新形勢下全面提升辦公管理的探索

屈萬成

【摘 要】 中國石化建設(shè)世界一流能源化工公司的發(fā)展目標(biāo)提出后，“建設(shè)與世界一流能源化工公司相匹配的辦公室”目標(biāo)也順勢而生，作為集團(tuán)公司下屬單位，要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)對辦公室人員整體素質(zhì)提出了新的、更高的要求。

【關(guān)鍵詞】 新形勢 全面提升 辦公管理 探索

辦公室在公司對內(nèi)上下連接、對外左右聯(lián)系發(fā)揮著“橋梁”“樞紐”的重要作用，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)和督查督辦等職能作用，其工作效率的高低直接影響著整體工作的效率和質(zhì)量。因此，辦公室為公司發(fā)展中發(fā)揮了不可替代的作用和地位，作為辦公室人員如何提升自身能力以適應(yīng)新形勢要求，已成為每位辦公室人員必備的一課。

一、加強(qiáng)管理，嚴(yán)把崗位制度關(guān)口

沒有規(guī)矩就沒有方圓，制度是行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)，制度不僅是約束我們行為的標(biāo)準(zhǔn)，更是規(guī)范我們各項(xiàng)工作的準(zhǔn)繩，讓工作更加方法和依據(jù)。

1.切實(shí)抓好制度建設(shè)。狠抓規(guī)章制度執(zhí)行，重點(diǎn)跟蹤檢查工作業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況，強(qiáng)化監(jiān)督與反饋，切實(shí)維護(hù)制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。不斷對辦公室現(xiàn)行工作制度、流程的完善、整合與提升工作，進(jìn)一步完善工作標(biāo)準(zhǔn)體系，使其能夠覆蓋到所有業(yè)務(wù)、所有崗位。

2.不斷優(yōu)化管理機(jī)制。通過工作目標(biāo)的制定和執(zhí)行，穩(wěn)步推進(jìn)計(jì)劃性工作，堅(jiān)持“過程和結(jié)果并重”的原則，建立完善目標(biāo)責(zé)任考核機(jī)制，通過量化的考核評(píng)比，促進(jìn)被動(dòng)管理向自主管理轉(zhuǎn)變。

3.不斷深化政研制度。緊緊圍繞公司發(fā)展遇到的難題、難點(diǎn)、熱點(diǎn)，全面加大研究力度，上下配合，才能形成較高參謀作用、借鑒價(jià)值、指導(dǎo)意義的調(diào)研報(bào)告，真正成為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”，更好地發(fā)揮參謀助手作用。

二、立足崗位，嚴(yán)把履職意識(shí)關(guān)口

辦公室的重要職能就是給領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù)，全面把握各類信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好參謀和助手，服務(wù)水平的高低、好壞將直接影響公司的發(fā)展。

1.強(qiáng)化效率意識(shí)。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，講究時(shí)間觀念，樹立講速度、快節(jié)奏，無論辦文、辦事、辦會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，還是下級(jí)申報(bào)請求解決的問題都迅速準(zhǔn)確，力求做到急事急辦，特事特辦，一般事馬上辦，能今天辦理的，絕不拖到明天，盡量做到當(dāng)日事當(dāng)日畢。遇到突發(fā)問題時(shí)，嚴(yán)肅認(rèn)真，一絲不茍，先摸清情況，力求準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)技術(shù)性和政策性的錯(cuò)誤，確保各項(xiàng)工作一次通過，不返工。

2.強(qiáng)化超前意識(shí)。服務(wù)就要有超前意識(shí)，要在領(lǐng)導(dǎo)決策前及時(shí)準(zhǔn)確地提出工作意見，通過對形勢的分析和對上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示的領(lǐng)會(huì)，分析、預(yù)測事情的發(fā)展趨勢，提出工作預(yù)案，更好地發(fā)揮參謀助手作用，做到不失職，不越位，為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.強(qiáng)化全局意識(shí)。作為公司的中樞部門的辦公室，只有把握全局才能更好的發(fā)揮協(xié)調(diào)功能。信息搜集既結(jié)合公司的實(shí)際又借鑒公司之外的信息;在提供參謀意見時(shí)，把每項(xiàng)工作放在大系統(tǒng)中考慮，力求突出重點(diǎn)，多方兼顧，防止只顧一點(diǎn)，不及其余。同時(shí)還有全面加強(qiáng)決策前、中、后幾個(gè)環(huán)節(jié)的全過程服務(wù)，提供預(yù)案和輔助材料，歸納、整理意見，督促檢查，及時(shí)反饋，進(jìn)而擬出新的方案。

三、盡心盡責(zé)，嚴(yán)把文件管理關(guān)口

公文是上傳下達(dá)的重要載體，其辦結(jié)速度和質(zhì)量直接影響著公司生產(chǎn)效率和對外形象。為此，注重在提高辦文工作標(biāo)準(zhǔn)、辦文工作效率、辦文工作質(zhì)量上下功夫，有效地推進(jìn)了公司各項(xiàng)工作的開展。

1.嚴(yán)把規(guī)范關(guān)。公司資料是公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)的重要依據(jù)，因此，辦公室將資料管理規(guī)范化作為辦公室的一項(xiàng)重要工作。首先將公司的各種資料集中起來，然后對資料按照時(shí)間和內(nèi)容進(jìn)行歸檔分類，進(jìn)行編號(hào)，確保需要資料能迅速找到。

2.嚴(yán)把時(shí)效關(guān)。公文具有很強(qiáng)的時(shí)效性，要做到及時(shí)傳達(dá)、及時(shí)處理，要不拖、不壓、不誤、不漏。每日根據(jù)信息提示及時(shí)登錄OA平臺(tái)處理公文，每天上下班再各辦理一次;同時(shí)按照公文的性質(zhì)和內(nèi)容，急件急辦，特件特辦，對閱辦人規(guī)定閱辦時(shí)限，縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期，及時(shí)、適時(shí)、高效地處理好每一份公文。

3.嚴(yán)把安全關(guān)。保證公文安全是公文處理工作政治性的內(nèi)在要求。不斷提高安全保密意識(shí)，加強(qiáng)對公文的管理，確保不遺失，不損壞，不泄密。嚴(yán)格按照文件的發(fā)放層次限定文件閱讀范圍，不隨意擴(kuò)大，保證文件發(fā)放層次和實(shí)際知悉范圍向一致。

4.嚴(yán)把審核關(guān)。準(zhǔn)確可靠貫穿于公文處理的全過程，不出任何差錯(cuò)。對公司下發(fā)的文件以及上行文、基層報(bào)告等采取“三審制”，確保每件公文的合格率達(dá)到100%。同時(shí)，在公文處理工作中通過“去偽存真”、“去粗取精”，及時(shí)對公文篩選、分類，將重要的、有時(shí)效性首先提供給領(lǐng)導(dǎo)審閱。

四、強(qiáng)化環(huán)節(jié)，嚴(yán)把事件落實(shí)關(guān)口

嚴(yán)格的規(guī)定既是執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，更是保護(hù)我們的利劍，只有嚴(yán)格按規(guī)矩辦事，才能不犯錯(cuò)，不走彎路。

1.嚴(yán)把文件管理流程。一是登記。對各科室、單位送來的報(bào)告，進(jìn)行詳細(xì)閱讀學(xué)習(xí)，了解具體內(nèi)容，規(guī)范格式，并進(jìn)行登記，確保報(bào)告及時(shí)登記率100%。二是擬辦。內(nèi)部報(bào)告登記完畢后，請辦公室主任提出擬辦意見及時(shí)呈經(jīng)理批示，領(lǐng)導(dǎo)批示后，根據(jù)批示意見逐步轉(zhuǎn)交承辦單位。三是辦理。根據(jù)報(bào)告內(nèi)容不同，辦理分為轉(zhuǎn)辦、協(xié)辦、自辦三類，承辦單位按領(lǐng)導(dǎo)批示積極辦理。四是催辦。定期與承辦部門聯(lián)系，及時(shí)掌握辦理情況，督促承辦單位盡早辦結(jié)。五是反饋。每周將未辦結(jié)的進(jìn)行歸納整理，以書面的形式形成呈報(bào)給各相關(guān)部門和經(jīng)理。

2.嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)辦理。按照公司預(yù)算審批制度，組織落實(shí)公司辦公設(shè)施、辦公用具、辦公用品等商品的采購、調(diào)配和實(shí)物管理工作。按照各部門需求逐步完善了辦公用品、通訊等設(shè)備的配置工作。切實(shí)做好了公司通訊費(fèi)、招待費(fèi)、印刷費(fèi)、車輛使用、用章使用等登記工作，嚴(yán)格按照公司標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核定。

3.嚴(yán)格執(zhí)行接待標(biāo)準(zhǔn)。接待工作是辦公室的職責(zé)之一，接待水平的高低直接體現(xiàn)了企業(yè)的對外形象，為此我們辦公室人員全力以赴，將接待工作做周做全，不僅制定了標(biāo)準(zhǔn)的接待程序，而且對接待人員進(jìn)行了系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，使其達(dá)到職業(yè)化水平，為公司各項(xiàng)檢查工作提供了強(qiáng)有力的后勤保障。