機關(guān)文秘人員的工作意識與文檔管理分析

范國華

摘要：隨著我國經(jīng)濟建設(shè)步伐的加快，機關(guān)部門都開始設(shè)立屬于自己的檔案管理庫，并且建立對應(yīng)的管理機制。檔案管理不僅可以保證機關(guān)單位檔案和資料得到安全保管，同時也能使機關(guān)單位制度趨于完善。通過調(diào)查研究可知，大部分機關(guān)單位的文秘人員同時也擔任著檔案管理者的工作，這項工作雖然看起來沒有太大難度，但是因為文檔管理內(nèi)容復(fù)雜且具有較大作用，因此作為文秘人員，必須重視檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位;文秘人員;工作態(tài)度;管理分析

黨的十九大以來，隨著我國經(jīng)濟由高速發(fā)展逐步轉(zhuǎn)為高質(zhì)量發(fā)展，改革開放程度進一步擴大，市場競爭環(huán)境和機關(guān)發(fā)展形勢發(fā)生了巨大變化，文秘人員作為國有機關(guān)辦公室的重要組成部分，為適應(yīng)殘酷的市場競爭環(huán)境，必須具備良好的思想政治素養(yǎng)和職業(yè)能力素質(zhì)，提升自身各項綜合素養(yǎng)，提高服務(wù)質(zhì)量和水平，才能更好地為國有機關(guān)服務(wù)。此外，搞好辦公室文秘工作不僅是一個機關(guān)的外在形象展現(xiàn)，還關(guān)系到機關(guān)整體發(fā)展情況，可以為現(xiàn)代國有機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考和依據(jù)，確保機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學性和系統(tǒng)性。

一、作為文秘人員必須具備的工作意識

（一）德才兼?zhèn)?/p>

首先，領(lǐng)導(dǎo)需要將自己起草的核心內(nèi)容轉(zhuǎn)交給文秘人員，隨后由文秘人員對領(lǐng)導(dǎo)所起草的核心內(nèi)容進行潤色和豐富，完成起草;其次，領(lǐng)導(dǎo)可以采用口述的方式，文秘人員則需要在旁將其記錄下來，完成起草工作;最后，領(lǐng)導(dǎo)可以直接將題目告知文秘人員，文秘人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)所給出的題目進行起草。通過上述幾點可知，文秘人員無論是掌握題目撰寫稿件，還是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)口述內(nèi)容進行編輯等，都需要快速領(lǐng)悟到領(lǐng)導(dǎo)的想法與指導(dǎo)，將該想法與指導(dǎo)更好地落實在文稿中，只有通過這種方式形成的文檔，才能真實、全面、生動反映出領(lǐng)導(dǎo)的想法與決策，才能幫助普通百姓了解發(fā)展方針。

（二）提高學習意識

文字編輯并非文秘人員在工作中的主要任務(wù)，還需要招待外來人員和幫助領(lǐng)導(dǎo)安排各項工作等。由此可知，文秘人員是部門與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通的重要橋梁。文秘人員應(yīng)不斷提高自身學習意識，時時刻刻用高標準來要求自己，在工作中積極上進，對自身工作職能進行完善，保證在完成文秘工作的同時，更好地完成檔案管理工作。通過專業(yè)技能學習，提高自身知識水平和專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能更好地完成這項工作。

二、機關(guān)文秘人員檔案管理主要措施

（一）收集信息的能力

國有機關(guān)辦公室文秘工作要增強信息收集能力，通過網(wǎng)絡(luò)、報紙、期刊、書籍等渠道掌握熟悉黨的理論、政治經(jīng)濟、管理等專業(yè)知識，了解收集國際政治經(jīng)濟形勢、國內(nèi)政治經(jīng)濟形勢和行業(yè)發(fā)展態(tài)勢，熟悉本單位的戰(zhàn)略部署、制度和決策，熟練掌握管理、技術(shù)、政治經(jīng)濟等相關(guān)知識，為機關(guān)決策做好知識儲備;要站在對機關(guān)發(fā)展有利的角度對各類信息進行收集整理，充分分析考慮機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的決策需求，多方面收集有利于改善機關(guān)發(fā)展的信息;要在工作實踐中提升對有用信息和關(guān)鍵信息的敏感度和判斷能力，強化國有機關(guān)辦公室文秘人員的信息處理能力。

（二）運用設(shè)備的能力

隨著科學技術(shù)的不斷進步，當今社會已經(jīng)進入了信息化時代，這對國有機關(guān)文秘工作人員熟練掌握運用信息設(shè)備的能力提出更高的要求。在這個高度信息化時代，國有機關(guān)文秘工作人員必須要緊跟時代發(fā)展，熟練掌握各種先進的信息設(shè)備和技術(shù)，如Office操作系統(tǒng)、辦公專業(yè)軟件、信息檢索軟件等，提高收集對國企發(fā)展有利信息的能力，為國企領(lǐng)導(dǎo)層科學決策提供參考和依據(jù)。要積極學習計算機、多媒體技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)理論知識，提高計算機操作能力、辦公自動化設(shè)備運用等能力;要能熟練地操作各類信息系統(tǒng)，包括辦公協(xié)同系統(tǒng)、績效管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)，從而能夠快速、準確地檢索、使用和利用各類信息。

（三）提升信息處理能力

在現(xiàn)代機關(guān)市場競爭中，國有機關(guān)的任何一項決策，都離不開具體的信息，要使決策符合市場變化，必須根據(jù)各方面的信息進行科學決策。這就需要相關(guān)文秘人員密切關(guān)注機關(guān)內(nèi)外相關(guān)情況，具有一定的信息整合能力、收集能力、創(chuàng)新能力等，盡可能全面、準確、及時地收集和處理領(lǐng)導(dǎo)決策所需信息。

（四）建立完善的考核激勵制度

機關(guān)抓好文秘工作人員自身工作的積極性，要從制度建設(shè)出發(fā)。第一，建立定期交流制度。機關(guān)應(yīng)加強文秘崗位之間的溝通，通過交流產(chǎn)生碰撞，通過碰撞產(chǎn)生智慧，激發(fā)文秘工作人員的愛崗熱情和工作激情。第二，建立全面考核制度。機關(guān)應(yīng)對文秘崗位各項工作進行全面考核，并將考核結(jié)果與薪酬掛鉤，激發(fā)文秘工作人員干好工作的內(nèi)生動力。第三，建立相應(yīng)獎懲制度。機關(guān)應(yīng)對表現(xiàn)優(yōu)秀的文秘工作人員，給予其升職加薪等獎勵，反之，進行必要處罰，激勵其好上更好、持續(xù)提升。

三、結(jié)語

綜上所述，文秘人員個人素質(zhì)能夠決定檔案管理水平，而秘書的工作態(tài)度也決定了檔案管理質(zhì)量，因此為了保證機關(guān)單位中的檔案管理質(zhì)量，必須對文秘人員進行定期的專業(yè)培訓(xùn)與工作教育，使他們參與各項培訓(xùn)，不斷提高其職業(yè)專業(yè)水平，以此才能保證文檔工作發(fā)展更加順利，并且發(fā)揮出其應(yīng)有的效果。

參考文獻

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