關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析1

王冬瑩

摘 要：在目前的現(xiàn)狀下，人事檔案管理工作已經(jīng)受到很多單位重視，而相應(yīng)的檔案管理方式也表現(xiàn)為多樣化。與原有的檔案管理手段相比，建立在信息化手段基礎(chǔ)上的人事檔案管理模式具有簡(jiǎn)化管理流程以及節(jié)省管理資源的效果，并且還能保證各類檔案信息與檔案數(shù)據(jù)的完整性。面對(duì)當(dāng)前的全新形勢(shì)，企事業(yè)單位亟待引進(jìn)信息化手段用于推行人事檔案管理，確保做到有效結(jié)合信息化建設(shè)以及人事檔案管理的日常工作。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案管理；信息化建設(shè)

信息化手段與人事檔案管理的全面結(jié)合有助于共享人事檔案信息，通過資源共享的方式來提升檔案管理的綜合效果[1]。面對(duì)信息化建設(shè)的基本趨勢(shì)，各個(gè)行業(yè)都要做到將信息化手段貫穿于目前的檔案管理中，進(jìn)而確保達(dá)到最佳的檔案管理成效。在此前提下，目前關(guān)于轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的傳統(tǒng)管理模式就是要做到靈活運(yùn)用多種信息化措施，確保在符合檔案真實(shí)性與完整性的同時(shí)簡(jiǎn)化檔案管理的方式與流程。

1 人事檔案管理與信息化建設(shè)全面結(jié)合的重要意義

首先是轉(zhuǎn)變單位管理人事檔案的措施與方式。關(guān)于管理人事檔案如果局限于人工管理方式，則會(huì)浪費(fèi)較多的檔案管理時(shí)間。并且，管理檔案的專門負(fù)責(zé)人員還會(huì)面對(duì)繁雜的檔案管理程序[2]。但是與之相比，信息化手段與管理檔案事務(wù)如果能有效結(jié)合，那么有利于實(shí)現(xiàn)最佳的檔案管理效果。這是由于，信息化手段在根本上轉(zhuǎn)變了人工管理檔案的思路與方式，從而將信息化手段貫穿在管理人事檔案的整個(gè)過程中[3]。

其次是共享人事檔案信息。信息化建設(shè)與單位檔案管理領(lǐng)域的有效結(jié)合意味著共享珍貴的人事檔案資源，通過搭建共享檔案信息的新平臺(tái)來達(dá)到全面管理單位人事檔案的目的。面對(duì)信息化的新趨勢(shì)，人事檔案管理也體現(xiàn)為全新的特征。由此可見，很多行業(yè)領(lǐng)域目前都已經(jīng)能夠分享單位內(nèi)部的檔案資源，并且運(yùn)用科學(xué)的手段與措施來推進(jìn)資源共享[4]。在共享檔案信息的同時(shí)，單位管理者以及檔案管理部門也要格外重視保護(hù)私密的檔案信息，避免表現(xiàn)為檔案泄露的現(xiàn)象。

第三是有效利用人事檔案的珍貴資源。人事檔案信息包含了單位內(nèi)部的人事崗位分配、人力資源管理以及人事調(diào)動(dòng)等相關(guān)信息，因而此種檔案構(gòu)成了企事業(yè)單位不可缺少的檔案資源。在目前看來，單位強(qiáng)化管理現(xiàn)有的人事檔案就意味著增強(qiáng)綜合利用人事檔案的力度。這是由于，人事檔案信息只有能夠得到綜合的利用，那么才能表明人事檔案信息具有了真正的價(jià)值。具體在調(diào)取、查閱以及開發(fā)人事檔案時(shí)，企事業(yè)單位通常來講都會(huì)用到多種信息化的途徑與手段，進(jìn)而達(dá)到明顯提升檔案管理綜合效果的目標(biāo)[5]。

2 新時(shí)期關(guān)于推進(jìn)人事檔案管理的具體舉措

按照信息化建設(shè)的基本思路，各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域在新時(shí)期都有必要切實(shí)推進(jìn)檔案管理的流程與方式轉(zhuǎn)變。與人工管理各類檔案信息的方式相比，運(yùn)用信息化手段更加可以做到保護(hù)檔案完整性，在避免遺失檔案資料的前提下也增強(qiáng)了檔案管理的實(shí)效性[6]。同時(shí)，信息化手段具有更好的便捷性，確保達(dá)到節(jié)省單位資源以及方便查閱檔案信息的效果。具體在推進(jìn)人事檔案管理全面轉(zhuǎn)型的實(shí)踐中，關(guān)于融入信息化的管理方式主要體現(xiàn)在如下措施：

2.1 企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建成專門的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)以及事業(yè)單位都已經(jīng)建成了單位內(nèi)部的檔案管理專門數(shù)據(jù)庫(kù)，并且將數(shù)據(jù)庫(kù)作為支撐單位檔案管理的平臺(tái)。通過全面引進(jìn)數(shù)據(jù)化的手段與措施，應(yīng)當(dāng)能夠切實(shí)優(yōu)化單位在管理人事檔案層面上的整體效果。并且，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也能保證各項(xiàng)檔案信息符合完整性的基本要求，進(jìn)而達(dá)到了防止檔案遺失的效果。由此可見，各個(gè)行業(yè)單位關(guān)于推進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的綜合創(chuàng)新需要運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為支撐與保障。

在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的具體實(shí)踐中，核心措施在于構(gòu)建智能化與立體化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于單位內(nèi)部的相關(guān)人員隨時(shí)查閱相應(yīng)的檔案信息，進(jìn)而達(dá)到了簡(jiǎn)化檔案調(diào)取操作的目的。同時(shí)，企事業(yè)單位針對(duì)已經(jīng)建成的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也要做到經(jīng)常加以安全檢測(cè)，確保將入侵檢測(cè)的專門系統(tǒng)安裝于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。在此基礎(chǔ)上，通過運(yùn)用入侵檢測(cè)的手段即可隨時(shí)查看檔案管理領(lǐng)域的安全漏洞，然后及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的彌補(bǔ)。

2.2 引進(jìn)信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

關(guān)于全面管理單位的人事檔案需要建立在完善基礎(chǔ)設(shè)施的前提下。反之，單位如果缺少該領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施作為保障，那么很可能減緩信息化管理的總體進(jìn)程。此外，某些企事業(yè)單位由于沒能配備健全的檔案機(jī)房以及其他基礎(chǔ)設(shè)施，那么還會(huì)帶來檔案信息遺失等各種不良后果。

在此前提下，各個(gè)行業(yè)單位目前亟待引進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施，確保通過優(yōu)化配置基礎(chǔ)設(shè)施的措施來支撐信息化手段融入檔案管理領(lǐng)域。例如針對(duì)單位內(nèi)部專門設(shè)立的檔案庫(kù)房來講，關(guān)鍵在于保持庫(kù)房的干燥與潔凈，并且做好全方位的庫(kù)房除塵措施。同時(shí)，檔案管理的具體負(fù)責(zé)人員還要格外重視加密電子檔案，通過增加防火墻以及其他的加密手段來保障檔案完整性。因此可以得知，人事檔案管理的各項(xiàng)基本工作如果要得以全面完善，則不能缺少各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施用于提供支撐。

2.3 提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是否具有較好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及綜合道德素養(yǎng)，其直接決定著人事檔案管理的成效性。因此在目前看來，企事業(yè)單位需要做到切實(shí)強(qiáng)化培訓(xùn)檔案管理領(lǐng)域的專門人才，確保能夠設(shè)定常規(guī)性的人才培訓(xùn)機(jī)制。單位管理者在不斷引進(jìn)檔案管理領(lǐng)域各種信息化基礎(chǔ)設(shè)施的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)全面拓寬當(dāng)前的人才培訓(xùn)范圍，從而保證更多的檔案管理領(lǐng)域人員都能接受該領(lǐng)域的信息化培訓(xùn)，以便于順利開展人事檔案的日常管理工作。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位與企業(yè)單位能否做到有效管理單位內(nèi)部的人事檔案，其直接關(guān)乎單位各項(xiàng)事務(wù)的順利開展。作為珍貴的檔案資料來講，單位人事檔案可以為管理者目前推行的各項(xiàng)決策提供參照，并且還能用于查找某些關(guān)鍵的單位人事信息。因此在信息化建設(shè)的具體實(shí)踐中，關(guān)于人事檔案管理領(lǐng)域還要繼續(xù)運(yùn)用綜合性的管理手段與措施，確保能夠運(yùn)用信息化方式來避免丟失珍貴的檔案信息資料，對(duì)于人事檔案信息的完整性給予保障。

參考文獻(xiàn)

[1]毛凡，劉曉璇.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)分析[J].中外企業(yè)家，2018（33）：125.

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[3]王賀名.新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：129.

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[6]劉敏.芻議新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018，15（23）：167-168.