，建立一個(gè)完善的電子檔案系統(tǒng)是必不可少的。這一電子檔案管理系統(tǒng)必須要包含公司內(nèi)部所有的信息，建立這樣一個(gè)檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，還要配備嚴(yán)密的防御系統(tǒng)，切不可使自己的關(guān)鍵信息泄露，影響到企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。辦公自動(dòng)化背景之下的，檔案管理信息化管理強(qiáng)調(diào)的就是效率與準(zhǔn)確性，在具體的搜索過(guò)程之中可以獲取最全面、最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔ⅰ?/p>

結(jié)束語(yǔ)：辦公自動(dòng)化與檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展的兩個(gè)重要的目標(biāo)，辦公自動(dòng)化正朝著越來(lái)越成熟的方向發(fā)展，而信息管理自動(dòng)化初顯鋒芒，這兩個(gè)發(fā)展趨勢(shì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展都有著很大的推動(dòng)作用。文章對(duì)信息化與辦公自動(dòng)化的發(fā)展以及存在的問(wèn)題展開(kāi)了具體的研究，并提出幾點(diǎn)建議，希望會(huì)對(duì)講的發(fā)展有所助益。