如何進(jìn)一步做好新時(shí)代的干部人事檔案管理工作

杜莎莎 杭州市兒童醫(yī)院人事科

干部人事檔案是干部生命軌跡的歷史記錄，主要記載干部學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治思想、考核、職稱業(yè)績(jī)等內(nèi)容。作為人力資源工作的重要組成部分，干部人事檔案工作在開展單位干部監(jiān)督管理和人才教育培養(yǎng)工作中具有不可替代的重要作用。目前干部人事檔案管理工作有了較大發(fā)展，逐步制度化、規(guī)范化管理，在組織和人事決策工作中也起到了一定的作用。2018年11月中共中央辦公廳新出臺(tái)修訂后的《干部人事檔案管理?xiàng)l例》，在管理原則、內(nèi)容和分類、利用與審核、監(jiān)督管理等方面進(jìn)行了更詳細(xì)的闡釋，強(qiáng)調(diào)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化服務(wù)理念，嚴(yán)格利用程序，創(chuàng)新利用方式，提高利用效能，充分發(fā)揮檔案資政作用、體現(xiàn)憑證價(jià)值。但由于人事檔案工作繁瑣，且不能為單位直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此目前很多單位都未能足夠的重視干部人事檔案工作，管理制度、管理手段等方面都尚有欠缺和落實(shí)，存在不少問題?？梢?，認(rèn)真研究在新形勢(shì)下如何結(jié)合新條例加強(qiáng)做好干部人事檔案管理工作，如何使干部人事檔案在新時(shí)代的干部考察、防止干部“帶病提拔”，巡視巡察、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)執(zhí)紀(jì)辦案、社會(huì)保障、司法公正等方面發(fā)揮越來越重要的作用，就顯得非常有意義。

一、人事檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理體系和管理體制已初步規(guī)模

人事檔案工作機(jī)構(gòu)一般都設(shè)在單位人事部門或?qū)ｉT的人事檔案代理機(jī)構(gòu)，按要求配備了專職或兼職檔案人員，前期已初步根據(jù)中共中央組織部、國(guó)家檔案局制定的《干部檔案工作條例》及一系列工作細(xì)則等文件規(guī)定精神制定各單位管理制度。

（二）業(yè)務(wù)水平有所提高，部分工作內(nèi)容規(guī)范化

材料收集增加了收集范圍，開始擴(kuò)大對(duì)德勤能績(jī)廉綜合材料的收集，改變了過去單純僅注重個(gè)人政治歷史材料的狀況。內(nèi)容分類中基本上都是按文件標(biāo)準(zhǔn)的十大類進(jìn)行分類，在案卷收集程序、管理質(zhì)量、材料鑒定、材料保管等方面，較之以往都有較大的進(jìn)步。

二、人事檔案管理工作存在一些問題

（一）管理制度相對(duì)落后

完善的管理制度是干部人事檔案管理工作正常運(yùn)行的有效基礎(chǔ)，也是確保工作規(guī)范化、科學(xué)化及合理化的保證。目前很多單位干部人事檔案管理制度還不夠健全與完善，在實(shí)施檔案管理過程中找不到有效依據(jù)，而有的單位雖然設(shè)立了制度，但是在實(shí)際的管理工作中沒有嚴(yán)格執(zhí)行制度，導(dǎo)致檔案管理工作比較混亂。

（二）管理機(jī)制不夠嚴(yán)格，管理人員數(shù)量不足和質(zhì)量不高

人事檔案工作具有專業(yè)性、機(jī)密性的專屬特性，需要有專門的檔案存放、整理和查閱場(chǎng)所，且需要由專人管理。但由于單位的辦公場(chǎng)所都比較緊張,無法安排專門的檔案場(chǎng)所，還存在人事辦公室和人事檔案室合在一起辦公的情況；部分單位無法安排專職人員管理，檔案工作由人事人員兼管，但由于人事工作本身工作量大，管理人員有待于提高人事檔案管理水平，兼職人員管理業(yè)務(wù)不精，流動(dòng)性較大，導(dǎo)致管理工作業(yè)務(wù)銜接斷檔[1]。

（三）案卷質(zhì)量有待提高，材料收集歸檔不及時(shí)，致使有些干部檔案材料不齊全

檔案工作要求整理歸檔材料要求齊全完整、認(rèn)真鑒別，準(zhǔn)確分類，編排有序，制定目錄清楚，裝訂準(zhǔn)確整齊的要求。有的目前存在問題是形成的應(yīng)歸檔材料由于工作負(fù)荷，材料只能積壓在庫房里，未能及時(shí)進(jìn)行分類裝訂歸檔，使檔案資源沒有及時(shí)形成，導(dǎo)致檔案工作存在零亂無序，甚至有丟失檔案的問題。

（四）管理技術(shù)相對(duì)落后、開發(fā)利用程度較低

在管理技術(shù)上,目前沒有應(yīng)用專門管理軟件進(jìn)行管理，管理方式仍然是采用傳統(tǒng)的手工整理方式進(jìn)行應(yīng)歸檔材料的歸檔整理和檢索利用，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式，導(dǎo)致檔案材料利用起來存在困難。檔案利用服務(wù)工作大多是被動(dòng)服務(wù)，只等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來查閱，缺乏主動(dòng)精神，沒有真正將檔案材料用于人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預(yù)測(cè)等方面。

三、進(jìn)一步做好干部人事檔案管理工作的建議

《條例》強(qiáng)調(diào)，新形勢(shì)下做好干部人事檔案工作需要堅(jiān)持五個(gè)原則黨管干部、黨管人才；依規(guī)依法、全面從嚴(yán)；分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理；真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范；方便利用、安全保密。

《條例》也明確新時(shí)代干部人事檔案工作定位,完善分級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理體制，打造政策統(tǒng)一、相互銜接、有機(jī)配合的工作新格局，新增檔案審核內(nèi)容，全面規(guī)范檔案的“建、管、用”，新設(shè)專章明確檔案工作紀(jì)律和監(jiān)督要求，細(xì)化責(zé)任分工，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)。注重效用發(fā)揮。豐富完善檔案內(nèi)容，重點(diǎn)收集體現(xiàn)干部忠誠(chéng)干凈擔(dān)當(dāng)?shù)确矫娴牟牧?，增加檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)要求。結(jié)合條例要求，具體可以在以下五個(gè)方面進(jìn)一步改進(jìn)：

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增加投入，明確領(lǐng)導(dǎo)和工作人員職責(zé)

明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，細(xì)化工作人員日常考核。配備專職管理員，建立ab崗制度，定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)考核，確保業(yè)務(wù)銜接有序。保障檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，嚴(yán)格按條例要求將檔案管理室、閱檔室和另外的辦公場(chǎng)所分開，同時(shí)也要為檔案室配備現(xiàn)代化的管理辦公設(shè)備，定期檢修檔案庫房環(huán)境，做好防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等工作，確保檔案安全[2]。

（二）規(guī)范完善管理制度，提高檔案利用程度

1.制定完善的材料收集審核制度，做好歸檔前嚴(yán)格審核。在收集材料環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格審核所收集的檔案材料是否是干部本人材料、是否屬于歸檔范圍要求內(nèi)的材料、是否齊全完整，再審核材料是否一律按要求形成，從用紙、項(xiàng)目填寫要求、審核手續(xù)、字跡、復(fù)印件制作等多方面進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)完整有效。如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的材料，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)或盡快退回拒收并告知理由，符合條件后再收集歸檔。

2.完善查（借）檔制度、規(guī)范查（借）檔手續(xù)。查（借）閱檔案的環(huán)節(jié)是干部人事檔案被利用的環(huán)節(jié)，查檔前應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行查前審批和登記程序，存檔備查。查檔過程中要做好現(xiàn)場(chǎng)管理和監(jiān)督，查借閱結(jié)束后，要對(duì)查檔摘抄、復(fù)印的內(nèi)容進(jìn)行審核是否屬于本次查閱內(nèi)容要求，還要對(duì)查借閱的檔案進(jìn)行認(rèn)真核查，材料是否完整，及時(shí)歸入檔案庫房，以防止發(fā)生檔案涂改、撕毀、拆換、復(fù)制等問題。

3.強(qiáng)化紀(jì)律監(jiān)督，建立責(zé)任追究制度。制度中應(yīng)明確職責(zé)，劃出工作底線，標(biāo)明工作禁區(qū)，豎起警戒欄桿。積極構(gòu)建由上級(jí)監(jiān)督、自我監(jiān)督、內(nèi)部監(jiān)督等全方位的監(jiān)督體系。一旦發(fā)現(xiàn)違反相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的，應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以糾正，對(duì)擅自涂改、偽造檔案者、對(duì)考察材料失真或沒反映真實(shí)情況的，在歸檔材料移交過程出現(xiàn)差錯(cuò)都要嚴(yán)格追究責(zé)任；根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、組織處理或者黨紀(jì)政務(wù)處分，并視情追究相關(guān)人員責(zé)任。涉嫌違法犯罪的，按照國(guó)家法律法規(guī)處理。

（三）穩(wěn)定人事檔案隊(duì)伍，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，發(fā)揮工作人員主動(dòng)性和積極性

在新形勢(shì)下要培養(yǎng)高素質(zhì)人才，應(yīng)選拔任用責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T開展人事檔案管理工作。定期對(duì)檔案管理員進(jìn)行思想教育和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，抓好過程管控，及時(shí)進(jìn)行督查和整改。干部人事檔案工作人員應(yīng)樹立以下五種優(yōu)秀意識(shí)。一是責(zé)任意識(shí)。要有責(zé)任心和使命感，忠于職守，工作中敢于堅(jiān)持原則、嚴(yán)守制度。認(rèn)真埋頭做事，不忘學(xué)習(xí)思考；二是奉獻(xiàn)意識(shí)。不計(jì)名利，耐得住寂寞，默默奉獻(xiàn)。三是服務(wù)意識(shí)。必須端正服務(wù)態(tài)度，樹立全心全意為人事工作服務(wù)的思想，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好人事檔案的利用工作，堅(jiān)持及時(shí)、主動(dòng)、周到、保密、準(zhǔn)確的原則，變封閉式管理為開放式服務(wù)，主動(dòng)開發(fā)信息為組織選拔用人提供服務(wù)。四是保密意識(shí)。人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，強(qiáng)烈的保密意識(shí)是檔案工作人員必須樹立的，做到不該說的話絕對(duì)不說、不該做的事堅(jiān)決不做[3]。五是主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)。除了日常的檔案工作以外，要主動(dòng)接觸新知識(shí)，學(xué)習(xí)掌握新技術(shù)。

（四）積極廣泛宣傳歸檔材料目錄，加強(qiáng)多科室合作，提高歸檔積極性和效率。

通過多種方式去宣傳干部人事檔案管理的制度和要求，做到人人知曉并積極配合，讓更多的人了解干部人事檔案，能夠更好促進(jìn)工作發(fā)展。

（五）加快檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)

信息化時(shí)代要求檔案工作也要加快信息化建設(shè)。增加檔案管理資金投入，積極引進(jìn)信息化管理的技術(shù)設(shè)備和軟件，將紙質(zhì)檔案通過掃描等方式生成電子化檔案，以便于檔案的有效利用和原件保存，使用效率更高、保密性更強(qiáng)，降低損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)提高檔案管理的精細(xì)化、自動(dòng)化、動(dòng)態(tài)化，主動(dòng)為人才選拔等工作提供服務(wù)。

干部人事檔案工作的專業(yè)性很強(qiáng)，具有政治性、服務(wù)性、科學(xué)性的要求。完善人事檔案管理工作的任務(wù)既需要領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)控指導(dǎo)也需要工作人員的具體實(shí)踐，知行合一，要清楚地意識(shí)到，改革創(chuàng)新干部人事檔案管理工作不是一蹴而就的，要真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理新趨勢(shì)和新方向的全面改革，管理理論和操作實(shí)踐方面都還有很多工作要做，不斷在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探索啟發(fā)新思路、新方法，提高人事檔案工作效率，更好地為組織人事工作服務(wù)，也能更好得服務(wù)社會(huì)，真正做到檔為黨用。