事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

許瑩 吉林省公主嶺市救助管理站

檔案管理對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展和促進(jìn)文明傳承具有重要價(jià)值和關(guān)鍵作用，事業(yè)單位檔案是單位在多年工作中積累下的寶貴經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，其真實(shí)記錄了我國(guó)在文化藝術(shù)、農(nóng)業(yè)建設(shè)、工業(yè)發(fā)展、科學(xué)文化以及政治經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域的發(fā)展成果和歷史進(jìn)程，對(duì)精神文明建設(shè)、社會(huì)管理、文化發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要的借鑒價(jià)值。隨著我國(guó)政府正式提出“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，事業(yè)單位也在檔案管理中積極引入和應(yīng)用信息技術(shù)，推動(dòng)了檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、現(xiàn)代化的進(jìn)程，對(duì)發(fā)揮檔案價(jià)值具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的積極意義

（一）提升單位社會(huì)形象。事業(yè)單位是為民眾服務(wù)的重要政府職能部門，其具有較強(qiáng)的公益屬性，其檔案文件內(nèi)容與民眾生活具有密切關(guān)系。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，可以便于民眾查詢相關(guān)信息，促使政務(wù)處理公開化以及透明化。例如對(duì)電子檔案加強(qiáng)管理和開發(fā)利用，使用者可以通過訪問相關(guān)平臺(tái)查詢所需的信息，突破了空間和時(shí)間的制約，在提升檔案利用效率的同時(shí)，還有助于提升單位社會(huì)形象。

（二）信息檢索更為便捷。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，社會(huì)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，公眾希望以更加便捷和快速的方式獲取信息和文件。以往的紙質(zhì)檔案不僅為管理增添了一定難度，同時(shí)檔案檢索也較為困難，檔案文件的開發(fā)利用效率較低，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理中引入信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的無遺漏、無重復(fù)檢索，使用者只需要輸入檢索關(guān)鍵字就能夠完成文件獲取，大大提升了檔案資源的利用價(jià)值，保證檔案檢索的快捷性和便利性。

（三）優(yōu)化檔案管理環(huán)境。當(dāng)前，事業(yè)單位在開展檔案管理中，依然以紙質(zhì)文件為主，由于檔案資源數(shù)量較多，檔案存放室的環(huán)境和空間無法滿足管理需求，容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞或者丟失等問題。應(yīng)用信息化技術(shù)可以改變以往紙質(zhì)文件對(duì)存放環(huán)境的依賴情況，通過對(duì)電子檔案的科學(xué)管理，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，保證檔案文件的安全性和完整性。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)措施分析

（一）提升重視程度。思想是行為的前提指導(dǎo)，想要全面推進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)需要給予思想重視，并且加大物力資源的投入。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要提升自身對(duì)檔案管理信息化的重視程度，定期組織員工進(jìn)行相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)，在單位內(nèi)部創(chuàng)設(shè)濃郁的檔案信息化氛圍，為相關(guān)工作的全面開展奠定環(huán)境基礎(chǔ)；其次，注重更新和維護(hù)信息化管理平臺(tái)，結(jié)合自身的實(shí)際需求，保證各項(xiàng)管理行為的有序開展；最后，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加大資金用于購(gòu)置檔案管理所需要的軟硬件，例如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，為信息化建設(shè)提供硬件支撐。

（二）完善管理制度。檔案管理具有較強(qiáng)的規(guī)范性，在進(jìn)行信息化建設(shè)中，要以制度作為支撐和前提，因此，事業(yè)單位需要注重完善相關(guān)管理制度，構(gòu)建合理科學(xué)的制度體系，促使檔案管理趨于規(guī)范化、制度化以及信息化方向發(fā)展。首先，要建立電子檔案收集制度，要求單位內(nèi)部人員密切配合管理人員做好各項(xiàng)數(shù)據(jù)和文件的收集工作，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案；其次，事業(yè)單位要結(jié)合崗位特點(diǎn)制定以及完善考核制度，將信息化建設(shè)程度與管理人員的績(jī)效掛鉤，調(diào)動(dòng)管理人員參與信息化建設(shè)的熱情和積極性，同時(shí)，事業(yè)單位還要建立以及完善獎(jiǎng)懲制度，結(jié)合管理人員的工作表面給予適當(dāng)?shù)膽土P和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)其工作行為進(jìn)行約束，促進(jìn)信息化建設(shè)的制度化發(fā)展；最后，制定科學(xué)以及合理的信息設(shè)備維護(hù)制度，定期組織人員對(duì)信息設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，提升管理平臺(tái)的應(yīng)用價(jià)值，確保電子檔案的安全利用和儲(chǔ)存。

（三）提升人員素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，人才是推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的保障，因此，事業(yè)單位需要給予人才隊(duì)伍建設(shè)以高度重視，通過各種有效途徑提升人員的信息技術(shù)操作能力和綜合素質(zhì)。首先，事業(yè)單位要從高校和社會(huì)中吸納具有專業(yè)背景的人才，不斷充實(shí)以及完善管理隊(duì)伍，在內(nèi)部構(gòu)建良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍；其次，單位要定期組織檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及信息技術(shù)、專業(yè)知識(shí)、服務(wù)意識(shí)、業(yè)務(wù)能力以及交流能力等方面，通過培訓(xùn)提升人員的綜合能力，保證其符合崗位要求；最后，提升檔案管理崗位的工薪待遇，進(jìn)而洗衣你更多能力強(qiáng)、素質(zhì)高的人才加入，為信息化建設(shè)奠定人才技術(shù)。

（四）加強(qiáng)安全管理。在檔案管理中引入信息化技術(shù)，其具有準(zhǔn)確率高、效率高以及管理用時(shí)短等優(yōu)勢(shì)，但是基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性屬性，電子檔案在管理中也存在一定的安全隱患。當(dāng)前，一些事業(yè)單位在推動(dòng)信息化建設(shè)中，更加重視建設(shè)進(jìn)程而忽視了安全管理，為檔案資源埋下了安全隱患，因此，事業(yè)單位需要注重加強(qiáng)安全管理工作。首先，要提升管理人員的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，結(jié)合檔案文件的重要性，明確資源的密保程度和開放范圍，提升安全管理的針對(duì)性；其次，管理人員要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行消毒，安裝防火墻和殺毒軟件，應(yīng)用加密技術(shù)和安全檢測(cè)技術(shù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛存的病毒或者木馬，進(jìn)而保證電子檔案的安全性；最后，事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)的安防體系，對(duì)存在的安全風(fēng)險(xiǎn)和問題進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，并且采取有效措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化時(shí)代下，事業(yè)單位需要給予檔案管理以高度重視，并且采取有效措施推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值和作用，為單位的穩(wěn)定發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。