煙草商業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制研究

陳楊

【摘 要】內(nèi)部控制是保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的有效途徑。在煙草商業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制中，采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是其重要的組成部分，建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，有利于降低運(yùn)營成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)整體實(shí)力。

【關(guān)鍵詞】煙草企業(yè)；采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

在現(xiàn)代企業(yè)管理思想之中，采購業(yè)務(wù)被認(rèn)為是企業(yè)重要的利潤來源之一，越來越多的企業(yè)意識(shí)到，采購業(yè)務(wù)過程中的控制不嚴(yán)直接影響企業(yè)經(jīng)營成本的增加，從而導(dǎo)致企業(yè)利潤率的降低。完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是管控企業(yè)經(jīng)營成本的有效途徑，有利于推動(dòng)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

一、煙草商業(yè)企業(yè)采購內(nèi)部控制現(xiàn)狀

隨著企業(yè)管理水平的不斷提升，煙草商業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制形成了一套相對健全的制度體系，其中涉及采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的制度也比較完善，對規(guī)范采購業(yè)務(wù)起到一定的積極作用，提高了企業(yè)采購業(yè)務(wù)的效率與效益。在采購內(nèi)部控制方面，煙草企業(yè)還陸續(xù)使用了原料管理信息系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)，為采購管理提供了信息化平臺(tái)支撐。

二、煙草商業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及分析

（一）未建立采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是企業(yè)內(nèi)部控制五大要素中的主要要素之一，是企業(yè)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和控制風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)，有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系可以充分識(shí)別出企業(yè)所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，通過評(píng)估與判斷，采取對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，從而保證企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。隨著建設(shè)現(xiàn)代化煙草經(jīng)濟(jì)體系的不斷深入，煙草商業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要有：采購計(jì)劃安排不合理，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致資金占用和資源浪費(fèi)；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；采購驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。由于采購過程中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)很多，煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)該對此加以重視。目前，煙草商業(yè)企業(yè)對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制還未建立有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，對采購業(yè)務(wù)中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)缺少預(yù)見性與預(yù)測性，不能及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地搜集到來自企業(yè)內(nèi)外部的風(fēng)險(xiǎn)信息，從而很難對所面臨的風(fēng)險(xiǎn)做出靈活的應(yīng)對措施，而且對于采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制往往都是事后控制，缺少事前的防御性控制。

（二）采購業(yè)務(wù)控制活動(dòng)有待改進(jìn)

目前，煙草企業(yè)已經(jīng)對采購業(yè)務(wù)控制活動(dòng)制定了一系列的控制制度與控制程序，但是由于不同的控制制度分別由不同部門起草，這就造成了不同制度相互之間存在著交叉與重疊，缺少連貫性，甚至相互之間存在互相矛盾的情況，造成采購業(yè)務(wù)的控制活動(dòng)相關(guān)制度比較松散，未形成一個(gè)完整的制度體系，影響了采購業(yè)務(wù)的工作效率，甚至造成部門之間、員工之間分工不明確、權(quán)責(zé)不明確的現(xiàn)象，部門之間、員工之間互相推諉，影響企業(yè)的管理效率。

（三）采購業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督有待加強(qiáng)

內(nèi)部監(jiān)督是對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建立和實(shí)施情況的監(jiān)督檢查，包括日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督，煙草商業(yè)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督還存在一些不完善的地方有待提高。例如，采購業(yè)務(wù)方面的監(jiān)督主要集中在采購合同、采購價(jià)格和采購流程審計(jì)，審計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)主要偏向于財(cái)務(wù)，采購業(yè)務(wù)、法律方面的人才較少，一定程度上影響了采購業(yè)務(wù)審計(jì)的深度與廣度。此外，采購業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督主要依托內(nèi)部審計(jì)部門，管理層及公司其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)在內(nèi)部監(jiān)督中的相應(yīng)職責(zé)未得到進(jìn)一步發(fā)揮。

三、煙草商業(yè)企業(yè)采購內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（一）建立采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

為了建立采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，煙草企業(yè)可以成立一個(gè)專門的由采購部門、審計(jì)部門、法律部門等和采購業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門共同組成的采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，必要時(shí)也可聘請外部咨詢專家參加。采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的、系統(tǒng)的過程，可以從以下兩個(gè)方面來建立采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系：一方面，對于采購業(yè)務(wù)中常見的風(fēng)險(xiǎn)，煙草企業(yè)可以建立風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)警戒線，當(dāng)采購業(yè)務(wù)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)到達(dá)設(shè)定的警戒線后，就會(huì)立刻識(shí)別出采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，將采購風(fēng)險(xiǎn)控制在可以接受的范圍之內(nèi)。另一方面，隨著企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的進(jìn)行，會(huì)不斷產(chǎn)生一些新的風(fēng)險(xiǎn)，需要對新產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別與評(píng)估，并及時(shí)采取對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

（二）強(qiáng)化關(guān)鍵控制點(diǎn)控制措施

煙草企業(yè)控制活動(dòng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)主要是建立的控制制度，對采購業(yè)務(wù)控制活動(dòng)的改進(jìn)主要就是完善相關(guān)的采購業(yè)務(wù)制度與政策，注意各個(gè)制度與政策之間需要保持口徑一致并做好銜接，不能只考慮一項(xiàng)制度或政策本身。在此基礎(chǔ)上，強(qiáng)化購買環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)兩個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施：在購買環(huán)節(jié)，明確采購職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序、嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)、建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度、根據(jù)市場情況和采購計(jì)劃選擇合理的采購方式、建立采購定價(jià)機(jī)制、根據(jù)實(shí)際擬訂采購合同并按規(guī)定權(quán)限簽訂合同、嚴(yán)格采購驗(yàn)收并強(qiáng)化采購過程管理。在付款環(huán)節(jié)，完善付款流程、加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金管理、強(qiáng)化采購活動(dòng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、建立退貨退款制度。

（三）強(qiáng)化采購業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督作用

煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)部門的獨(dú)立性，審計(jì)部門定期或不定期地對采購部門業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行常規(guī)、持續(xù)的監(jiān)督檢查，對采購業(yè)務(wù)相關(guān)制度與政策的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。在選用審計(jì)人員時(shí)，需要綜合考慮審計(jì)人員的財(cái)務(wù)專業(yè)水平、具體業(yè)務(wù)以及法律知識(shí)背景、溝通能力以及文字表達(dá)能力，必要時(shí)還可以聘請外部中介機(jī)構(gòu)協(xié)助內(nèi)部審計(jì)部門對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制提供咨詢，進(jìn)一步挖掘采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的不足，提高內(nèi)部控制水平。此外，強(qiáng)化企業(yè)管理層和其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)在內(nèi)部監(jiān)督中的職責(zé)，確保發(fā)現(xiàn)的重要問題及時(shí)送達(dá)治理層，建立和完善內(nèi)部控制缺陷糾正、改進(jìn)機(jī)制，充分發(fā)揮監(jiān)督監(jiān)督效力。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 林鐘高，徐虹.分工、控制權(quán)配置與內(nèi)部控制效率研究.會(huì)計(jì)研究[J].2009（3）：66-70.

[2] 張穎，鄭洪濤.我國企業(yè)內(nèi)部控制有效性及其影響因素的調(diào)查與分析.審計(jì)研究[J].2010（1）：81.

[3] 蔣航程，王曉翔.材料采購與付款內(nèi)部控制中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估.中國會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)2007年學(xué)術(shù)年會(huì)[J].2007：2007420-427.

[4] 孫德軒.采購付款中的風(fēng)險(xiǎn)防范.財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)[J].2008（12）：33-35.

[5] 陳策.采購循環(huán)的內(nèi)部控制要點(diǎn).財(cái)會(huì)月刊[J].2009（11）28-30.