高校人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值和策略

王雪芬

摘 要：人事檔案是高校人才儲(chǔ)備的“縮影”，最容易體現(xiàn)高校人才素質(zhì)以及發(fā)展?jié)摿Α９芾砗萌藛T人事檔案，對(duì)學(xué)校科研教學(xué)活動(dòng)的優(yōu)化起著很大作用。但長(zhǎng)期以來，傳統(tǒng)人事檔案工作中都存在檔案管理封閉、保存形式單一、服務(wù)被動(dòng)、檔案信息利用率低以及信息提供不及時(shí)等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了高校各層的決策和人才的選拔，所以信息化建設(shè)于高校人事檔案管理而言顯得格外重要。本文介紹了檔案信息化，分析了檔案信息化的積極意義，闡述了如何實(shí)現(xiàn)高校人事檔案工作的信息化管理。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案管理；信息化建設(shè)；價(jià)值；策略

高校人事檔案主要由組織人事部門管理，它記錄了學(xué)校教職員工的工作履歷、業(yè)務(wù)水平、思想品德和政治面貌等個(gè)人信息[1]，可以從歷史層面上準(zhǔn)確反映出教職員工的工作能力以及成長(zhǎng)潛力，是高校選人、用人的重要依據(jù)，對(duì)學(xué)校的人事調(diào)配與職工的晉升都有直接影響。在數(shù)字化校園建設(shè)的新常態(tài)下，高校人事檔案管理如何打破思維局限，共建信息化，更加公平公正和精準(zhǔn)高效地調(diào)配教職工的崗位工作，從而強(qiáng)化高校的科學(xué)研究功能和人才培養(yǎng)職能，值得深入研究。

1 檔案信息化概述

檔案信息化，就是將信息技術(shù)全面應(yīng)用于人事檔案管理，為人事檔案信息資源的處置、管理以及使用活動(dòng)服務(wù)。檔案信息化符合時(shí)代發(fā)展潮流，具有提升人事檔案現(xiàn)代化管理水平的作用。

實(shí)行檔案信息化，主要是由現(xiàn)代高校人事檔案的功能和日常工作特點(diǎn)決定的。作為高素質(zhì)人才的重要集散地，高等院校每年都會(huì)招收、畢業(yè)大批學(xué)生，不僅如此，還會(huì)引進(jìn)、流出各類人才。檔案管理部門有接收、管理和傳出這些人員的個(gè)人檔案的責(zé)任，隨著各類人員的大批流動(dòng)，必然會(huì)增大檔案管理工作的流動(dòng)性和復(fù)雜性，提高檔案管理部門的工作強(qiáng)度，高校人事檔案部門應(yīng)加快信息化建設(shè)，形成實(shí)體管理同信息化管理并重的模式。

2 檔案信息化的意義

2.1 提高檔案管理工作效率

由于人員數(shù)量增減大，而且流動(dòng)頻繁，高校人事檔案總是需要進(jìn)出轉(zhuǎn)遞，展現(xiàn)了明顯的動(dòng)態(tài)性。實(shí)施信息化建設(shè)，建立一個(gè)人事檔案信息庫，將全院人員的工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷、崗位變動(dòng)、薪酬變更以及政治面貌等基本信息全部存入這個(gè)人事檔案信息庫，可以做到隨用隨調(diào)，有利于學(xué)校人事檔案的傳遞與處置管理。除此之外，全面應(yīng)用信息技術(shù)，建立檔案信息系統(tǒng)，能幫助檔案管理工作成功脫離傳統(tǒng)的實(shí)體操作模式。因?yàn)橥ㄟ^計(jì)算機(jī)就能對(duì)檔案信息進(jìn)行多層次、全方位檢索，對(duì)全校人事檔案實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的、立體的管理，既能減少檔案處理工序、節(jié)省時(shí)間，又能及時(shí)補(bǔ)充更新全校人員的人事檔案信息，使當(dāng)事人的人事動(dòng)態(tài)一目了然。

2.2 提高檔案利用率

通過建立人事信息系統(tǒng)，校內(nèi)各職能部門就能夠借助人事檔案信息庫就能掌握教職工的基本信息，實(shí)行資源共享，避免各自建立相同人員的檔案信息庫。此外，檔案管理信息化方便查閱人事檔案，不需要時(shí)時(shí)進(jìn)館查閱紙質(zhì)檔案，大大提高的人事檔案信息的利用率。實(shí)行信息化以后，可以利用相應(yīng)信息管理軟件對(duì)全員檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)挖掘等進(jìn)一步處理，打造人性化服務(wù)。

2.3 有利于檔案的社會(huì)化應(yīng)用

學(xué)生的入學(xué)、畢業(yè)，師資隊(duì)伍的建設(shè)，教職工的入職、晉升，教學(xué)、科研工作的開展，都涉及到人事檔案問題[2]，由此可見，人事檔案有著不容忽視的社會(huì)服務(wù)功能，并且人事檔案的服務(wù)范圍并不局限于學(xué)校組織人事部門，個(gè)人出國(guó)、評(píng)定工齡、貸款購房以及身份證明等都需要人事檔案主體提供個(gè)人檔案材料。檔案信息化，能滿足檔案主體在社會(huì)活動(dòng)中的檔案信息需求，便于人們不受時(shí)空限制地確認(rèn)自己的檔案存放地點(diǎn)，獲取檔案信息。所以，檔案信息化建設(shè)對(duì)于人事檔案的社會(huì)化應(yīng)用有著重要推動(dòng)作用。

2.4 保護(hù)紙質(zhì)檔案

實(shí)體化的人事檔案工作非常重視對(duì)檔案信息原始記錄紙張的管理與保存，在傳統(tǒng)檔案管理中，每份案卷都是唯一的，損毀或遺失都將造成難以補(bǔ)救的損失。隨著人事檔案的服務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)展，人們對(duì)檔案的依賴程度也逐漸提高?，F(xiàn)實(shí)中，人事檔案的流動(dòng)與檔案主體的成長(zhǎng)、發(fā)展密切相關(guān)，所以用到的幾率非常高，與紙質(zhì)原始材料接觸過多，會(huì)不利于檔案的長(zhǎng)久保存，而在信息化管理中，檔案查閱者在檔案信息庫就能獲取檔案主體的一般信息，這樣就減少了人與紙質(zhì)檔案資料的接觸，對(duì)紙質(zhì)檔案起到保護(hù)作用。

3 檔案信息化建設(shè)的策略

3.1 改變守舊思想，更新觀念

傳統(tǒng)人事檔案工作有著明顯的封閉保守性和被動(dòng)性，造成高校人事管理者對(duì)人事檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，這在主觀層面上就限制了新時(shí)期高校人事檔案工作的信息化發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)急劇增長(zhǎng)、知識(shí)積極飛速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案信息量的增速遠(yuǎn)超過去，基于這一背景，高校領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理者必須盡快轉(zhuǎn)變管理理念，對(duì)人事檔案產(chǎn)生全方位、科學(xué)認(rèn)識(shí)。

首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須給予人事檔案工作足夠重視，增加投入；其次，學(xué)校檔案管理者必須更新觀念，重新樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，及時(shí)為其他職能部門的提供所需的人事檔案信息服務(wù)；最后，檔案管理者要轉(zhuǎn)變守舊思想，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理技術(shù)以及現(xiàn)代化辦公知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握，提升軟件使用能力，以適應(yīng)自動(dòng)化辦公和檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要。

3.2 做好基礎(chǔ)工作，確保檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確

人事檔案作為個(gè)人成長(zhǎng)、發(fā)展的原始記錄，具有憑證作用，并且這種憑證作用有著很強(qiáng)的法律效應(yīng)，所以人事檔案資料記錄的信息必須是真實(shí)準(zhǔn)確的，而這就要求做好人事檔案的基礎(chǔ)工作。人事檔案基礎(chǔ)工作是否扎實(shí)，直接決定著檔案信息化管理系統(tǒng)能否為查閱者提供完整、真實(shí)的人員信息，所以人事管理人員必須照章辦事，仔細(xì)甄別人事檔案，確保摘錄的每個(gè)信息都能滿足真實(shí)準(zhǔn)確要求。

3.3 健全規(guī)章制度，保護(hù)檔案信息安全

人事檔案管理工作的信息化建設(shè)離不開健全的規(guī)章制度，同時(shí)也需要法律保護(hù)，所以要做好法律法規(guī)與相應(yīng)的規(guī)章制度的建設(shè)。高校應(yīng)根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和學(xué)校發(fā)展的實(shí)際需要，建立符合自身工作情況的人事檔案管理規(guī)章制度，讓學(xué)校的人事檔案管理實(shí)踐操作有章可循。

嚴(yán)格界定校內(nèi)各層級(jí)的和各職能部門的人事檔案信息使用范圍，明確規(guī)定數(shù)據(jù)使用者必須承擔(dān)檔案保密與隱私安全保護(hù)的責(zé)任，必要時(shí)可采采取安全防護(hù)措施，以保護(hù)檔案主體的隱私安全[3]。

3.4 加大宣傳力度，提升檔案管理員的綜合素質(zhì)

在信息化時(shí)代，許多以往由人工完成的人事檔案工作都可以通過計(jì)算機(jī)來完成，以機(jī)器代替人工，對(duì)人事檔案管理工作來說，是對(duì)傳統(tǒng)的觀念的挑戰(zhàn)。長(zhǎng)久以來，循規(guī)蹈矩、按部就班是人事檔案管理的主要工作常態(tài)，檔案管理人員一時(shí)很難轉(zhuǎn)變意識(shí)，在人事檔案管理中加入信息化管理意識(shí)，所以要加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化高校各層的信息化管理意識(shí)。

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，高素質(zhì)人才是必不可少的。信息化建設(shè)要求人事檔案管理人員要同時(shí)具備人事檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)、較高的政治素質(zhì)以及技術(shù)應(yīng)用能力，所以，檔案管理人員必須認(rèn)真研習(xí)人事檔案管理知識(shí)與國(guó)家頒布的《檔案法》及《干部人事檔案工作條例》，加強(qiáng)素質(zhì)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使自己成為既有扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ)，又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型檔案人才。

3.5 更新檔案管理模式

現(xiàn)階段，高校人事檔案管理主要有兩種模式，其一是管理模式。這是一種對(duì)人事檔案資料進(jìn)行全部分類，進(jìn)而劃分至檔案管，最終經(jīng)檔案管理人員處置，完成信息化處理的管理制度。其二是非管理模式。所謂非管理模式，就是通過部門歸納的方式處理某些比較特殊的高校人事檔案，而不是全部放到檔案管里，而學(xué)生檔案則需要學(xué)校教務(wù)處或者是學(xué)工處負(fù)責(zé)處理。非管理模式強(qiáng)調(diào)分級(jí)管理，對(duì)硬件設(shè)備的依賴程度較高。

以北海職業(yè)學(xué)院為例，人事檔案是由組織人事處負(fù)責(zé)，文書檔案由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)，基建和會(huì)計(jì)檔案由計(jì)劃發(fā)展與財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)，學(xué)生檔案由招生就業(yè)工作處負(fù)責(zé)，其他各系部科室負(fù)責(zé)各自負(fù)責(zé)本部門有利用價(jià)值需要?dú)w檔的材料。人事檔案需要進(jìn)行管理模式，嚴(yán)格按照檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行分類進(jìn)館，其他檔案進(jìn)行非管理模式，強(qiáng)調(diào)分級(jí)管理，實(shí)行責(zé)任制，保證檔案材料的完整性和保密性。

4 結(jié)語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息化管理是高等院校人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案信息化不僅有利于高校人力資源的開發(fā)，也有利于紙質(zhì)檔案資料的長(zhǎng)久保存，避免檔案資料發(fā)生遺失或則損毀，同時(shí)對(duì)于精簡(jiǎn)高校人事檔案管理程序、節(jié)省檔案處理時(shí)間等也起著積極作用。目前當(dāng)務(wù)之急是更新檔案管理觀念，與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善檔案管理技術(shù)，培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才，建立信息化管理系統(tǒng)，及時(shí)為校內(nèi)相關(guān)職能部門提供檔案信息服務(wù)，促進(jìn)科研教學(xué)工作的發(fā)展。

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