淺談以人為本做好檔案服務(wù)工作

馬靜

◆摘? 要：高校檔案館在管理中貫徹“以人為本”原則，是新時(shí)期對檔案館提出的新思維和新觀念，也是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文就檔案管理制度、檔案信息化建設(shè)、管理人員的綜合素質(zhì)的提高等方面進(jìn)行論述，使檔案工作更好的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

◆關(guān)鍵詞：以人為本;檔案;服務(wù)工作

檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是人類社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)文明進(jìn)步的記錄，也是學(xué)校各項(xiàng)工作的重要支柱，也是當(dāng)前做好檔案工作的任務(wù)保證。

一、建立檔案管理的長效機(jī)制，完善制度建設(shè)

在檔案管理過程中，一定要制定完善檔案管理機(jī)制，保證檔案系統(tǒng)性和完整性，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理發(fā)揮檔案館的管理、指導(dǎo)和監(jiān)督職能，在工作中我們不斷充實(shí)和完善了各項(xiàng)制度，使檔案工作有序的發(fā)展。如：補(bǔ)充了檔案保密制度，對涉及秘秘檔案嚴(yán)格控制，履行保密文件的逐級(jí)申報(bào)審批，成立了保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組;嚴(yán)格檔案借閱機(jī)制，重新對檔案借閱制度進(jìn)行修改補(bǔ)充;對檔案保管期限2次調(diào)整;設(shè)立檔案移交機(jī)制，移交部門領(lǐng)導(dǎo)簽核制度，定期網(wǎng)上發(fā)布各部門檔案移交情況，對沒有完成歸檔部門年底取消優(yōu)秀考核資格;保證了移交檔案的完整性，提高歸檔文件數(shù)量和質(zhì)量;完善制度上墻工作，使全校師生一目了然的了解檔案館工作，同時(shí)我們還下發(fā)了《學(xué)生檔案管理辦法》，借閱檔案工作流程表，編寫了《檔案管理手冊》并發(fā)送到各學(xué)院及職能部門，使基層單位檔案工作有章可循、有法可依。

二、推動(dòng)檔案工作信息化、數(shù)字化建設(shè)

檔案信息數(shù)字化主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文、檔案實(shí)體圖片化，其中檔案數(shù)字化是檔案工作重點(diǎn)和核心。檔案管理建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化與數(shù)字化，這是檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)涵和要求，也是檔案工作的必然趨勢。為適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，保證檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，我們檔案館極其重視檔案信息化建設(shè)，對實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理列為新的重點(diǎn)工作。引進(jìn)南大之星管理軟件，組織有關(guān)人員克服困難，發(fā)揚(yáng)兵工精神，完成了從1953年到2018年的館藏32793卷，共計(jì)96425件檔案文件目錄錄入及部分文件全文的上傳工作，為檔案數(shù)字化管理工作奠定了基礎(chǔ)。接著我們又完成了聲像檔案的數(shù)字化，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，提高了工作效率和水平，實(shí)現(xiàn)了檔案信息查詢和網(wǎng)絡(luò)資源共享，完成了檔案信息開放全過程，更好的利用于社會(huì)。從而使學(xué)校檔案工作提升了一個(gè)層次。2011年10月獲得“遼寧省高等學(xué)校檔案工作先進(jìn)單位”榮譽(yù)稱號(hào)。在數(shù)字化工作中全體人員都得到了鍛煉和提高，增加了工作經(jīng)驗(yàn)和工作力，為檔案工作進(jìn)步和發(fā)展貢獻(xiàn)了力量。

三、提高認(rèn)積，積極開展學(xué)術(shù)交流

堅(jiān)持以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，以學(xué)?！笆濉卑l(fā)展規(guī)劃為藍(lán)圖，緊緊圍繞教學(xué)研究型大學(xué)建設(shè)和學(xué)校中心工作，繼續(xù)深入貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)發(fā)展，不斷深化和完善管理體制和工作機(jī)制改革，群策群力，勵(lì)精圖治，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作的新跨越。當(dāng)今檔案工作即要加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力，又要開展業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)交流。

開展檔案學(xué)術(shù)交流是促進(jìn)檔案學(xué)理論與實(shí)踐緊密結(jié)合基礎(chǔ)，是促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的保證。我們要加強(qiáng)與上級(jí)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的聯(lián)系和溝通;通過互聯(lián)網(wǎng)了解其他高校檔案館工作開展情況，并對兄弟院校檔案館進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。先后到沈陽市檔案館、南京大學(xué)等進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)、調(diào)研學(xué)習(xí)，了解業(yè)務(wù)和管理情況。通過學(xué)習(xí)交流，開闊眼界和思路，了解掌握新的信息和動(dòng)態(tài)，同時(shí)，館內(nèi)人員還積極參加學(xué)校及檔案系統(tǒng)學(xué)術(shù)交流會(huì)，多人次到省內(nèi)其他高校進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，參觀沈陽東北大學(xué)檔案館、沈陽工業(yè)大學(xué)檔案館、沈陽建筑大學(xué)檔案館等，學(xué)習(xí)兄弟院校檔案管理的好方法和好的經(jīng)驗(yàn)，帶回館后進(jìn)行調(diào)整完善。在各學(xué)術(shù)交流會(huì)上交流了本館的學(xué)術(shù)成果，我館的學(xué)術(shù)研究成果多次獲得省高校檔案協(xié)會(huì)、省檔案學(xué)會(huì)和市檔案學(xué)會(huì)獎(jiǎng)項(xiàng)，學(xué)術(shù)論文發(fā)表在國內(nèi)各大期刊上有200余編。在科研立項(xiàng)和發(fā)表論文同時(shí)也提高了自身業(yè)務(wù)水平及工作能力。為檔案館今后的發(fā)展打下了基礎(chǔ)。

四、加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案館人員理論水平和綜合素質(zhì)

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》指出，要充分發(fā)揮檔案教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的作用，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供智力支持和人才保證。因此，全國各檔案部門積極開展全員檔案培訓(xùn)工作，提高檔案人員具有高素質(zhì)的人才，適應(yīng)我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和建設(shè)，符合檔案工作發(fā)展的規(guī)律，對中國特色的社會(huì)主義檔案事業(yè)體系具有重要的意義。

從學(xué)習(xí)政治理論、學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)出發(fā)，認(rèn)真學(xué)習(xí)十七大精神，以創(chuàng)先爭優(yōu)活動(dòng)為載體，積極參加學(xué)校組織的各種政治學(xué)習(xí)、教育活動(dòng)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，以為人民服務(wù)為宗旨，展示出良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德風(fēng)尚。做好檔案工作除政治學(xué)習(xí)外還要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和提高綜合素質(zhì)是保證完成工作的質(zhì)量的需要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響檔案工作。因此，要不斷提高人員整體素質(zhì)，逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案人員服務(wù)質(zhì)量，做好檔案管理工作，愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，提高責(zé)任感和無私奉獻(xiàn)精神，盡職盡責(zé)的做好本職工作，為檔案事業(yè)添磚加瓦。

五、以人為本，做好檔案管理工作

以人為本的服務(wù)理念，是檔案理論發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，有利于拓展檔案理論研究的領(lǐng)域，豐富檔案館藏的內(nèi)容，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案工作的核心是人，而不是檔案。利用者的需求是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的客觀前提，館員是服務(wù)的主體，是檔案的靈魂。要將以人為本的檔案管理理念滲透到檔案服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案工作始終處于健康的、富有生機(jī)活力的狀態(tài)之中。因此，在檔案工作中引入以人為本思想是非常必要的，它是時(shí)代的要求，是提高服務(wù)水平的必然條件，是符合提高管理水平的要求。只有通過大力豐富檔案的館（室）藏，增加信息存貯量，做好檔案需求的分析預(yù)測，及時(shí)主動(dòng)地提供利用，才能真正發(fā)揮檔案的作用，才能更好的為利用者服好務(wù)。在業(yè)務(wù)方面還要加強(qiáng)檔案的編研工作，提高利用的層次與社會(huì)效益，使高校檔案工作從封閉走向開放，從深度到廣度地發(fā)揮檔案的作用。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效的快速的發(fā)展。

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