信息管理系統(tǒng)在企業(yè)中的作用

王路焜

【摘 要】 信息管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用方面越來越廣泛，從人力資源到市場條件分析無不需要計算機信息管理系統(tǒng)協(xié)助完成。順應(yīng)時代的需求，發(fā)展好企業(yè)內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)，就可以讓自己的企業(yè)能夠有更好的發(fā)展;如果忽視這種發(fā)展方式就會使得企業(yè)落后。

【關(guān)鍵詞】 信息管理系統(tǒng) 企業(yè)管理 作用

一、計算機信息管理

企業(yè)發(fā)展中數(shù)據(jù)信息呈增長趨勢，若企業(yè)只依靠人力來整理儲存大量信息，無疑對信息管理人員來說具有非常大的壓力，信息數(shù)量的增加也會使得儲存介質(zhì)負(fù)荷增加，容易導(dǎo)致企業(yè)用人冗雜且信息查詢效率低下。計算機的發(fā)展使得信息數(shù)量增長迅速，通過合理的現(xiàn)代化信息儲存方式能夠使企業(yè)的運行效率增加，掌握更多的信息，可使得企業(yè)有更廣闊的發(fā)展空間。

二、信息管理在企業(yè)發(fā)展中涉及方面

（一）人力資源管理。人力資源是企業(yè)無法缺少的資源，龐大的人力資源也對企業(yè)管理造成了不少的困難。簡到每日考勤，繁到工資審核發(fā)放，單憑人工無法按時完成如此龐大的工作，但是憑借信息管理系統(tǒng)便可以輕松解決，錄入員工指紋，只需員工每天按時到指定地點錄入指紋，便可以知曉每個員工何時何地進(jìn)行簽到，輕松掌握公司員工出勤情況;出勤情況和其他考核匯總統(tǒng)計，通過計算機的強大計算功能便可以輕松完成工資核算，便于財務(wù)部門統(tǒng)一發(fā)送。

（二）合作關(guān)系管理。公司與公司之間的交流合作分為很多種類，技術(shù)交流、資金交流、正常交易等很多種類的交往方式，談判會議記錄尤為重要 ，要對會議內(nèi)容作出詳細(xì)的整理，同時也要突出重點，要同時做好這些工作，信息管理人員就需要借助計算機進(jìn)行高端運算進(jìn)行篩選，分類后進(jìn)行儲存，方便日后需要時及時調(diào)取相關(guān)會議信息及附件內(nèi)容。

（三）生產(chǎn)資料管理。企業(yè)伴隨生產(chǎn)資料的更新與詳細(xì)化，人工生產(chǎn)到機器生產(chǎn)到自動化生產(chǎn)體現(xiàn)了企業(yè)生產(chǎn)資料的更新，在這個趨勢之下，生產(chǎn)資料的更新速度將會呈現(xiàn)指數(shù)增長趨勢，儲存的方式也要隨之發(fā)生變動。單一企業(yè)的生產(chǎn)資料多元化趨勢不可抵擋，多數(shù)企業(yè)涉足2-3個不同領(lǐng)域，導(dǎo)致生產(chǎn)資料龐大，信息管理需求較大。

（四）資金財政管理。企業(yè)的資金鏈條尤為重要，必須要有明確清晰地賬目來進(jìn)行分析，計算機能對相關(guān)財政信息進(jìn)行快速大量處理，且儲存有一定的安全性，對于企業(yè)防范財務(wù)部門壞賬、假賬等情況有一定程度的遏制作用。此外，計算機還可通過函數(shù)計算等方式對市場信息進(jìn)行匯總分析，給企業(yè)提供最有利的市場時段，使得企業(yè)或等更高的收益或者減少損失。

三、信息管理在企業(yè)管理中的作用

（一）信息管理對企業(yè)發(fā)展提供計劃指導(dǎo)。大數(shù)據(jù)時代的到來使得各企業(yè)不能在這個時代獨自生存下來，為使企業(yè)保持一個較為穩(wěn)定且持續(xù)發(fā)展的狀態(tài)，必須要掌握大量當(dāng)代社會的各類信息，市場信息、企業(yè)關(guān)系、國家政策等。網(wǎng)絡(luò)可以很好的獲取大量信息，然后經(jīng)由專門人員對各類信息進(jìn)行分析處理之后提取有效信息，從而對企業(yè)的改革發(fā)展產(chǎn)生正面影響，避免負(fù)面影響。

企業(yè)管理人員首要職能是制定企業(yè)的發(fā)展計劃，一個良好的發(fā)展計劃能夠推動企業(yè)向良性發(fā)展，這就要求企業(yè)的高層管理人員有著大量的信息儲備，而且需要對信息進(jìn)行良好的分析和處理，從中提取一部分有用信息用于決策。

案例：韓國某吉他公司產(chǎn)品在美國暢銷。三星集團(tuán)在美的一名雇員獲取一條消息：美國最后一家吉他廠將要關(guān)閉。他上報總部，總部經(jīng)過一系列分析，認(rèn)為這件事可能造成吉他進(jìn)口關(guān)稅增加，于是立即對美國大批出口吉他。數(shù)月后，美國國會頒布法案，提高吉他進(jìn)口關(guān)稅。

簡單分析一下，這條新聞可能對于普通雇員無價值，但是高層管理人員通過對這條新聞的分析得出美國將會對吉他進(jìn)行保護(hù)，最終做出增加出口的決定使得公司獲利。這體現(xiàn)了對信息儲備和分析的重要性，而最佳的信息管理儲備就是需要借助信息管理系統(tǒng)來完成，只有通過信息管理系統(tǒng)收集大量的有效信息，對信息分析從而得出適合自己使用的信息利用信息加以決策

（二）信息管理系統(tǒng)對管理人員管理企業(yè)的推動。管理人員對企業(yè)的管理包括發(fā)放命令、調(diào)度資源、檢查監(jiān)督等職能。為了確保對下層工作人員起到良好的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督作用，管理人員通常借助計算機的信息管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。企業(yè)規(guī)模大的企業(yè)很難做到對每個員工的情況詳細(xì)地去了解，只能通過下級分層反應(yīng)，每一級通過特定的企業(yè)系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)，上層領(lǐng)導(dǎo)收到后進(jìn)行籠統(tǒng)的篩選分析，對下級員工評定等級，擇優(yōu)提升，按照工作能力來進(jìn)行調(diào)度，以達(dá)到人才的合理利用，使得企業(yè)能夠有條不紊的運行。

企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程中也極易發(fā)生錯誤。產(chǎn)品工序多的工廠每一道工序的原材料和成品必須進(jìn)行真實的統(tǒng)計，輸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中，這樣財務(wù)管理人員和公司管理人員就可以根據(jù)原料購入量和產(chǎn)品產(chǎn)出量經(jīng)過函數(shù)計算發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的問題，從而查找每一環(huán)節(jié)中是否存在偷工減料或者浪費材料的事情發(fā)生，保證了產(chǎn)品質(zhì)量，又能很好地節(jié)省原料數(shù)量，從而使企業(yè)效益達(dá)到最高。

四、信息管理系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用中存在的問題

（一）信息管理系統(tǒng)建設(shè)資金缺乏。多數(shù)中小型企業(yè)，由于資金缺乏問題，導(dǎo)致信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程緩慢，由于信息資源的不充分儲備，又再次導(dǎo)致這些中小型企業(yè)更加落后于企業(yè)大型企業(yè)。因此可以看出，只有一個企業(yè)有足夠的資金儲備，并且合理的將資金投入到信息管理系統(tǒng)的建設(shè)之中才能夠使得企業(yè)有更強大的上升空間。資金缺乏是一部分企業(yè)在信息管理系統(tǒng)建設(shè)中所面臨的問題。

（二）忽略信息管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性。部分企業(yè)管理人員忽視了信息管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性，造成了信息收取不及時，市場信息、國家地方政策無法及時獲取，導(dǎo)致企業(yè)無法順應(yīng)政策東風(fēng)迅速發(fā)展，使得企業(yè)再次落后，因此信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用更加無法實行。管理人員僅僅看重眼前的利益，卻沒有為企業(yè)長期發(fā)展規(guī)劃，導(dǎo)致企業(yè)無法正常發(fā)展。

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