淺談事業(yè)單位檔案信息化與安全保護(hù)

王金榮

摘 要：當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理中仍然使用傳統(tǒng)的管理手段，人力管理和保護(hù)工作存在較多的問題如管理效率低、占據(jù)空間大等。在現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及的背景之下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將信息化技術(shù)在事業(yè)單位的檔案管理中使用。本文介紹了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并結(jié)合存在的問題，提出了優(yōu)化檔案存儲(chǔ)安全性的措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；安全保護(hù)

在事業(yè)單位的檔案管理中引入信息化技術(shù)可以有效的提升檔案管理效率和管理質(zhì)量，替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，降低事業(yè)單位檔案處理過程的成本。信息化的檔案存儲(chǔ)極大的提高了管理效率，降低了工作人員的工作強(qiáng)度，信息化檔案管理模式在當(dāng)前的企業(yè)建設(shè)中是十分必要的。

1 事業(yè)單位檔案信息化的開展和創(chuàng)新措施

1.1 結(jié)合單位狀況對(duì)信息化檔案建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃

要想推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量，則管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀制定科學(xué)的信息化發(fā)展規(guī)劃。檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，從企業(yè)的檔案管理需求入手進(jìn)行信息化設(shè)計(jì)。在實(shí)際建設(shè)中，企業(yè)的檔案數(shù)量、管理資金投入以及相應(yīng)的技術(shù)人才投入都是影響信息技術(shù)擴(kuò)展的影響因素。根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)化信息化計(jì)劃才能保證檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，優(yōu)化管理效率。

1.2 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)中的硬件支持

信息化的檔案管理在建設(shè)中需要現(xiàn)代的硬件設(shè)施，以此來實(shí)現(xiàn)信息化的管理和存儲(chǔ)過程。因此，在信息化建設(shè)中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從硬件設(shè)施開始來優(yōu)化檔案信息化建設(shè)。常見的幾種信息化管理設(shè)備包括計(jì)算機(jī)設(shè)備恩、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描照相設(shè)備以及硬盤存儲(chǔ)設(shè)備，保證硬件設(shè)備的質(zhì)量才能提升檔案管理的信息化質(zhì)量。

1.3 優(yōu)化信息管理軟件設(shè)計(jì)質(zhì)量

在硬件設(shè)施之外，管理人員日常進(jìn)行檔案查詢和存儲(chǔ)的主要工具是管理軟件。管理軟件保證了技術(shù)設(shè)備的正常操作和運(yùn)行，是檔案信息化管理的重點(diǎn)之一。完善的檔案信息化管理軟件應(yīng)當(dāng)包括正常的操作邏輯、易于進(jìn)行互動(dòng)操作的軟件界面以及全面的信息管理功能。當(dāng)前許多事業(yè)單位在信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中一般是購買國(guó)家統(tǒng)一的大型管理軟件，其性能穩(wěn)定，功能全面，可以保證檔案管理工作的高效進(jìn)行。

2 檔案信息化建設(shè)中的安全保護(hù)

2.1 檔案信息化管理中存在的問題

首先，當(dāng)前我國(guó)許多事業(yè)單位的信息化檔案管理工作安全措施設(shè)計(jì)不完善。事業(yè)單位的檔案是對(duì)各項(xiàng)工作資料以及工作人員資料的匯總，部分文件有著較高的機(jī)密性。因此，強(qiáng)化信息化檔案管理工作的安全性是當(dāng)前信息化建設(shè)中的重點(diǎn)。安全措施的不完善會(huì)造成檔案信息的泄露，導(dǎo)致嚴(yán)重的安全問題，影響事業(yè)單位的正常經(jīng)營(yíng)。在現(xiàn)代的信息化發(fā)展中，網(wǎng)絡(luò)極大的提升了信息傳輸效率。但是，網(wǎng)絡(luò)的普及也帶來了較為嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題。不法分子會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)病毒等手段竊取事業(yè)單位的資料并以此牟利，對(duì)事業(yè)單位的信息安全有較大的威脅。當(dāng)前事業(yè)單位中的信息安全設(shè)計(jì)尚不完善，給管理工作的安全性造成很大的影響。

其次，檔案管理人員的技術(shù)水平不足。在檔案的信息化管理過程中，技術(shù)人員的信息技術(shù)能力直接影響在當(dāng)前的檔案信息化管理工作的效率以及質(zhì)量。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和信息技術(shù)的高質(zhì)量掌握也能幫助檔案管理人員更為全面的防治信息安全問題。在當(dāng)前的事業(yè)單位中，參與信息檔案管理的工作人員大都是傳統(tǒng)的檔案管理人員，其對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握程度不足，難以滿足當(dāng)前信息管理的高效和安全需求。同時(shí)，許多檔案工作人員的檔案保護(hù)安全意識(shí)不足，對(duì)安全保護(hù)工作不重視，造成事業(yè)單位信息泄露問題時(shí)有出現(xiàn)，不利于現(xiàn)代事業(yè)單位的信息化發(fā)展建設(shè)。

2.2 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)安全性的措施

2.2.1 改善檔案管理方式

要強(qiáng)化信息時(shí)代的事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，則信息檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作的進(jìn)行現(xiàn)狀來優(yōu)化檔案管理方式。首先，管理人員要強(qiáng)化檔案保密工作，提升檔案管理的安全性是工作人員的基本需求。工作人員應(yīng)當(dāng)在結(jié)合企業(yè)的管理規(guī)范的基礎(chǔ)之上創(chuàng)設(shè)完善的檔案查閱和使用規(guī)范，避免在檔案查閱中出現(xiàn)信息泄露問題，完善的規(guī)章制度可以有效降低信息安全意外的出現(xiàn)。同時(shí)，在檔案硬件設(shè)施的維護(hù)中，工作人員也要加強(qiáng)安全管理，避免不法分子竊取檔案資料，影響企業(yè)的信息安全性。其次，企業(yè)的技術(shù)人員要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全管理系統(tǒng)。信息管理中，用于進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的是計(jì)算機(jī)設(shè)備以及數(shù)據(jù)庫設(shè)備，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)優(yōu)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，并結(jié)合可能存在的問題不斷優(yōu)化軟件操作系統(tǒng)的安全性，避免安全隱患的存在影響檔案存儲(chǔ)安全性。在優(yōu)化設(shè)備和系統(tǒng)之外，技術(shù)人員可以學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理機(jī)制，設(shè)計(jì)信息加密技術(shù)。信息加密是當(dāng)前的信息安全管理中常見的手段，管理人員可以借助密碼等對(duì)信息進(jìn)行解密，缺少密碼的不法分子難以獲取完整的檔案信息，提升了檔案的安全性。除此之外，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)針對(duì)信息檔案系統(tǒng)安裝防火墻以及入侵防御系統(tǒng)，這兩類技術(shù)系統(tǒng)可以阻斷內(nèi)外的網(wǎng)絡(luò)交流，并對(duì)可能存在的網(wǎng)絡(luò)侵入行為進(jìn)行報(bào)警，實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)前的安全保護(hù)，降低網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)檔案信息安全的影響。

2.2.2 優(yōu)化信息設(shè)備的功能

優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備可以提升信息管理效率，降低檔案丟失問題出現(xiàn)的概率。硬件設(shè)備的購買和應(yīng)用中應(yīng)當(dāng)使用質(zhì)量有保證的設(shè)備，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的資金支持。除了設(shè)備本身的質(zhì)量之外，管理人員在日常的工作中也要定期進(jìn)行維護(hù)和檢修，避免事故出現(xiàn)造成信息丟失。

2.2.3 優(yōu)化檔案工作人員的技術(shù)能力

在現(xiàn)代的檔案信息管理工作中，工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)信息技術(shù)有充分的了解，這樣才能保證管理工作的安全和高效進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在招聘過程中選擇具備一定技術(shù)能力的工作人員，并在日常的工作中定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提升工作人員的信息管理水平和技術(shù)能力，以此來優(yōu)化檔案管理工作效率，提升信息管理的安全性。

3 結(jié)語

信息化的檔案管理是未來事業(yè)單位的發(fā)展方向，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用有效的提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在實(shí)際發(fā)展中，工作人員要注意安全管理工作，強(qiáng)化硬件和軟件的安全優(yōu)化，避免實(shí)際管理工作中出現(xiàn)信息泄露問題，提升信息化檔案管理工作的發(fā)展質(zhì)量。

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