檔案管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐

崔文靜

摘 要：在社會(huì)的改革發(fā)展進(jìn)程中，檔案已經(jīng)成為了至關(guān)重要的戰(zhàn)略性資源，成為了各個(gè)行業(yè)持續(xù)成長(zhǎng)與發(fā)展的重要載體，做好檔案的科學(xué)管理以及開發(fā)利用工作是非常重要的。檔案管理在資源管理工作實(shí)踐當(dāng)中占據(jù)重要地位，檔案管理方法選擇的是否恰當(dāng)將會(huì)直接影響到檔案資源戰(zhàn)略價(jià)值的發(fā)揮。在當(dāng)前信息技術(shù)手段快速發(fā)展和普及推廣的背景下，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)。在信息化社會(huì)不斷發(fā)展演進(jìn)的背景下，檔案管理信息化建設(shè)也需要與時(shí)俱進(jìn)，立足實(shí)際發(fā)揮信息資源的利用價(jià)值。下面將就如何推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；實(shí)踐方法

促進(jìn)檔案的規(guī)范化以及科學(xué)化發(fā)展是檔案管理的重要方向，而檔案信息化管理也是信息化背景下檔案管理工作走向現(xiàn)代化道路的必經(jīng)之路要求將計(jì)算機(jī)管理作為重要根基，在強(qiáng)化檔案管理能力的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，充分發(fā)揮技術(shù)在檔案管理實(shí)踐當(dāng)中的積極作用，檔案資源的開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在信息化發(fā)展形勢(shì)和背景下，只有徹底打破傳統(tǒng)檔案管理模式，走信息化發(fā)展道路，才可以跟上時(shí)代，保證檔案管理有效性，推動(dòng)檔案戰(zhàn)略性管理的實(shí)現(xiàn)。

1 檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化和傳統(tǒng)的檔案管理模式有著很大的差異，所以也顯現(xiàn)出了一些獨(dú)特性，下面從檔案存儲(chǔ)以及應(yīng)用查詢的角度出發(fā)進(jìn)行檔案管理信息化特征的剖析。從檔案存儲(chǔ)的角度看，檔案管理信息化能夠迅速收集與錄入檔案資料，強(qiáng)化檔案管理，降低檔案存儲(chǔ)工作量和工作難度。就目前而言，紙質(zhì)檔案不管是在數(shù)量還是在實(shí)際應(yīng)用方面，仍舊占據(jù)很大的比重，但是紙質(zhì)檔案管理存在著諸多缺陷。比方說(shuō)紙質(zhì)檔案資料以紙張為載體，而紙張會(huì)伴隨時(shí)間的推移出現(xiàn)損壞問(wèn)題，假如保存不當(dāng)?shù)脑挘菚?huì)影響檔案的完整性與準(zhǔn)確性；要運(yùn)用人工書寫方法錄入紙質(zhì)檔案，在整個(gè)過(guò)程當(dāng)中會(huì)破壞紙質(zhì)媒介，也會(huì)出現(xiàn)一些人文錯(cuò)誤，給檔案存儲(chǔ)帶來(lái)阻礙。而檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)則能夠讓信息存儲(chǔ)更加的方便有效，是目前檔案管理創(chuàng)新價(jià)值的重要體現(xiàn)。從檔案的應(yīng)用以及查詢角度看，信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)能夠顯著提升檔案利用率，優(yōu)化和簡(jiǎn)化檔案應(yīng)用流程，增加信息應(yīng)用查詢的便利性。傳統(tǒng)的檔案查詢和應(yīng)用有著復(fù)雜手續(xù)，同時(shí)面臨著紙質(zhì)老化、效率低下等問(wèn)題，增加了信息查詢利用的難度。而在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，在電子平臺(tái)上就能夠成功迅速的完成檔案應(yīng)用查詢的操作，促進(jìn)檔案管理便捷性的提升。

2 檔案管理信息化建設(shè)的意義

很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，雖然認(rèn)清了檔案管理在社會(huì)發(fā)展進(jìn)步當(dāng)中的積極作用，也在通過(guò)改進(jìn)檔案管理策略來(lái)保證檔案資源的合理化應(yīng)用。不過(guò)在檔案管理信息化建設(shè)方面還存在一定程度的不足，特別是在思想認(rèn)知方面還存在一定偏差，沒有切實(shí)認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要意義，這對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用和檔案資源價(jià)值的發(fā)揮來(lái)說(shuō)是非常不利的。檔案管理信息化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，有助于打破檔案資源在查詢應(yīng)用方面的局限，及時(shí)收集實(shí)時(shí)性強(qiáng)的信息資源，對(duì)各項(xiàng)信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置，推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)共享以及實(shí)時(shí)交互的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理的系統(tǒng)性和全面性發(fā)展。第二，有助于提升檔案信息的詳細(xì)性，為管理決策的制定與落實(shí)提供強(qiáng)有力的信息服務(wù)和決策支持為決策的制定與實(shí)施效率的提升提供切實(shí)保障。第三，有助于長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行檔案戰(zhàn)略資源的保存保管，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中壽命有限的不足，讓檔案管理充分適應(yīng)信息化時(shí)代。

3 檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐策略

3.1 推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理和建設(shè)

要保證檔案管理信息化的全面落實(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代科技的應(yīng)用力度，以科技為依托，把多元化的檔案信息錄入到電子設(shè)備當(dāng)中，同時(shí)依照一定格式做好分門別類的檔案處理，使得檔案信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化集合，推動(dòng)檔案高度共享和利用。從中我們能夠看到檔案信息化管理，能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端確保檔案的完整與全面，為檔案資料研究與開發(fā)利用創(chuàng)造強(qiáng)有力的物質(zhì)條件。而檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的達(dá)成無(wú)法脫離檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理建設(shè)而存在，也是對(duì)信息化建設(shè)的深入發(fā)展，可以為檔案的有效存放與共享創(chuàng)造良好條件，保證數(shù)據(jù)資料間的聯(lián)動(dòng)與整合。而在具體的工作實(shí)施當(dāng)中，首先需要立足當(dāng)前時(shí)代，積極引進(jìn)和利用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，打造全面和功能完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化信息化處理的作用，同時(shí)還需要有效運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，在數(shù)字化技術(shù)大數(shù)據(jù)技術(shù)等的支持之下，完善數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行全程跟蹤管理。而在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的建設(shè)當(dāng)中，最為關(guān)鍵的一個(gè)建設(shè)內(nèi)容就是要做好檔案自動(dòng)化處理裝置的設(shè)置工作：配備統(tǒng)一管理設(shè)備，促進(jìn)低質(zhì)量檔案信息的數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化，通過(guò)對(duì)檔案信息的綜合化管理以及全程跟蹤來(lái)挖掘檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的潛能，為數(shù)據(jù)庫(kù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)打下基礎(chǔ)。

3.2 積極完善檔案管理體制機(jī)制

在推動(dòng)檔案管理，提升檔案科學(xué)化以及規(guī)范化發(fā)展水平的過(guò)程中，對(duì)過(guò)去的檔案管理機(jī)制進(jìn)行全面改革和完善，可以保證檔案信息的有效收集存儲(chǔ)和應(yīng)用，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理與建設(shè)的要求，通過(guò)檔案管理機(jī)制的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，保證信息化建設(shè)內(nèi)部的有效調(diào)控。在檔案管理體制機(jī)制的建設(shè)當(dāng)中，必須循序漸進(jìn)，重點(diǎn)把控以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：第一，完善保障機(jī)制，增強(qiáng)監(jiān)督檢查力度，積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段和設(shè)施設(shè)備處理好信息化管理工作中的問(wèn)題，及時(shí)處理漏洞，避免信息質(zhì)量受到影響。與此同時(shí)，要特別注意對(duì)檔案管理者的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行教育和培養(yǎng)，指導(dǎo)他們及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行整理歸檔，與各個(gè)部門進(jìn)行密切配合和積極協(xié)調(diào)，確保檔案管理有序運(yùn)轉(zhuǎn)，提升工作效率。第二，建立標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，制定統(tǒng)一化的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范技術(shù)流程，使得電子檔案處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都納入到標(biāo)準(zhǔn)化之中。其中需要特別注意做好檔案的分類管理，促進(jìn)監(jiān)督與責(zé)任制度的落實(shí)，保障管理機(jī)制的完善化和創(chuàng)新化。第三，提高檔案管理機(jī)制規(guī)范性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理制度當(dāng)中存在的缺陷和不足，查找制度空白點(diǎn)，在此基礎(chǔ)之上完善檔案管理制度條款。

3.3 提升檔案管理信息化安全性

檔案管理信息化建設(shè)是信息化社會(huì)的重要產(chǎn)物，而我們?nèi)缃袼幍倪@個(gè)信息化社會(huì)存在著諸多不容忽視的安全問(wèn)題，也因?yàn)椴磺‘?dāng)?shù)墓芾聿僮鞫黾恿税踩[患。比方說(shuō)檔案管理者在推動(dòng)信息化建設(shè)當(dāng)中，只是把關(guān)注點(diǎn)放在信息流轉(zhuǎn)與互動(dòng)下，忽略檔案憑證價(jià)值，從而出現(xiàn)了檔案實(shí)體被忽略的問(wèn)題，影響到信息的安全性；在檔案資料的應(yīng)用當(dāng)中，一味關(guān)注檔案信息應(yīng)用而忽略安全環(huán)境之下的檔案應(yīng)用；個(gè)人檔案信息泄露問(wèn)題層出不窮，其中也出現(xiàn)了一些弄虛作假的違法違規(guī)行為。而為了徹底解決這些問(wèn)題，提升檔案信息化管理的安全性，一方面需要積極引進(jìn)安全技術(shù)，將防火墻技術(shù)、密碼技術(shù)等多元化的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行之中，建立起強(qiáng)有力的技術(shù)安全屏障。另一方面需要對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行積極建設(shè)，提高他們的綜合工作技能，引導(dǎo)檔案管理者樹立安全意識(shí)，讓他們能夠在實(shí)際工作當(dāng)中憑借高超的業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)保障檔案管理的安全。

檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)調(diào)以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為根基，對(duì)各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行信息化以及數(shù)字化管理實(shí)踐，對(duì)于拓展檔案信息利用價(jià)值，管理效率和質(zhì)量來(lái)說(shuō)有著重大意義。而且檔案管理信息化也是社會(huì)與科技進(jìn)步的重要產(chǎn)物，為了更好的順應(yīng)時(shí)代以及社會(huì)的改革進(jìn)步，在檔案管理實(shí)踐當(dāng)中需要將信息化建設(shè)貫穿全程，抓住檔案信息化管理的工作特征，了解實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要意義，在此基礎(chǔ)之上積極探究提升檔案管理信息化水平的有效策略，加快檔案管理改革創(chuàng)新的進(jìn)程。

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