論數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)與發(fā)展中的重要作用

海廣璐

摘 要：隨著我國數(shù)字化水平不斷提升，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的創(chuàng)新與發(fā)展，在現(xiàn)階段，高校建設(shè)與發(fā)展過程中，數(shù)字化檔案館的建立受到更多的重視與關(guān)注。在社會信息資源中高校檔案資源占據(jù)著重要的地位，建立數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)時(shí)期已然成為新時(shí)代社會發(fā)展的必然趨勢。這就要求高校應(yīng)該充分意識到數(shù)字化、信息化的重要性，利用現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的建立，才能使高校數(shù)字化檔案館為廣大師生、社會提供更加快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。由此可見，探究數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)與發(fā)展中的重要作用具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案館；高校；重要作用

數(shù)字化檔案館是建立在數(shù)字信息資源的基礎(chǔ)上，使數(shù)字化的檔案管具有保存、管理、維護(hù)、搜檢、傳輸?shù)痊F(xiàn)代化功能，進(jìn)而形成一個(gè)完整的體制體系，使檔案館的組成部分更加完善。數(shù)字化檔案館是傳統(tǒng)檔案館的技術(shù)延伸，具有傳統(tǒng)檔案館的基本屬性，同時(shí)借助現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)檔案館的創(chuàng)新與發(fā)展。在高校建設(shè)與發(fā)展中積極建立數(shù)字化檔案管，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案館的不足，便于提高高校檔案信息管理的工作效率，進(jìn)而順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步，滿足高校發(fā)展的根本要求，進(jìn)一步促進(jìn)高校和諧、穩(wěn)定發(fā)展。故此，本文主要以數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)中的重要作用進(jìn)行論述，并提出高校建設(shè)數(shù)字化檔案館的具體措施，以期促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)中的重要作用

在高校傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)中，主要的工作內(nèi)容是信息數(shù)據(jù)的采集、管理、分類、總結(jié)與保護(hù)等，而數(shù)字化檔案館在同樣具備這些工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容的優(yōu)化與整合，改變了傳統(tǒng)的檔案工作方式與服務(wù)方式，提高了高校檔案館工作的有效性與時(shí)效性。

（一）有利于節(jié)約高校檔案經(jīng)濟(jì)成本

在高校發(fā)展中，數(shù)字化檔案館屬于現(xiàn)代化辦公的衍生品，都是利用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過電子文檔、數(shù)據(jù)庫的建立，形成更加完整、科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理體系。所以，數(shù)字化檔案管相比于傳統(tǒng)的檔案館，具有占用空間小、使用率與利用率較高的優(yōu)勢特點(diǎn)。當(dāng)下，在高校建設(shè)發(fā)展中，數(shù)字化檔案館的建立都是以信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)的應(yīng)用為主，其建立過程相對簡便，只需通過檔案信息的錄入、文件內(nèi)容的存儲等，可以在一定程度上節(jié)約高校的人力、物力、財(cái)力的經(jīng)濟(jì)成本，提高高校檔案館的有效性與時(shí)效性[1]，從而發(fā)揮出數(shù)字化的積極作用，加快高校的建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

（二）豐富高校檔案信息內(nèi)容

在高校建設(shè)發(fā)展中，數(shù)字化檔案館主要收藏以數(shù)字化形式為主的數(shù)據(jù)信息，除去紙質(zhì)檔案信息資源以外，還可以增添大量的視頻信息、圖片資源、音頻信息等內(nèi)容，進(jìn)而滿足不同的學(xué)生與教師的實(shí)際需求。高校數(shù)字化檔案館的信息數(shù)據(jù)存儲已經(jīng)不再需要紙張，打破傳統(tǒng)檔案館的壁壘，高校所建設(shè)的數(shù)字化檔案館集圖像、影像、文本信息等于一體，檔案信息數(shù)據(jù)的儲存形式也逐漸豐富，即電子信息文檔、光盤、錄音數(shù)據(jù)等形式，通過信息技術(shù)、多媒體技術(shù)等，為高校數(shù)字化檔案館提供信息化現(xiàn)代化的信息搜索功能，使高校檔案信息內(nèi)容更加形象化、具體化、系統(tǒng)化[2]。與此同時(shí)，高校創(chuàng)建數(shù)字化檔案信息可以借助現(xiàn)代化電子信息手段，將檔案信息內(nèi)容進(jìn)行拷貝、備份，同時(shí)可以其傳送至高校相關(guān)部門，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，加大高校檔案信息的服務(wù)范圍，使高校檔案館的地位進(jìn)一步提升。

（三）有利于延長傳統(tǒng)檔案的使用周期

在高校建設(shè)發(fā)展中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館的創(chuàng)建，不僅打破傳統(tǒng)檔案館的壁壘，還將傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行有效錄入、掃描處理等，不再以紙質(zhì)檔案信息方式為主，對高校原件檔案信息的儲存起到保護(hù)作用，進(jìn)而延長傳統(tǒng)檔案的使用周期。

（四）有利于提高高校檔案管理的工作效率

數(shù)字化檔案館在高校建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的推動(dòng)作用，通過檔案館數(shù)據(jù)庫的建立，便于優(yōu)化檔案信息資料的查閱方式，提高高校檔案管理的工作效率，為高校檔案管理工作人員節(jié)約了大量的寶貴時(shí)間，便于進(jìn)行高校數(shù)字化檔案館的信息資源整合，同時(shí)高校檔案館還可以利用電子郵件、平臺咨詢等多種方式，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的瀏覽、查詢、下載等，為高校學(xué)生與教師提供更加便捷的數(shù)字化檔案服務(wù)。

二、高校建設(shè)數(shù)字化檔案館的具體措施

（一）規(guī)范高校數(shù)字化檔案館的標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，在高校建設(shè)發(fā)展時(shí)期，大多數(shù)高校數(shù)字化檔案館都存在應(yīng)用軟件較多、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，進(jìn)而限制高校數(shù)字化檔案館的長遠(yuǎn)發(fā)展。當(dāng)下，高校數(shù)字化檔案館的檔案信息管理系統(tǒng)并不是缺乏硬件設(shè)置，而是沒有徹底發(fā)揮數(shù)字化檔案館的功能作用。高校數(shù)字化檔案館中的檔案信息系統(tǒng)包含檔案管理工作的方方面面[3]，因此，高校數(shù)字化檔案館應(yīng)該明確規(guī)范檔案館的業(yè)務(wù)內(nèi)容與檔案標(biāo)準(zhǔn)。檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范都?xì)w屬于系統(tǒng)的范疇，故此，高校應(yīng)該加強(qiáng)注重檔案管理自動(dòng)信息化建設(shè)，使數(shù)字化檔案館更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的同時(shí)，有利于優(yōu)化檔案館工作內(nèi)容，推動(dòng)高校建設(shè)發(fā)展。

（二）建立完善的數(shù)字化檔案管理體系

正所謂“無規(guī)矩，不成方圓?！苯⑼晟频臄?shù)字化檔案管理體系，有利于促進(jìn)高校數(shù)字化檔案館工作的有序開展。高校應(yīng)該加強(qiáng)注重?cái)?shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立，充分的了解高校中各個(gè)數(shù)字化檔案管理工作內(nèi)容與工作環(huán)節(jié)，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的有效采集，同時(shí)對高校數(shù)字化檔案信息的各項(xiàng)資源進(jìn)行安全備份與保存，優(yōu)化數(shù)字化檔案館的外部環(huán)境，保障高校檔案館信息數(shù)據(jù)的安全、可靠[4]。此外，高校還應(yīng)該創(chuàng)建完善的數(shù)字化檔案館使用機(jī)制，主要以信息資源共享的形式為主，提高高校內(nèi)部數(shù)字化檔案信息資源的使用率，為高校的師生提供更加便捷的檔案信息管理服務(wù)，促進(jìn)高校數(shù)字化檔案館可持續(xù)發(fā)展。

（三）注重?cái)?shù)字化檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)

在高校建設(shè)發(fā)展中，建立數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)長期的工程，需要科學(xué)化、系統(tǒng)化的考量各個(gè)環(huán)節(jié)，但是人才隊(duì)伍的建設(shè)直接影響著高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)質(zhì)量。所以，高校應(yīng)該加強(qiáng)注重自身的平臺優(yōu)勢特色，擴(kuò)寬人才的引進(jìn)渠道，通過網(wǎng)絡(luò)招聘、實(shí)地招聘等形式，提高人才招聘的有效性，增強(qiáng)高校檔案館工作人員的綜合水平能力。這就需要高校要明確數(shù)字化檔案館需要的優(yōu)秀人才標(biāo)準(zhǔn)，將具有數(shù)字化管理技能與檔案理論知識的高素養(yǎng)優(yōu)秀人才引進(jìn)高校數(shù)字化檔案館人才隊(duì)伍中，為高校數(shù)字化檔案館建設(shè)提高必要的人才支撐力量[5]。與此同時(shí)，高校在建設(shè)發(fā)展中還應(yīng)該注重在職檔案工作人員的技能培訓(xùn)環(huán)節(jié)，通過定期開展數(shù)字化檔案館相關(guān)的技能培訓(xùn)，提高高校檔案管理工作人員的信息技術(shù)綜合能力，更新工作人員的管理觀念。除此之外，高校該應(yīng)該注重先進(jìn)數(shù)字化檔案館的借鑒，吸取國內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字化檔案館管理經(jīng)驗(yàn)、建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，從而將其內(nèi)化，才能為高校數(shù)字化檔案館的發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)支撐，促進(jìn)高校進(jìn)一步發(fā)展。

結(jié)束語：

綜上所述，在高校的建設(shè)和發(fā)展過程中，數(shù)字化檔案館發(fā)揮著不可替代的作用，這就需要引起高度的重視，意識到數(shù)字化檔案館建設(shè)的重要作用，并利用有效手段，實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字化檔案館的進(jìn)一步發(fā)展，才能為高校建設(shè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，為高校師生提供更加快捷的檔案信息服務(wù)。

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